GAP-анализ простыми словами: цель, методы, преимущества, примеры внедрения

Опубликовано

Метод GAP-анализа рассматривает все стратегии и возможные варианты оптимизации. Вы можете использовать его для оптимизации отдельного процесса или всего бизнеса в целом, а также применять в различных областях, таких как продажи, финансовые показатели, удовлетворённость сотрудников или производительность компании.

Если вы испытываете трудности при развитии своего бизнеса, то, вероятно, существует разрыв между текущим состоянием и тем, к которому вы стремитесь. Рассказываем подробнее.

Содержание статьи

Что такое GAP-анализ простыми словами и какова его цель

GAP в данном случае – это не аббревиатура, как можно было бы подумать, а слово, имеющее конкретный перевод с английского. Gap – «разрыв», «пробел», «зазор». То, что в настоящий момент стоит между «тем, что имеем» и «тем, что хотим получить».

GAP-анализ (его же иногда называют анализом потребностей) — это инструмент стратегического анализа, который помогает бизнесу оценить текущее состояние дел с точки зрения затрат времени, денег и рабочей силы, и сравнить его со своей целью. Если между этими двумя показателями есть разрыв, по итогам проведённого анализа составляется план по его устранению.

Зачем и когда используется GAP-анализ

Компания отстаёт от конкурентов, если активы, материалы, человеческие ресурсы, капитал и технологии используются неэффективно. Цель GAP-анализа – дать подробную обратную связь, позволяя выявить причины отклонений и устранить их, чтобы перестать топтаться на месте и начать двигаться вперёд.

Когда используется GAP-анализ? Компания может провести его в любое время, но для максимальной эффективности его рекомендуется проводить на регулярной основе, перед началом стратегического планирования или всякий раз, когда какой-либо отдел или предприятие работают неэффективно.

Виды (типы) GAP-анализа

Причин, по которым бизнес сталкивается с проблемами при достижении поставленных целей, может быть много – в том числе зависящих от специфики бизнеса. Поэтому важно определить, что именно нужно анализировать.

  • Стратегический GAP-анализ

Системный процесс оценки различий между текущим положением бизнеса и поставленными стратегическими целями. Помогает определить области, требующие улучшения, и разработать планы для согласования деятельности с долгосрочными целями.

  • Маркетинговый GAP-анализ

Оценка разрыва между целевыми показателями бренда/компании и текущими рыночными показателями. Сюда же входит анализ ассортимента, удовлетворённости клиентов и других показателей, используемых в маркетинге.

  • Финансовый GAP-анализ

Позволяет понять, почему планируемый доход не совпадает с реальным, тем, что приносит бизнес по факту. Помогает оптимизировать расходы и маржинальность.

  • Операционный (технический) GAP-анализ

Помогает выявлять неэффективные и дублирующиеся бизнес-процессы, оптимизировать их или заменить на новые.

В более частном порядке можно применять GAP-анализ навыков персонала или его производительности, характеристик конкретного продукта компании, восприятия бренда пользователями и т.п. Словом, проанализировать можно любую сферу, которая мешает бизнесу эффективно развиваться.

Полученные данные используют, чтобы разработать план действий и устранить выявленные отклонения. Разработка решений для достижения цели – часть стратегии по повышению эффективности бизнеса, которая начинается с GAP-анализа.

Здесь стоит также понимать, что GAP-анализ может применяться и в более широких сферах, выходя за рамки одного конкретного бизнеса. Пример: проактивное исследование рынка, чтобы определить возможности для продаж. Позволяет выявить «пробелы на рынке», то есть несоответствия, вызванные недостаточным или неподходящим предложением продуктов, которые по ряду причин не удовлетворяют потребности клиентов, что приводит к образованию незаполненных сегментов – разрывов (чем и может воспользоваться выходящая на этот рынок компания).

