Когда нужно брать менеджера проектов в компанию

Проджект-менеджер, он же ПМ, он же просто проджект, он же продуктовый менеджер, руководитель проекта… и другие возможные вариации на эту тему. Должность (или роль, кому как удобнее) относительно новая для нашего рынка. Но она активно набирает популярность, поэтому пройти мимо не получится.

Многие крупные компании уже узнали на практике преимущества команд и проектной работы, поэтому обкатали процесс их внедрения и поставили всё на поток. Читайте более подробно об уровнях зрелости управления проектами организации, а также в общем о проектных командах.

Но нельзя сказать, что проектная команда или непосредственно проектный менеджер – это универсальное решение всех бед. Единых решений в бизнесе в принципе не существует. Поэтому, если проектный подход выстрелил у одних, это не значит, что он сработает и у других. Даже при тех же исходных данных.

В этой статье мы подробно раскроем тему, когда и в каких ситуациях компаниям действительно нужно брать на работу менеджера проектов, а когда лучше работать по более привычным алгоритмам.

Кто же такой менеджер проектов и почему он может быть нужен?

Как бы ни называлась должность, набор функций у неё примерно один и тот же:

• Планирование деятельности команды и проекта, составление техзаданий участникам.
• Постановка и контроль задач по проекту, мотивация.
• Управление качеством и сроками проекта, бюджетом и другими характеристиками, а также бизнес-процессами.
• Выстраивание внешних связей и каналов коммуникации с клиентами, с другими (обычно заинтересованными или задействованными) отделами или службами внутри компании.
• Распределение нагрузки и расстановка приоритетов.
• Документальное сопровождение и оформление проекта.
• Другая организационная деятельность.

Подробнее о хард-скиллах ПМ-ов. Так же можно ознакомиться с тем, что делает администратор проекта. Обязанности администраторов и менеджеров во многом схожи.

Если коротко подвести итог, то ПМ – это тоже руководитель, но управляет он не отделом или службой, а проектом. Получается, нужно отдельно пояснить, что такое проект.

Проект – это некая деятельность внутри предприятия, направленная на создание или реализацию нового продукта, а также на совершенствование и видоизменение существующих продуктов и/или услуг. Проекты всегда имеют конкретные сроки реализации и цели.

Обычно для реализации данных задач собирается специальная команда, состоящая из разнопрофильных специалистов. Они должны обладать компетенциями в областях, которые могут иметь отношение к создаваемому продукту. Такие сотрудники могут собираться из существующих профильных служб или наниматься извне.

По идее, после сдачи проекта проектная команда распускается, и сотрудники, включая руководителя (менеджера), возвращаются на свои прежние места.

Однако в современной теории управления понятие проектов немного видоизменилось – они могут перезапускаться сразу, как только был сдан или завершён предыдущий проект.

Получается, что команда уже набила шишки, повысила свои компетенции, а управленец получил необходимый опыт. Поэтому проектная деятельность никогда не останавливается. Проекты перезапускаются снова и снова.

Примерно по такой же схеме работают многие IT-проекты.

Так как при реализации проектов существует множество рисков и неопределённостей, а вводные данные и цели могут меняться едва ли не каждый день, то классическая система управления здесь может оказаться неэффективной.

Именно поэтому проджект менеджер должен обладать определенными навыками, отличающимися от привычных методов. Деятельность проекта, как правило, ведётся по гибким методологиям.

Здесь мы писали про топ-10 методологий для ведения проектов.

Так как понять, нужен вам проектный менеджер или нет?

Необходимо запомнить, что ПМ – это особый тип управленца. Со своими навыками, опытом и нестандартным виденьем.

Если представить тактическую обстановку, то, например, компания в целом – это своего рода авианесущий крейсер (или авианосец), то есть громоздкий и неповоротливый, но очень важный для флота корабль со всеми его отделами и службами.

А проектная команда – это как корабль охранения, небольшой, максимально мобильный и очень манёвренный. Он может быстро менять курс на любой другой и выполнять множество мелких задач, требующих оперативного реагирования.

