Выбор таск-трекера: популярные решения и функции управления задачами

Мы разрабатываем свою систему управления проектами Projecto, которая имеет весь необходимый функционал для работы в качестве таск-трекера.

Мы прекрасно понимаем, что наш проект — не единственный на рынке, и в этой нише много конкурентов. У каждого трекера задач имеются свои плюсы и минусы, своя область применения, а также свои технические особенности.

Ниже расскажем о наиболее популярных таск-трекерах в российском сегменте и предложим общий подход к тому, как следует выбирать профильное решение конкретно для вас и ваших проектов.

Что такое таск-трекер

Таск-трекер – это программное обеспечение для отслеживания и контроля задач. Но одно дело – личные списки и планы на жизнь, а другое – работа с задачами в команде. Отслеживание прогресса здесь превращается в полноценный бизнес-процесс: кто и над какой задачей работает, какие стоят сроки сдачи, на каком этапе находится работа, кто принимает результат и т.п. Не менее важно помнить о правильном распределении прав доступа – не всегда допустима ситуация, когда сотрудник может видеть или изменять чужие поручения. Должен присутствовать механизм распределения ролей: заказчикам нужен один интерфейс, руководителю – другой, исполнителю – третий.

Сами по себе задачи не работают в сферическом вакууме, они могут согласовываться и интегрироваться с другими информационными системами предприятия: CRM, ERP, СЭД, BPM, Service Desk и прочими.

Впечатляет? И это только вершина айсберга. Такой софт необходимо ещё установить и внедрить, сотрудников нужно обучить работе с ним, его нужно регулярно обновлять, обслуживать и сопровождать.

Рейтинг лучших таск-трекеров на российском рынке на 2024 год

Ниже собрана только самая основная информация и ключевые фишки. За подробностями рекомендуем идти на официальные сайты проектов, там же обязательно стоит воспользоваться тестовой версией продукта или триал-периодом.

Projecto – простой и полностью готовый к эксплуатации таск-трекер

За разработку отвечает небольшая команда из Казани. Изначально система разрабатывалась как внутренний продукт для использования в группе своих компаний. Практически сразу были реализованы полнофункциональные мобильные приложения, которые ничем не уступали браузерной версии сервиса. Продукт получился удобным, позволял параллельно управлять рабочими и личными делами, без лишних опций и практически без необходимости настроек при внедрении. По этой причине в 2022 году было принято решение о выпуске системы в общее пользование.

Ключевые фишки

Поставляется как SaaS-решение (в готовом облаке). Серверы работают в России.
Оригинальная система делегирования задач. При передаче поручения его можно назвать иначе и кардинально поменять. У одной задачи может быть много делегирований, но все они наглядно отображаются на специальной схеме в виде дерева. При этом интерфейс основных задач остаётся плоским списком с конкретными исполнителями и не загромождается огромными деревьями с дочерними элементами.
Стартовый экран можно настроить под себя, собрав его из более чем 40 предложенных виджетов.
Сотрудники могут отказаться от входящей задачи, пояснив причины в специальной форме.
Встроенный конструктор организационной структуры компании (в одной системе можно вести не только все свои проекты, но и обслуживать холдинги).
Своя система учёта электронных документов (согласование, изменение, ознакомление и пр.).
Полнофункциональные мобильные приложения + нативные push-уведомления на смартфонах.
Удобные карточки сотрудников.
Возможность сравнения рабочих календарей для поиска свободных окон и проведения общих встреч и мероприятий.
Разные варианты отображения задач (списки, канбан-доска, календарь, диаграмма Ганта).
При увольнении сотрудника можно запустить скрипт перераспределения задач, оставшихся в работе.
Встроенные чаты по задачам и проектам.
Никаких функций, распределённых по тарифам. Всё в одной подписке. Не надо ничего апгрейдить. Стоимость рассчитывается по фактическому количеству рабочих мест, а не пакетами.
Экспорт в PDF и в табличном формате.
Нет явных ограничений на облачное хранилище для файлов.

Потенциальные проблемы (минусы)

Нет системы модулей, расширений или API. Изменить продукт под себя до мельчайших деталей не получится.
Нет бесплатных тарифов (например, для небольших команд и стартапов).
Нельзя настроить свой формат отображения списка задач. Только те варианты, которые предусмотрели разработчики.
Нет учёта затрат (невозможно управлять расходами и бюджетом) и подсчёта времени.

Стоимость

Тарифы максимально простые – от 288 до 400 руб./месяц за пользователя. Чем больше у вас рабочих мест и чем дольше предоплата, тем дешевле будет обходиться подписка в пересчёте на сотрудника.