Преимущества GAP-анализа

В умелых руках данный инструмент может принести организации много пользы: например, выявить возможности для роста или определить приоритетность использования ресурсов. Ниже перечислены основные преимущества GAP-анализа предприятия:

  • Даёт оценку текущего состояния: проведя анализ, вы сможете понять, на каком этапе развития находится ваш бизнес, и как он работает в настоящее время.
  • Выявляет слабые места, которые могут быть неочевидными.
  • Помогает определить, что нужно улучшить, какие есть слабые места и какие аспекты необходимо изменить.
  • Выявляет сильные стороны, которые можно использовать для реализации возможностей и при запуске рекламных кампаний.
  • Помогает решать проблемы: полученная информация позволяет находить решения и улучшать текущее положение дел.
  • Даёт представление о более эффективном использовании ресурсов: после того, как проблема выявлена, можно приступить к поиску и внедрению более эффективных способов выполнения задач.
  • Устанавливает контрольные показатели: сравнение ожидаемой производительности с фактической позволяет установить стандарты и использовать их в дальнейшем для оценки производительности с течением времени.
  • Превращает потенциал в результат: приближает бизнес к идеальному результату, устраняя препятствия, которые его сдерживают.

Можно сказать, что GAP-анализ используется для повышения рентабельности бизнеса, улучшения производственных процессов, наращивания доли рынка, повышения лояльности сотрудников и клиентов, улучшения операционной эффективности и снижения рисков для долгосрочных проектов.

Несмотря на свою ценность для развития бизнеса, GAP-анализ, как и все остальные подобные инструменты, может иметь недостатки:

  • Успешное проведение зависит от знаний и настойчивости людей, вовлечённых в процесс.
  • Если анализ не будет достаточно глубоким, предложенные решения не устранят проблему, поскольку не будут затрагивать реальную первопричину.
  • Анализ может оказаться неточным, поскольку ситуация постоянно меняется (особенно в крупных организациях или в быстроразвивающихся отраслях).

Как провести GAP-анализ пошагово

Если схематично, то этапов GAP-анализа существует всего четыре. Сначала определите область для оценки и сформулируйте идеальный для неё результат. Затем проанализируйте текущее состояние. Сравните его с идеальными результатами и оцените разницу в цифрах. А затем составьте план по устранению пробелов.

Полученные данные заносятся в матрицу GAP-анализа, которая обычно состоит из трёх колонок: что имеем сейчас, что хотим иметь в будущем, наблюдаемый разрыв.

В крупных организациях за проведение анализа обычно отвечают бизнес-аналитики, руководители проектов, сторонние специалисты или руководство. В помощь им – профильный софт. В сети есть множество шаблонов, и при наличии короткого обучения поручить проведение GAP-анализа можно даже менеджеру среднего звена.

Ниже – немного подробнее про каждый из этапов в сфере анализа эффективности бизнеса.

Шаг 1. Определите текущее состояние бизнеса

Этап включает в себя изучение продуктов, которые предлагает компания, клиентов, которых она обслуживает, географических регионов, которые охватывает бизнес, и преимуществ, которые компания предлагает своим сотрудникам. Информация может быть количественной (например, финансовые отчёты) или качественной (опросы или отзывы ключевых заинтересованных сторон).

Часто компания проводит анализ, потому что уже знает о проблеме. Например, опросы клиентов показали неутешительные результаты, и компания хочет выяснить причину и принять меры.

Шаг 2. Уточните цели компании

Ответьте на вопрос о том, к какому показателю стремится компания. К этому этапу нужно подходить с особой тщательностью, поскольку он будет определять стратегические шаги, которые бизнес должен предпринять для достижения этих целей.

При GAP-анализе компания определяет конкретные, измеримые цели, которые могут привести к наибольшему долгосрочному успеху. Например, достижение удовлетворённости 90 % клиентов в течение следующих 12 месяцев.

Шаг 3. Определите пробелы (разрыв)

Теперь, когда текущее и будущее состояние определены, пришло время понять, в чём между ними критические различия, и найти компромисс.

