Принцип KISS в управлении проектами

Каждому руководителю проекта хочется, чтобы его команда работала максимально эффективно. Помогают ему в этом разные подходы и методологии. Среди последних можно выделить один, использование которого насчитывает уже почти полвека. Это принцип KISS, который впервые применил американский инженер Кларенс Джонсон, сорок лет проработавший в сфере самолетостроения.

Что значит KISS?

У названия метода есть две расшифровки, но суть обоих одинаковая. Первая указывает на то, что в основе аббревиатуры лежит фраза «Keep It Short and Simple» – «делай коротко и просто». Вторая — «Keep It Simple, Stupid», или «сделай проще, тупица». Американские источники настаивают на том, что всё же изначально фраза появилась во втором варианте.

Кларенс, внедривший этот подход, работал в Lockheed Martin (американской корпорации, одной из сфер деятельности которой является авиастроение) над созданием новых самолётов и пытался донести до своих коллег, что какими бы сложными ни были их истребители, они обслуживаются и ремонтируются обычными механиками с помощью простых инструментов (часто в полевых условиях), и в процессе разработки ремонтной документации важно об этом помнить.

Позже этот принцип оценили в ВМС США, где потребовали максимально упростить проектную документацию.

Расскажем подробнее для лучшего понимания ситуации. В США военные техники, занимающиеся обслуживанием на местах, не погружаются в мелкие детали. Американская военная техника чем-то напоминает конструктор из условных «чёрных коробочек», внутри которых что-то есть, но что конкретно техник может даже не знать. Система диагностики сама сообщает, что для ремонта нужно заменить вот «эту» и «эту» коробочки/узлы. Техник их заказывает или берёт из наличия и меняет. Всё, техника заводится и работает. Неисправные узлы либо утилизируются, либо отправляются на восстановление в компетентные службы. Единственное, что нужно знать техникам на местах – как поменять «коробочки».

Где-то здесь уже должна быть понятна разница с отечественным подходом. У нас сопровождающие техники могут собрать часть узлов из подручных материалов, так как имеют достаточный опыт и предметные знания. Но тут есть и обратная сторона: вместе с техникой нужно поставлять обученных профессионалов, способных заниматься её обслуживанием. Без них она будет простаивать даже в случае незначительной поломки.

Когда принцип KISS распространился на сферу проектирования, дизайна интерфейсов, обучения, техподдержки, системы управления проектами, маркетинга и т.д., фразу сгладили до «Keep It Short and Simple» или «Keep It Super Simple». Но смысл не поменялся.

Сегодня чаще всего можно встретить принцип KISS в программировании, где предлагается писать наиболее простой и прозрачный код. Это делается для того, чтобы в нём могли разобраться другие программисты, которые при необходимости могли бы переделать программный код под нужды компании.

Чувствуете мощь простоты?

В чём суть принципа «Keep It Short and Simple»

Суть в том, чтобы упростить всё, что можно – там, где это допустимо. Надо решить задачу? Сделайте это максимально простым способом. Простые и незамысловатые решения должны преобладать над излишне сложными. Со временем метод оценили управленцы, и сегодня KISS входит в число методов минимизации неэффективных затрат и рационализации бизнес-процессов (Lean— и Agile-подходы).

Чем проще конечный продукт или процесс достижения поставленной цели, тем легче команде, тем меньше будет потрачено денег и тем меньше риск допущения ошибок в процессе.

Принцип KISS направлен на достижение одной важной цели – простоты, которую легко понять, но трудно реализовать.

Но здесь возникают первые сложности.

• Во-первых, в организации у каждого будет своё понимание того, что такое «просто», когда речь заходит об управлении организационными процессами. Такое субъективное восприятие приводит к противоречиям.
• Во-вторых, проще – не всегда лучше, и иногда может привести к критическим изменениям самого продукта.

