Автоматизация рабочих процессов

Опубликовано

В этом материале подробно разберём, что же такое автоматизация процессов (рабочих, производственных, информационных и других) внутри предприятия, зачем она нужна и как её реализовать.

Начнём с определений.

Что такое автоматизация бизнес-процессов 

Автоматизация бизнес-процессов компании – это перенос части рутинных процессов и функций на отдельных участках предприятия в систему машинного (автоматического) труда и/или в информационные системы. Автоматизировать полностью все бизнес-процессы невозможно, но можно их существенно оптимизировать и ускорить.

Простой пример: токарь может выточить примерно 500 деталей за смену, в то время как специальная автоматическая линия производства может изготавливать до 5 млн. таких же деталей за тот же промежуток времени. Налицо существенное увеличение эффективности производственного цеха, уменьшение штата, снижение нагрузки на имеющихся специалистов и пр.

Однако стоимость закупки, наладки и обслуживания оборудования для такой линии может обойтись, например, в сумму от 500 млн. рублей (условно). Это дороже ручного труда человека в 500 раз. При этом, если объём продаж долгое время будет оставаться на прежнем уровне из-за отсутствия должного спроса на продукцию фирмы, то получается, что вложения будут очень долго окупаться. Поэтому эффективность вложения денежных средств в такую систему будет низкой.

Итак, мы подняли сразу несколько вопросов: цели и способы автоматизации, используемые средства и коммерческое обоснование внедрения. Теперь остановимся на каждом моменте подробнее.

Для чего нужна система автоматизации бизнес-процессов

Любые комплексные действия внутри конкретной организации относятся к бизнес-процессам.

Автоматизация процессов управления или производства имеют одну и туже цель – это оптимизация затрат и, как следствие, повышение прибыли.

Вместе с тем с помощью автоматизации внутренних процессов компании можно повышать не только прибыль.

  • С помощью систем автоматизации труда и производства можно легче, быстрее и эффективнее масштабировать бизнес.
  • С помощью внедрения комплексных информационных систем можно снизить нагрузку на имеющийся персонал или уменьшить численность штата, повысить эффективность системы управления.
  • Внедрение автоматических систем контроля поможет снизить или вообще исключить процент брака на производстве.
  • Собственники и управляющий персонал могут получить более эффективные средства общего мониторинга, отчётности и пр. Бизнес-процессы становятся проще, уходят лишние шаги и этапы контроля.
  • В конечном счёте растёт качество обслуживания и степень удовлетворённости потребителей.

Со всех сторон одни плюсы. Минусы выражаются только в сложности внедрения рабочих программ автоматизации технологических процессов. Обычно это:

  • крупные разовые расходы на покупку нового оборудования, программного обеспечения, переоборудования рабочих мест;
  • время и средства на обучение персонала – для правильной работы с этим оборудованием и ПО;
  • новые методы контроля (управленцев тоже нужно будет переучить);
  • другие мероприятия по внедрению (доставка, установка, пуск, наладка, обслуживание и пр.).

Таким образом, упрощая и ускоряя одни бизнес-процессы, вы параллельно создаёте новые. Без этого никак.

Чем отличается оптимизация бизнес-процессов и автоматизация процессов управления организацией?

Не стоит путать эти два понятия. Когда речь заходит об оптимизации каких-либо бизнес-процессов, это не значит, что они обязательно должны будут автоматизироваться. Наоборот, об автоматизации, скорее всего, никто даже не вспомнит. Обычно на выходе таких мероприятий получается уменьшенный штат и массовые увольнения.

К оптимизации прибегают, когда штат управляющих и рядовых сотрудников сильно разрастается, а топ-менеджеры и/или владельцы компании не могут разобраться, кто и чем занимается, в какой степени и какие должностные обязанности накладываются друг на друга.

Для оптимизации обычно привлекаются сторонние специалисты или профильные компании, которые исследуют текущие бизнес-процессы и предлагают мероприятия по их изменению с обоснованием.

Организация автоматизации бизнес-процессов – это непосредственно внедрение определённых управленческих инструментов. Например, CRM или ERP-систем, систем документооборота, тайм-менеджмента и т.п. То есть всего того, что сможет облегчить труд управленцев.

Какие процессы предприятия можно автоматизировать

В первую очередь стоит делать ставку на автоматизации информационных процессов организации, так как они выступают в качестве своеобразного «ядра» для всего бизнеса в целом.