Триал-период – 1 месяц.

Плюс есть бесплатная демонстрационная версия, где можно вживую «пощупать» таск-трекер.

ЛидерТаск – десктопный органайзер руководителя

Позиционируется как бесплатная программа для планирования и управления задачами. Хотя бесплатной версией можно пользоваться только в личных целях. Для полноценной работы в команде потребуется платная подписка + покупка ряда дополнений (плагинов). Проект развивается с 2006 года, изначально это была программа для личного пользования. Сетевой функционал (синхронизация через облако) пришёл гораздо позже. Юридически разработка программы оформлена с 2011 года.

Ключевые фишки

В первую очередь это классический таск-трекер, который может работать оффлайн на всех популярных программных платформах: Windows, MacOS, Android, iOS + есть плагины для браузеров. Web-версия здесь – это дополнение.
Задачи можно декомпозировать на подзадачи до бесконечности (правда, пользоваться такими деревьями задач будет достаточно сложно).
Есть инструменты для импорта и экспорта проектов.
Программа переведена на несколько десятков языков.
Для десктопных версий есть опция сворачивания в трей.
В наличии система сквозного поиска и фильтрации задач.
Синхронизация через облако + прикрепление файлов при наличии подписки.
Встроенный конструктор web-форм (можно использовать для сбора обратной связи, создания очереди задач и прочего, можно даже организовать аналог CRM-системы).
Есть отображение в виде канбан-досок и рабочие чаты по задачам.
Своя система плагинов.
Отслеживание времени выполнения задач и статистика нагрузки на сотрудников.
Коробочная версия для использования на корпоративном сервере.

Потенциальные проблемы (минусы)

Основные задачи и задачи в общих досках никак не связаны между собой, технически это разные сущности. То есть основные задачи вы не сможете отобразить в виде канбан-доски.
Плагины все платные (покупка осуществляется единоразово).
Бесплатный доступ подходит только для личного использования, здесь нет синхронизации через облако.
Пространство для хранения файлов очень ограничено.
Коробочная версия рассчитывается по числу рабочих мест и требует ежегодного обновления лицензий (фактически это ещё одна подписка).
Нет возможности тонкой настройки стартового экрана. Максимум – можно выбрать период времени, за который будут показываться задачи.
Статусы задач предопределены и их невозможно исправить. Исключение – свои колонки в досках.
Нет личных заметок или проверки названий задач по уже имеющимся записям.
Не самый удобный интерфейс – нет понимания того, какие элементы в лентах скрыты, соответственно, можно пропустить задачи по важным проектам.
Тестирование премиум-возможностей – всего 3 дня (можно увеличить до 10дней, если выполнить специальные условия).

Стоимость

Тарифы для бизнеса стартуют от 375 руб./месяц за пользователя (429 руб./месяц без предоплаты на длительный период). Для личного использования – чуть дешевле, от 241 руб./месяц.

Плагины – от 0 до 4999 руб./каждый.

Коробочная редакция – от 499 990 руб. (на 50 пользователей) за первый год. Продление лицензий – на 10% дешевле.

Strive – простой таск-менеджер для небольших и средних команд

Ранее UnitySpace («Рабочие пространства» или просто «Пространства»). Небольшой проект от российской команды, впервые представлен в 2023 году. В 2024 произведён ребрендинг – стартап перешёл на название Strive и зарегистрировал официальное юрлицо. В переводе Strive означает «стараться» или «бороться».

Для небольших команд, до 10 человек, пользоваться таск-трекером можно полностью бесплатно. Но это пока – на этапе роста и становления. Внутри уже есть все самые необходимые опции управления задачами и проектами, но многие ещё в разработке.

Ключевые фишки

На 100% облачная модель распространения.
Безлимит по проектам и задачам даже в бесплатной версии, неограниченное пространство для хранения файлов и документов.
Можно перенести задачи из Wrike.
Удобное и понятное многим отображение в виде канбан-доски или в виде таймлайна (диаграммы времени).
К задачам можно прикрепить чек-листы.
Прямо внутри рабочего пространства можно создать раздел с регламентами и базой знаний. По регламенту можно проводить онлайн-тестирование, чтобы можно было проверить предметные знания новичков.
Встроенный чат по задачам. К чату можно подгрузить свой набор emoji.
Файлы и документы могут открываться в специальных внутренних вкладках.
Одну задачу можно добавить сразу в несколько проектов. Например, если проекты связаны между собой и требуется отслеживание исполнения.