Так вот, пока ваша компания не превратилась в тот самый крейсер, в большой и неповоротливый корабль, с массой бюрократических проволочек, длинными и сложными цепочками управления, вы можете смело работать без проектных менеджеров и без проектных команд в целом.

Малый бизнес – сам по себе как те самые корабли охранения. Он может сменить курс и переориентироваться на ситуацию на рынке быстро и легко.

Но как только он набирает массу, то есть обрастает большим количество внутренних руководящих документов, запускает внутри себя различные отделы и службы, открывает филиалы и прочее, вся внутренняя система управления концентрируется на удержании контроля над существующими бизнес-процессами.

Становится крайне сложно открыться чему-то новому, запустить нестандартный продукт, проверить новые концепции на рынке и многое другое. И именно для таких задач следует запускать проекты – с подбором команды из разнопрофильных специалистов и нестандартным управленцем, проджект-менеджером.

Примерно по этой же причине все IT-команды работают как проектные – ведь они почти в 100% случаев обслуживают крупный бизнес. То есть они изначально работают в статусе тех самых кораблей охранения (для быстрого реагирования).

Но всё это лишь теория. Опишем конкретные ситуации, в которых нужно запускать проекты и нанимать проджектов:

• Строительство нетиповых многоэтажных домов (девелопмент). Каждый новый проект, с одной стороны, имеет свои стандартные элементы, поскольку технологии строительства не сильно меняются. Но, с другой стороны, в нем всегда присутствуют новшества, которые могут привести к непредвиденным ситуациям.
• Отдельные услуги в крупном строительстве – оснащение системами сигнализации, пожарными системами, системами вентиляции и кондиционирования, системами видеонаблюдения и прочее.
• Разработка сложных сайтов и приложений, особенно мобильных.
• SMM-сопровождение компании, раскрутка в социальных сетях и медиа.
• Цифровой маркетинг и организация масштабных онлайн-продаж.
• Анализ большого объёма данных — оптимизация бизнес-процессов или налаживание взаимодействия между разрозненными подразделениями.
• Внедрение информационных систем и систем автоматизации на предприятии (CRM и ERP-систем, BPM-систем и систем управления).
• Call-центры и офисы, центры удалённого обслуживания клиентов.
• HR-агентства.

Это лишь небольшой список примеров, когда создание проектных команд является необходимым. 

Как и было сказано выше, почти во всех случаях происходит обслуживание нужд крупного бизнеса. На выходе получается либо внутренняя услуга или продукт, либо внешняя (в формате аутсорсинга).

Важно отметить, что на роль проектных менеджеров могут легко претендовать открывающие директора. То есть это те особые сотрудники, которые знают и умеют расширять сеть торговых точек и представительств.

Выводы и рекомендации

Руководитель проекта – это фактически человек, который знает, как завершать дела, и умеет делать это максимально эффективно. В формате «Veni vidi vici» (пришёл, увидел, победил).

Это своего рода берсерк, который видит цель и не видит препятствий. Точнее, видит, но умеет мастерски их обходить, чтобы достичь нужного результата с минимальными затратами и точно в срок, а так же способен учесть все неожиданные нюансы, риски и не только.

Малые компании – сами как проекты, поэтому проектные менеджеры тут не нужны. Максимум – для обслуживания нужд крупных корпораций, если на этом строится модель заработка.

В остальных случаях проектные менеджеры могут понадобиться только тогда, когда компания понимает, что ей нужно предложить рынку или самой себе (например, для оптимизации внутренних процессов или для повышения результативности) что-то новое.

Небольшая и мобильная команда во главе с ПМ’ом может решать максимально важные и ответственные задачи, которые не прописаны ни в одной должностной инструкции.

Просто так переходить на проектный подход, потому что сейчас это в тренде, бессмысленно. Нужно знать и понимать, зачем это нужно и как оно может помочь вашему бизнесу.