Частые ошибки при использовании систем управления проектами, и как их избежать

В этой статье мы собрали советы по эффективному использованию систем управления проектами и способы избежания распространенных проблем в работе профильного софта для управленцев (ПМ’ов).

Какие конкретно ошибки чаще всего связывают с проектным управлением?

Для начала осветим наиболее распространённые ошибки, которые допускают управленцы, без перехода к софту.

Условно, это всё может привести к краху проекта или исказить конечный результат (по отношению к исходным планам). Аналогичные проблемы можно найти в топовых причинах, по которым стартапы терпят неудачу.

Наиболее частые ошибки управления, которые встречаются в профильных исследованиях (пример такого исследования):

• Нарушение сроков реализации (превышение дедлайнов).
• Выход за рамки бюджета (превышение порога плановых расходов).
• Низкое качество продукта (неудовлетворённость клиента или заказчика результатом работы проекта).
• Полная остановка работы над проектом (по разным причинам, в том числе отказ от идеи, потеря интереса, разногласия в команде и пр.).

Но на самом деле, если задуматься, то это проблемы с реализацией типовых функций менеджмента, а именно:

• Планирование — именно сюда попадает львиная доля проблем.
• Распределения ресурсов, включая планирование их потребления, поиск, распределение в команде и т.п., сами ресурсы могут быть разными, например, люди и их профильные навыки/знания – это тоже ресурсы.
• Постановка задач — неправильное формулирование задач может привести к печальным последствиям.
• Организация работ и распределении обязанностей, ключевых функций и рабочих процессов. Сюда же можно отнести неправильность мотивации.
• Контроль результата: как конечного, так и промежуточных состояний.

Стоит заметить, что большинство проблем можно исключить за счёт более вдумчивого планирования. Но тут тоже есть нюанс. Планирование и связанные с ним исследования в реальности могут занимать очень много времени и сил. Получается, что если слишком много времени потратить на исследование и поиск лучших способов реализации проекта, то у вас буквально не останется ресурсов и времени на его реализацию.

Поэтому всегда приходится чем-то жертвовать: или временем, или качеством, или бюджетом. Плюс, не стоит забывать о рисках.

Итак, это всё теоретическая часть. Но как быть с практикой? Предположим, что у вас нет системных проблем с менеджментом проекта. Какие ошибки могут встречаться при внедрении и использовании систем управления?

Ошибки при внедрении систем управления проектами

Проблема 1. Неправильная «оцифровка» бизнес-процессов

Под оцифровкой подразумевается перенос имеющихся бизнес-процессов в цифровую среду, то есть в программу управления проектами.

Тут может быть целых два подвида:

• когда процессы проекта/предприятия подгоняются под методологии и возможности системы управления. Срабатывает принцип «насильно мил не будешь». Переделка одновременно методологий и внедрение ПО – это серьёзный удар по мотивации сотрудников;
• когда реальные процессы и их цифровые версии просто не соответствуют друг другу (из-за неправильной «оцифровки»). Здесь всё банально, процессы не будут работать совсем, будут работать не так, как ожидалось, или будут доставлять много дискомфорта как руководству, так и рядовым исполнителям.

Внутри проблемы неправильной «оцифровки» могут таиться баги неверного распределения прав доступа, неадекватные системы рассылки уведомлений (когда их слишком мало, когда их слишком много, когда они приходят не вовремя), отсутствие адекватных примечаний к задачам и другие технические нюансы, мешающие реализации бизнес-процессов.

Проблема «оцифровки» решается выбором наиболее подходящего ПО (про то, как выбрать идеальную систему управления проектами), выделением достаточного времени на внедрение, а также за счёт назначения опытной команды, ответственной за внедрение ИСУП.

Проблема 2. Отсутствие обучения работе с системой управления

Даже простой веб-сервис требует хотя бы минимального погружения. Как и любой рабочий инструмент, системы ИСУП тоже требуют привыкания и обучения.

Лучше всего разбить пользователей на группы в соответствии с их правами доступа и провести качественное обучение: сначала с демонстрацией возможностей, затем с прохождением практики (отработкой типовых задач на демонстрационной версии программы) и работой над ошибками (спустя некоторое время начала эксплуатации).

Проблема 3. Отсутствие адекватной мотивации 

Ранее мы уже говорили о том, что внедрение ИСУП нужно прежде всего вышестоящему руководству и проектным офисам, ведущим параллельно большое количество проектов. Для рядовых исполнителей работа с ИСУП – это скорее дополнительная нагрузка. Задачи они легко могут получать в простом формате от своего непосредственного руководителя, собственно, как и предоставлять оперативную отчётность по прогрессу. Для этого достаточно использовать корпоративный мессенджер или корпоративную почту.

Какой смысл переносить задачи в «цифру», если вышестоящее руководство само не работает с ИСУП?

Правильная мотивация – это когда использование системы управления проектами является частью корпоративной культуры. Все в ней работают и делают это ответственно. Без всяких исключений и посредственности. Рыба, как известно, гниёт с головы. Поэтому все руководители компании должны использовать ИСУП и показывать личный пример другим сотрудникам.

Плюс, для максимальной эффективности работа с ИСУП может оговариваться в должностных обязанностях, в системах премирования и депремирования.

Проблема 4. ИСУП не соответствует ожиданиям команды

Тут может быть несколько причин такой ситуации: отсутствуют важные функции и/или интеграции, интерфейс системы слишком сложный и работу с ним нельзя назвать интуитивной, у пользователей был опыт использования других систем (превосходящих эту по возможностям или наоборот – более простых) и т.п.