Потенциальные проблемы (минусы)

Нет email-уведомлений. Только уведомления на уровне браузера или на уровне мобильного приложения.
Нет статусов у задач: они либо активны, либо просрочены, либо попадают в архив. Вместо промежуточных статусов — только визуальное перемещение по столбцам канбан-доски.
Мобильное приложение пока реализовано только для Android.
Нет иерархических структур у задач (или систем делегирования). Но зато слишком много внимания уделено общим пространствам, их группировке, а также группировке проектов по пространствам.
Нет отслеживания времени и учёта бюджетов.
Нельзя сформировать удобный вид своего рабочего места. Фактически это настраиваемый фильтр для списков задач, которые вы создали или в которых вы участвуете.
У проектов нет целей и сроков, только описание.
Нет системы разграничения прав доступа, все пользователи могут управлять теми задачами, в которых участвуют.
Нет скидок за увеличение периода предоплаты.
Сервис ещё на стадии активной разработки и не подходит для использования в серьёзных проектах.

Стоимость

Первые 10 рабочих мест – бесплатно.

Далее – по 225 руб./месяц за каждое рабочее место. Обратите внимание: будут считаться сразу все рабочие места, а не те, что сверх бесплатного лимита.

MooTeam – нишевая система управления задачами для web-агентств

Интересный комплексный сервис. Может обслуживать управление небольшими агентствами и проектами в формате «под ключ». Но нужно быть предельно осторожными, так как вся цифровая жизнь компании или проекта рискует полностью переехать внутрь MooTeam. И если сервис внезапно сломается, вы можете потерять буквально всё: от автоматических бизнес-процессов и прав доступа к корпоративным аккаунтам (пароли и ключи для хостинга, CMS и прочее.) до базы знаний, которая копилась годами.

Проект работает с 2021 года, за созданием стоит команда из Краснодара, она же делала некоторые другие сервисы и программы под крылом агентства «АлаичЪ и Ко». Как и многие аналогичные таск-трекеры, сервис MooTeam вырос из решения для собственных нужд, но изначально это была простейшая CRM-система. Отсюда такой развитый функционал для учёта расходов, для подсчёта заработных плат, для хранения контактных данных клиентов и прочего.

Ключевые фишки

Создание задач и подзадач. Есть функционал шаблонов (готовые типовые карточки задач с задействованием переменных).
Планирование финансовых показателей и отслеживание реальных расходов. Аналогичная система для учёта времени + таймер для учёта реального времени работы над задачей.
Исполнители, соисполнители и система делегирования, разграничение прав общего доступа.
Встроенная переписка по задачам с хранением истории и прикреплением файлов. Можно создавать скрытые сообщения с ограничением доступа.
Отдельное хранилище знаний: документы, инструкции и прочее.
Своя система отчётов и выгрузка данных в табличном формате.
Конструктор оргструктуры, карточки сотрудников.
Расчёт заработной платы и график отпусков. Есть напоминания о днях рождениях и других событиях.
Хранилище корпоративных и личных контактов, базы фрилансеров — исполнителей с эпизодическим наймом.
Хранение параметров доступа к корпоративным сервисам и инструментам — хранилище ключей и паролей.
Уведомления на почту и Telegram.
Готовые интеграции с облачными хранилищами, платформами открытых данных, системами аналитики и панелями web-мастеров.
Мониторинг доступности сайтов (для команд разработки, для web-агентств и т.п.).

Потенциальные проблемы (минусы)

Нет мобильных приложений, соответственно, для получения оперативных уведомлений нужно будет настраивать интеграцию с мессенджером Telegram (пока только он поддерживает подобные цели).
Во всех тарифах существенные ограничения по дисковому пространству, диск можно нарастить, но за это взимается дополнительная плата.
CRM-функционал сильно купирован. В систему не получится передавать заявки от клиентов с сайта или вести диалог с полученными контактами.
Документация отсутствует.
Сложная система тарифов: в основе базовые пакеты, которые можно наращивать по количеству рабочих мест и по количеству проектов. При этом разделения по функционалу нет, наращивается только дисковое пространство и лимиты по проектам.

Стоимость

Если у вас 3 человека в команде и менее, то сервисом можно пользоваться полностью бесплатно (до 2 проектов, 1 Гб на диске).

Платные подписки:

Тариф «Базовый» – от 990 руб./месяц, минимум 10 рабочих мест, 10 проектов, 3 Гб.
Тариф «Команда» – от 2990 руб./месяц, минимум 30 рабочих мест, 30 проектов, 5 Гб.
Тариф «Компания» – от 4990 руб./месяц, минимум 50 рабочих мест, 50 проектов, 15 Гб.

Для крупных клиентов индивидуальный расчёт.