На примере упомянутой военной техники: российские машины быстрее и дешевле восстановить на местах, а ещё они выходят заметно доступнее в производстве, так как при проектировании не закладывается «защита на дурака».

Нивелировать указанные недостатки позволяет критичный подход и постоянный контроль над процессом реализации проекта.

Принцип KISS в управлении проектами

Излишнее усложнение бизнес-процессов создаёт ненужные проблемы – это принцип KISS. Если не упростить процесс разработки проекта, то сложности будут накапливаться как снежный ком, всё больше мешая.

Использование принципа KISS в управлении проектами означает, что всё должно быть просто — от первоначального плана до бизнес-процессов и проектной среды. Это важно, чтобы участники проекта не запутались в требованиях, а конечные потребители получили то, что удобно и работает.

Например, разработка приложения. Здесь необходимо сфокусироваться на основных функциях, которые действительно нужны конечным пользователям. Интерфейс не следует перегружать: там должны быть только самые необходимые элементы. Это упростит работу над приложением, повысит лояльность пользователей и позволит программе потреблять минимум ресурсов.

Одной и той же цели можно достичь разными путями. Задача KISS – разработать оптимальный маршрут (без петляний и метаний).

Чтобы понять, о чём идет речь, взгляните на эту картинку:

Если цель – прийти к заданной точке, зачем усложнять себе путь?

В процессе реализации проекта можно обратиться к инструментам и методам, которые максимально упростят и автоматизируют процесс, снизив при этом нагрузку на людей. Речь идёт в том числе и о программном обеспечении для управления проектами, где можно делегировать задачи и назначать ответственных, отслеживая общий прогресс выполнения.

Благодаря современным инструментам можно мгновенно оценить, есть ли риск смещения сроков сдачи проекта при сохранении текущего темпа, и что можно предпринять, чтобы этого не допустить. Поможет также и для решения важного вопроса: кем заменить сотрудника, который неожиданно увольняется в самом разгаре работы над проектом.

Про управление рисками

Как методология KISS может упростить процесс разработки проекта

Чтобы внедрить этот принцип в проектах, сосредоточьтесь на главном. Расстановка приоритетов (для неё можно воспользоваться разными методами, например, моделью Кано) поможет вычленить тот минимум целей, к которыми нужно стремиться, и отбросить те, без которых проект ничего не потеряет.

А дальше соблюдайте следующие пункты:

• Составьте простой и понятный план

Невозможно просто реализовать сложный план. Уберите из него всё ненужное, чтобы ясно была видна конечная цель – прямо здесь, на первой странице, а не в конце пятнадцатого листа. Иначе путь её достижения будет таким же долгим и запутанным. Внести корректировки и уточнения можно будет в процессе, но также – не забывая про принципы KISS.

• Распределите задачи между сотрудниками

Оптимальный вариант – это когда за каждой задачей закреплён один сотрудник, и над несколькими сотрудниками стоит руководитель, который вовремя отслеживает возникающие проблемы и может помочь в их оперативном решении.

• Разбейте сложные пункты на несколько простых

Принцип KISS предлагает руководителям разбить весь проект на более мелкие рабочие блоки, которые не зависят друг от друга и могут находиться в работе одновременно. Для выполнения каждого такого блока должно отводиться определённое количество времени. Это поможет ускорить процесс, не усложняя его, и повысить эффективность выполнения задач. Про декомпозицию задач.

• Используйте общую рабочую среду

Использование сразу нескольких сторонних инструментов для совместной работы, общения, обмена файлами и выполнения других задач может привести к путанице и потере времени из-за постоянного переключения между ними. Поэтому разумно инвестировать в одну систему управления проектами, но максимально эффективную и интуитивно понятную (как Projecto).

Это также сократит затраты времени, поскольку растёт осведомлённость участников и прозрачность рабочих процессов.

• Упростите процесс проверки

Бесконечные проверки снижают продуктивность и эффективность работы. Поэтому важно, чтобы процесс контроля и сбора обратной связи был чётко определён и оптимизирован. Самый лучший контроль – непрерывный (сквозной) или с определением узких мест (точечный).