На этом этапе компания может осознать, что у неё катастрофически не хватает персонала, что она не смогла должным образом обучить своих сотрудников или что у неё нет технических возможностей для работы с клиентами.

Шаг 4. Составьте план действий

Как только компания выявит свои недостатки, она должна будет разработать план по устранению разрыва.

План действий должен включать количественные способы измерения всех предстоящих изменений. Например, если проблема заключается в обслуживании клиентов, в качестве цели следует поставить повышение удовлетворенности клиентов и определить конкретный показатель, чтобы получить возможность наглядного отслеживания улучшений (например, среднее время решения проблемы и количество обращений в службу поддержки).

Инструменты для проведения GAP-анализа

Компании могут использовать различные инструменты для проведения анализа – опираться при выборе нужно, в первую очередь, на то, какая сфера требует улучшения. Ниже перечислены некоторые из возможных инструментов для GAP-анализа компании.

  • SWOT-анализ. Определяет сильные и слабые стороны бизнеса, возможности и угрозы.
  • Диаграмма Исикавы («рыбья кость»). Помогает определить, что может быть причиной проблемы.
  • Модель McKinsey 7S. Определяет ключевые элементы эффективности работы компании.
  • Модель конгруэнтности Надлера-Тушмана. Используется для выявления причин низкой эффективности бизнеса.
  • PEST/PESTEL-анализ. Оценивает внешние факторы и то, как они могут повлиять на прибыльность компании.

Конечно, можно и нужно использовать комбинацию различных инструментов для проведения GAP-анализа, чтобы получить больше данных.

Три примера GAP-анализа

Пример 1: Запуск нового продукта

Бизнес планирует запустить новое мобильное приложение. Чтобы обеспечить успех, проводится GAP-анализ для оценки текущих процессов разработки приложения, его функций и удобства/востребованности пользовательского интерфейса в сравнении с конкурентами на рынке.

Выявив, что требует улучшения, компания изменяет функционал приложения, повышает удобство использования и адаптирует его к потребностям клиентов.

Пример 2. Стратегическое планирование в сфере управления персоналом

Высокая текучесть персонала побудила отдел кадров провести GAP-анализ, чтобы оценить, чего именно не хватает сотрудникам и как это можно исправить.

Разработанный по итогам план включает меры по улучшению системы мотивации и внедрению инициатив по развитию талантов, что приводит к повышению уровня удержания сотрудников и их удовлетворённости.

Пример 3. Модернизация производства

Чтобы адаптироваться к меняющимся требованиям отрасли и повысить производство, компания планирует провести цифровую модернизацию. Она проводит GAP-анализ, чтобы оценить текущую технологическую инфраструктуру, процессы управления данными и навыки сотрудников.

Выявив пробелы в технологиях и навыках, ответственными лицами разрабатывается комплексная стратегия модернизации, которая включает в себя обновление технологических компонентов производства, внедрение систем управления проектами, анализа данных и соответствующее обучение сотрудников, что способствует успешному переходу к цифровой производственной среде.

В каждом из этих примеров GAP-анализ играет решающую роль в выявлении областей, требующих улучшения и принятия стратегических решений.

Что делать после проведения GAP-анализа

Этапы реализации GAP-анализа можно дополнить следующими шагами, которые следуют после его проведения:

  1. Внедрение изменений

На этом этапе компания должна устранить пробел (gap), выявленный в ходе анализа. Этот этап реализации часто предполагает выполнение пунктов по ранее определённому графику/плану.

  1. Отслеживание прогресса

Процесс GAP-анализа не заканчивается, даже когда план выполнен. Компании необходимо отслеживать изменения с течением времени, чтобы поддерживать внедрённые улучшения. Более того, можно сделать анализ циклическим.

Заключение

GAP-анализ является инструментом повышения эффективности бизнеса и достижения поставленных перед ним целей. Он позволяет определить разрыв между текущим состоянием бизнеса и тем, чего от него ожидают в будущем, а также составить план, реализация которого позволит этот разрыв сократить или убрать полностью.

Будет полезно узнать: