Процессно-ориентированное управление в оптимизации бизнес-процессов

Опубликовано

Компании стремятся получать как можно большую прибыль, используя различные методологии. Процессно-ориентированное управление считается одной из наиболее эффективных управленческих парадигм: оно позволяет оптимизировать руководство организацией и достичь более высокого уровня её продуктивности.

Содержание статьи

Процессно-ориентированное управление в контексте оптимизации бизнес-процессов – это подход к управлению организацией, при котором основное внимание уделяется бизнес-процессам как ключевым элементам создания ценности. Основная цель методики – обеспечение сквозного управления бизнес-процессами от начала до конца.

Управление, ориентированное на процесс, рассматривается прежде всего как способ совершенствования деятельности компании и оптимизации рабочих процессов для того, чтобы сделать их более адаптированными к потребностям клиентов. Ранее мы рассматривали другие клиентоориентированные подходы: CJM (карта пути клиента) и VoC (голос клиента).

Процесс – это все действия внутри организации, от заключения договора на поставку сырья до работы с негативными отзывами (SERM). Процессы включают последовательные действия по преобразованию входных данных в выходные. Процедура циклична, ведь бизнес-процессы не живут отдельной жизнью: они образуют связи.

Метод тесно связан с обучением сотрудников, организацией работы каждого отдела, технологической модернизацией и другими действиями, которые выполняют компании с целью предоставления качественных услуг.

Из истории процессно-ориентированного управления

Подход зародился в начале XX века в промышленной среде. Для решения задач эффективного массового производства предприятия стали задумываться о том, чтобы стандартизировать свои процессы.

До 1980-х годов такой подход оставался слабо востребованным и малоприменимым, пока консультант по теории управления качеством Эдвард Деминг (США) не вывел его в широкие массы. Ученый активно выступал за тотальный контроль над операциями, происходящими внутри предприятий, и видел преимущества управления процессами в возможности перестройки бизнеса в сторону результативности.

Подход нашёл отклик у автомобильных концернов, в том числе Toyota. Process-Based Management лег в основу так называемой системы Toyota Production System, или производственной системы Toyota. С помощью управления процессами она обеспечила выпуск продукта без дефектов, удовлетворение потребительского спроса и отсутствие потерь.

В те же годы процессно-ориентированное управление вошло в стандарт ISO 9001, став одним из его принципов.

Сегодня данный подход распространён не только в производстве, но и в других областях, прежде всего в сфере разработки программного обеспечения и в сфере услуг. Его используют такие гиганты бизнеса, как Amazon и IBM.

Основные принципы процессно-ориентированного управления

В условиях слабой конкуренции и гарантированного рынка сбыта компаниям больше подходит функционально-ориентированный подход к управлению. Там, где конкуренция стремительно растет, на первое место выходит управление бизнес-процессами.

В процессно-ориентированном подходе организация понимается не как набор отделов, которыми нужно управлять, а как непрерывная деятельность, которая состоит из процессов, направленных на получение прибыли или достижения других конечных результатов.

Управление в таком подходе — это серия взаимосвязанных действий (процессов). Каждый сотрудник вносит свой вклад в то, чтобы обеспечить жизнедеятельность конкретного бизнес-процесса или их совокупности (об оптимизации процессов взаимодействия персонала).

Несмотря на разницу бизнес-процессов, в каждой организации они делятся на несколько одинаковых групп:

  • Процессы, связанные управлением: обычно осуществляются руководителями и включают в себя планирование, постановку целей, контроль их выполнения.
  • Операционные процессы: связаны с конкретными операциями, то есть с действиями, благодаря которым происходит производство товаров и услуг.
  • Процессы развития: если в ходе анализа операционных процессов будут выявлены проблемы и узкие места, процессы развития помогут скорректировать курс или добавить необходимые процедуры.
  • Поддерживающие процессы: обеспечивают материально-техническую базу, на которой работают организация и её сотрудники.

У бизнес-процессов также имеется ряд схожих характеристик: есть человек, который отвечает за реализацию; есть последовательность действий; есть начало и конец; есть связь с другими процессами. Кроме того, на выполнение процессов требуются определённые ресурсы (материальные, человеческие и т.п.).