Если вы будете тратить меньше времени на проверки и микроменеджмент, то сможете выполнять больше задач за меньшее время.

• Постоянно пересматривайте и совершенствуйте план

Процесс упрощения должен продолжаться в течение всего времени работы над задачей. Оценивайте принятые решения по принципу KISS, чтобы убедиться, что для них нет более простой альтернативы.

Преимущества принципа KISS в управлении проектами

Регулярное использование метода KISS даёт ряд преимуществ и делает процесс управления проектами более эффективным и упорядоченным. И вот почему:

• Акцент делается на задачах

Когда все описанные процессы простые, команде не нужно тратить много времени на мозговой штурм, планирование, лишние коммуникации (обсуждения) или получение одобрения (апрув). Вам достаточно следить за тем, чтобы задачи выполнялись в установленные сроки, и чтобы непредвиденные обстоятельства не влияли на ход реализации проекта.

• Происходит повышение уровня удовлетворенности клиентов

Когда вы используете принцип KISS, вы работаете в первую очередь с ориентацией на простоту использования, то есть, на удобство конечного пользователя или своих клиентов (см. CJM и VoC). А это означает, что вы сможете повысить уровень удовлетворённости клиентов, и это станет частью культуры вашей организации.

• Упрощается сам процесс работы

Использование метода KISS позволяет определить чёткие роли в проекте для каждого участника. Будь то менеджер, разработчик, тестировщик или дизайнер — каждый знает, что и к какому сроку ему нужно выполнить. Неправильно делегировать полномочия не получится, поскольку всё обозначено заранее, а значит, проекту не будет нанесён ущерб.

• Экономятся ресурсы

Простая задача требует меньше согласований, меньше ресурсов (особенно человеческих) на выполнение и в итоге – меньше денег на реализацию. Если при этом конечная цель не страдает, то незачем расходовать больше ресурсов. К примеру, простой конечный продукт дешевле в разработке, внедрении и поддержке (сопровождении).

Недостатки метода

• Добиться максимального упрощения в сложных проектах с масштабными задачами можно только при наличии чёткого представления о конечной цели. А если цель не ясна, то и упрощать нечего.
• Не всегда получается донести мысль о том, что «проще=лучше» до подчиненных, и на местах начинают всё усложнять (традиционно включается защита от дурака).
• Постоянное упрощение может привести к тому, что конечный продукт получится не таким, как задумывалось изначально. Например, в нём будут отсутствовать некоторые функции. Здесь важно сохранить баланс.

Примеры применения метода «Keep It Simple, Stupid»

В мировой практике немало примеров, когда упрощение помогло добиться успеха. Например, поисковая система Google, чей интерфейс отличается максимальной простотой. Главная страница состоит из одной строки поиска и минимального количества текста, поэтому пользователю легко разобраться и начать ей пользоваться. Несмотря на сложность алгоритмов поиска, Google делает упор на простоту в использовании, что сделало его самой популярной поисковой системой в мире.

Или одна из очень популярных, но ныне запрещённых в России соцсетей, принадлежащая Илону Маску. В ней стояло изначальное ограничение на 140 символов при написании сообщений. Как раз для того, чтобы обеспечить максимальную простоту общения. Пользователям предлагалось изъясняться коротко и по существу. Это стимулировало их излагать самую суть и проявлять креативность. Во многом именно такой подход помог сформировать собрать костяк аудитории и обрести популярность.

Итоги

Принцип KISS – это не совсем про подход к управлению проектами, это скорее общая философия (или даже всего один единственный принцип), которая позволяет концентрировать свои усилия на главном, на простоте.

Принцип KISS можно применять как при работе над задачами или бизнесом, так и в личной жизни (вообще где угодно). Но чтобы постичь понимание простоты, потребуется достаточный опыт и стратегическое мышление.