Не менее важна организация автоматизации системы управления процессами на линиях производства. Что стоит автоматизировать в первую очередь:

  • Само производство (хотя наличием конвейерных линий и автоматики уже никого не удивишь).
  • Процедуры контроля качества продукции и технологических процессов. Чем выше степень автоматизации, тем большее количество брака вы сможете отсеять, а значит, растёт качество продукции. К тому же проще будет выявлять слабые места внутри производства: кто, где, когда и почему совершил ошибку. А данные можно будет передавать в специальные APC-системы. Они помогут оперативно корректировать деятельность предприятия, выступая своего рода «автопилотом» для бизнеса.
  • Системы обучения линейного персонала. Это могут быть учебные интернет-порталы, специальный софт для тестирования и т.п. На выходе у вас будет всегда актуальная картина знаний и умений ваших рядовых сотрудников.
  • Системы видеонаблюдения, охраны и пожаротушения. Тут цель внедренных технологий – повышение сохранности вашей продукции.

Обратите внимание, это не самый полных список того, что должно быть автоматизировано на предприятиях. На самом деле, логичным решением будет преобразовывать в труд машин любые рутинные операции — монотонные и повторяющиеся действия.

Средства автоматизации бизнес-процессов

В качестве основных информационных систем, о которых мы упомянули выше, можно рассматривать:

  • CRM-системы. Это системы управления взаимоотношениями с клиентами. Вы можете автоматизировать сбор и обработку заявок, быстро и просто контролировать этапы сделок, проверять качество работы отдельных менеджеров, специалистов и сотрудников.
  • Системы управления проектами. Как раз к таким инструментам и относится Projecto. Тут можно планировать структуру и деятельность предприятия, отдельных сотрудников. Легко поручить и проконтролировать задачи, отчитаться перед собственниками или перед вышестоящими руководителями.
  • Системы электронного документооборота. Эффективны только для средних и крупных компаний. Применяются для согласования и актуализации большого перечня документов внутри компании.
  • ERP-системы. Это комплексные программные продукты, которые позволяют управлять производством и другими ресурсами предприятия в электронном виде. Но ERP будут полезны не везде, они рассчитаны в первую очередь на производственные линии.
  • Внутренние АТС. Сейчас вместо физических АТС всё чаще применяются облачные (виртуальные) АТС. Цель у них одна – обеспечение оперативной связи между сотрудниками предприятия.
  • СКУД-системы. Предназначены для автоматизации контроля и учёта рабочего времени, явок сотрудников и обеспечения доступа персонала к выбранным зонам/помещениям внутри предприятия. Пригодятся только в компаниях с большим штатом.
  • Бухгалтерский учёт и управление финансами. В большинстве случаев это профильный бухгалтерский софт, но он легко заменяется облачными услугами и сервисами.

В более крупных и сложных предприятиях возможно внедрение BPM и RPA-систем.

Как Projecto может помочь с оптимизацией и автоматизация бизнес-процессов в системе управления организацией

Projecto – это комплексное программное обеспечение для управления проектами. Софт может работать в готовом облаке (по модели SaaS) или на вашем сервере.

К основным возможностям продукта можно отнести следующие:

  • Проработка (проектирование) будущей структуры предприятия.
  • Планирование проектов и задач, в том числе с подзадачами и возможностью делегирования.
  • Отчётность и коллегиальная приёмка результатов работ.
  • Система рабочих и личных календарей с возможностью сравнения и наглядной структурой.
  • Оперативные напоминания о приближающихся событиях. Единый центр уведомлений.
  • Обмен файлами и документами. Ведение базы контрагентов.
  • Детальное обсуждение задач, проектов, событий и других элементов.
  • Ведение истории и журналирование.
  • Учёт перемещений сотрудников и вся необходимая информация о персонале.
  • Деловая переписка и объявления.
  • Сквозной поиск и систематизация информации.
  • Работа на своём домене.
  • Готовые мобильные приложения.
  • Наглядное представление информации (Канбан-доска, диаграмма Ганта, календарный график) и экспортирование данных в удобных форматах.

И всё это по приемлемой стоимости. При размещении в нашем облаке программный комплекс будет полностью соответствовать Федеральному закону «О персональных данных» (дата-центры работают в РФ, гарантия доступности 99,98%, бэкапы создаются каждый час).