У разных организаций будут разные бизнес-процессы. Но есть и нечто общее: чем качественнее осуществляется управление, и чем чаще проводится оптимизация, тем быстрее бизнес реагирует на изменения среды, увеличивается прибыль и эффективность труда.

Нет каких ограничений для оптимизации: она должна проводиться столько раз, сколько это нужно для достижения целей компании. Иногда может потребоваться и кардинальная перестройка бизнес-процессов (про реинжиниринг).

Преимущества процессного подхода

Управление процессами даёт бизнесу ряд возможностей:

  • Можно установить цели и показатели для каждого процесса, чтобы своевременно выявлять и оперативно устранять узкие места;
  • Появляется способность оперативно реагировать на изменения спроса, рынка поставок и другие параметры внешней среды;
  • Можно оценивать плодотворность бизнес-процессов в ходе их реализации;
  • Руководство компании может постоянно повышать удовлетворённость всех заинтересованных сторон;
  • Можно улучшить взаимодействие и устранить разрозненность между сотрудниками в условиях непрерывной реализации процессов, затрагивающих различные организационные подразделения (стратегии улучшения связей между отделами);
  • Появляется база для разработки и внедрения принципов ответственности на прозрачной основе. Руководство может повысить мотивацию и ответственность сотрудников, закреплённых за каждым конкретным процессом и улучшить понимание ими своей роли в достижении целей организации (про KPI);
  • Можно оптимизировать использование ресурсов, снизив управленческие и операционные расходы.

Не стоит также забывать о том, что данную систему управления можно внедрить в соответствии с официальным стандартом ISO 9001:2015 (в РФ есть одноимённый ГОСТ), что повысит привлекательность бизнеса для потенциальных деловых партнеров.

Этапы внедрения PBPM

Переход на процессный подход требует траты определенных ресурсов и времени. Важно, чтобы цели и основы методики были понятны руководству, и оно было заинтересовано в нововведениях.

Коротко внедрение можно описать несколькими последовательными шагами, но за каждым из них будет крыться значительный пласт работ:

  • Документирование процессов, которым следуют в организации, их описание и стандартизация («Как было», или AS IS);
  • Проектирование новых улучшенных процессов («Как должно быть», TO BE);
  • Постоянное изучение и анализ эффективности процессов, поиск слабых мест и уязвимостей;
  • Удаление дублирующихся функций из существующей организационной структуры;
  • Внедрение системы показателей;
  • Назначение ответственных лиц;
  • Внедрение системы обучения и мотивации;
  • Принятие мер по усовершенствованию, внесение дополнений в процессы (возвращается на первый шаг).

Каким компаниям или проектам подходит процессно-ориентированное управление

Целесообразность внедрения зависит от того, на каком этапе жизненного цикла находится компания. Если бизнес пока небольшой, целевая аудитория у него размыта, а бизнес-процессы упрощены (их сложно вычленить или они не задокументированы), то бизнес и так будет легко и быстро адаптироваться к происходящим изменениям, а строгие схемы и стандарты могут ему только навредить.

Если же компания активно растёт, то ей важно уйти от хаотичности действий и от отсутствия согласованности. Внедрение управления бизнес-процессами поможет контролировать работу организации и повышать её эффективность.

Другими словами, PBPM – это инструмент для крупных компаний и проектов. Подход будет полезен только тогда, когда пути, по которым проходит информация или другие потоки, становятся слишком длинными и сложными.

Выводы

Управление на основе процессов — это подход к управлению ресурсами и деятельностью организации как к непрерывному процессу, все операции в котором взаимосвязаны. Чтобы улучшить бизнес, надо улучшить бизнес-процессы, что и позволяет сделать процессно-ориентированное управление, нацеленное на делегирование обязанностей, сокращение цепочки лиц, вовлечённых в принятие решений, автоматизацию функций и т.п.

Такое управление основано на горизонтальной организационной структуре, которая позволяет людям из разных отделов участвовать в одном и том же процессе. Эффективность процессов определяет итоговую эффективность компании.

Для оптимизации работы сотрудников создается единая коммуникационная среда, что предполагает внедрение системы управления проектами. Профильная информационная система исключает дублирование функций и упрощает координацию действий внутри команды.

Читайте также: Принцип KISS в управлении проектами («Чем проще, тем лучше»)