Более сложная ситуация – это когда в компании или в проекте параллельно используются другие информационные системы, которые частично или полностью дублируют определённые функции, перекликающиеся с ИСУП.

Что-то может быть решено за счёт точечных донастроек существующей системы. Но какие-то опции могут стать критическими, так как исправить или изменить невозможно.

Все эти проблемы должны выявляться на этапе тестирования пилотного проекта. А за это отвечает команда внедрения.

Ошибки при использовании систем управления проектами

Но даже если система была внедрена правильно, не факт, что она заработает в полную мощность и позволит достичь поставленных целей.

Рассмотрим проблемы, которые мешают продуктивной работе ИСУП-систем в проектах.

Проблема 1. Сотрудники создают видимость работы (работают для галочки)

Основной источник этой проблемы – неправильная мотивация. Ранее мы уже упомянули корпоративную культуру. ИСУП должна органично туда вписываться, обеспечивая прозрачность всех процессов.

Контролем качества использования систем управления проектами должны заниматься руководители на местах и топ-менеджеры. А для этого у них должна быть своя внутренняя мотивация.

Но у проблемы могут быть и другие корни.

Проблема 2. Задачи неправильно детализируются

Декомпозиция задач – это сложный навык, приходящий с опытом. Естественно, если задачи будут спускаться вниз неправильно, то и реализовываться они не будут. Тут важно учитывать кругозор и сферы ответственности тех, кому задача ставится на исполнение.

Например, кому-то достаточно написать «Открыть новый филиал», и всё будет сделано по высшему разряду. А кому-то задачу можно разжевать до мельчайших деталей, но сотрудник не сможет увидеть самого главного и в итоге всё сделает не так.

Частично с постановкой задач помогает методика SMART. Но это не панацея. Лучше всего привязываться к функциональным обязанностям задействованных сотрудников.

Простейшая аналогия: бессмысленно ставить задачу 3D-печати обычному принтеру. Он всё равно с ней не справится и напечатает всё в 2D.

Проблема 3. Сотрудники забывают актуализировать статус задач

В реальности проблема упирается в неправильное определение рабочих циклов.

Простой пример: сотрудник получает задачу, приступает к её реализации, завершает её и считает свою работу оконченной.

Но это неверно. Задача должна завершаться простановкой соответствующего состояния в ИСУП.

Аналогия: уборка инструмента и территории. 90% строительных компаний проигрывают тендеры по причине того, что забывают указать в перечне работ уборку и вывоз строительного мусора после себя. А это целый бизнес-процесс, его нельзя не реализовать. Иначе объектом пользоваться будет невозможно.

Решение должно сводиться к тому, чтобы простановка актуального статуса задачи была частью процесса реализации.

Проблема 4. Неправильно распределены права доступа

Сотрудник бы и рад приступить к выполнению задачи, но он не может увидеть её содержимое. А если и видит, то не обладает соответствующими полномочиями, чтобы реализовать её или сменить статус.

Это системная ошибка, которая должна быть обнаружена и устранена на этапе пилотного тестирования. Если этого не произошло, то внутри компании должна быть налажена оперативная обратная связь, чтобы сотрудники могли сообщить о своих проблемах ответственным лицам.

Проблема 5. Подтасовка фактов

Это в первую очередь организационная проблема. Либо руководство проекта ставит непосильные задачи, и исполнители буквально вынуждены рисовать себе «успехи», чтобы получить нормальную заработную плату, либо в компании изначально неправильная система мотивации, либо руководитель не разбирается в предметной области, поэтому не может в достаточной степени проконтролировать результат.

Проблема 6. Часть задач проходит мимо ИСУП

Обычно это простые устные договорённости или небольшие задачи, которые ставятся в личном порядке. Но в реальности последствия могут быть плачевными, так как в итоге ИСУП не обеспечивает нужной прозрачности и неправильно отображает нагрузку на исполнителей.

Это тоже системная ошибка. Достаточно оговорить факт того, что все задачи, поставленные вне информационной системы, не подлежат исполнению. И ошибка исчезнет.

Проблема 7. ИСУП не успевает за изменениями проектов

Смена парадигм управления и вообще концепций работы с проектами – не редкость. В связи с этим часто возникают проблемы потери совместимости ИСУП и текущих методологий управления в проекте.

Частичное решение – изначально выбор гибких решений (Low-Code). Но и они не всесильны. Лучший выход при серьёзном масштабировании проектов: если текущая ИСУП перестала соответствовать требованиям, её нужно заменить на более подходящую.

А значит, что все процедуры по поиску оптимального решения и его внедрению нужно запускать заново.

Проблема 8. ИСУП не устраняет хаос, наоборот, только добавляет его

На самом деле проблема не в ИСУП, а в том, как были оцифрованы бизнес-процессы. Скорее всего, у вас вообще нет бизнес-процессов или они не внедрены там, где должны быть.

Проанализируйте свои проблемы и найдите системное решение. На выходе вы  как раз получите новый бизнес-процесс.

Материал о том, как моделировать бизнес-процессы.

Итоги

Мы привели только наиболее распространённые ошибки. На самом деле, их может быть больше или они могут носить сугубо индивидуальный характер. Но помните, у проблемы всегда есть имя и фамилия )).

Мало просто внедрить классную и функциональную систему управления проектами, нужно провести обучение и оптимизировать свои бизнес-процессы. Только в этом случае ИСУП заработает на полную мощность и начнёт делать то, для чего она предназначена.

Основная проблема всех внедрений – это когда ИСУП внедряются просто так, чтобы была в компании. Это в корне неверно.