ПланФикс – «всё-в-одном»: CRM, ERP, таск-трекер, Service Desk, телефония, автоматизация

ПланФикс представляет собой no-code-конструктор, из которого можно слепить необходимую именно вам систему автоматизации бизнеса. Базовые сущности гибко настраиваются под конкретные бизнес-процессы и могут наращивать свои возможности благодаря механизму дополнительных полей.

Проект был запущен программистами для технических команд в 2009 году. Изначально это был исключительно планировщик задач. Позже сервис оброс массой других функций и перешёл в разряд полноценных CRM-систем. Хотя под капотом остался старый добрый таск-трекер. Сейчас основная фишка сервиса – наличие автоматических планировщиков. Это аналог конструктора бизнес-процессов.

Ключевые фишки

Гибкий No-code-подход.
Большое количество готовых шаблонов для быстрого запуска типовых конфигураций под определённую нишу бизнеса.
Сложная иерархия задач и подзадач, связей между задачами.
Продвинутая система управления доступом. Конструктор оргструктуры.
Возможность параллельно организовать складской и финансовый учёт, ERP-систему.
Всё для работы с клиентами: учёт контактов, конструктор форм обратной связи, API, рассылки, хранение переписки и прочее.
Всё для организации файловых хранилищ и электронных систем документооборота.
Система переменных и расчёт значений по формулам, дополнительные поля.
Конструктор бизнес-процессов (повторяющихся задач).
Рассылка уведомлений по почте (в том числе через SMTP и сервисы рассылок).
Готовые мобильные приложения.
Импорт и экспорт, постановка задач при отправке на специальный email-адрес.
Работа на корпоративном домене.
Гибкая настройка внешнего вида рабочих пространств, все форматы визуализации (канбан, сетевые графики, списки, таблицы, календари и прочее).
Чат по задачам.
Настраиваемая система отчётов.
Большой набор интеграций: внешние хранилища, мессенджеры, соцсети, системы аналитики, ВАТС, SMS и email-рассылки, ИИ-чат-боты. Если готовые интеграции не подходят, есть API и поддержка сервисов-коннекторов (Zapier, Albato и аналоги).
До 5 сотрудников в системе могут работать бесплатно, если устраивают технические ограничения).

Потенциальные проблемы (минусы)

Сервис, что называется, из «группы риска». В любой момент владельцы могут принять решение уйти из России, так как у компании здесь нет официального юрлица.
В бесплатном тарифе есть существенные ограничения по функционалу, он подходит либо для очень маленьких команд, либо для изучения возможностей сервиса.
Платформа очень сложная в настройке. Даже каталог готовых шаблонов не особо спасает ситуацию. По-хорошему, нужно нанимать компанию-интегратора.
Функции разнесены по тарифным линейкам.
За наращивание отдельных лимитов нужно доплачивать дополнительно.

Стоимость

Бесплатный тариф – до 5 участников, 1 Гб на диске, недоступны многие возможности.

Платные подписки – от 360 до 840 руб./месяц за сотрудника.

Доплата может потребоваться за дисковое пространство, а также за подключение внешних пользователей (гостевые аккаунты) и работу на своём домене.

Не стоит забывать об услугах внедрения.

Мегаплан – смесь CRM и таск-трекера

В 2007 году сервис стартовал как планировщик задач. Клиентская база и функционал наращивались постепенно. Сейчас эта система управления проектами совмещает в себе три сущности: таск-менеджер, CRM-система и инструмент для проведения видеоконференций.

Что примечательно, у Мегаплана есть коробочная редакция, которую можно установить и использовать в контролируемом периметре.

Ключевые фишки

Базовый функционал для управления задачами и проектами есть во всех тарифах.
В наличии шаблоны задач, делегирование и согласование, массовое редактирование.
Разные варианты отображения (канбан, диаграмма Ганта, списки, таблицы, календарь).
Конструктор бизнес-процессов.
Мобильные приложения.
Разные форматы уведомлений и напоминаний.
Система разграничения прав доступа.
Комментирование задач. Каналы, личные и групповые чаты, запрет удаления комментариев. Встроенные опросы.
Встроенные видеоконференции и встречи.
Конструктор оргструктуры и наглядное отображение подчинённости.
Графики отпусков и поздравления с днями рождениями.
Внештатные сотрудники (фрилансеры) и гостевые аккаунты.
Система дополнительных полей.
Распределение задач при увольнении.
До 2 ТБ на хранение файлов для всех тарифов.
Версионность документов.
Конструктор отчётов, анализ активности сотрудников.
Учёт контактных данных клиентов + формы для их сбора или для организации обратной связи.
Финансовый и управленческий учёт.
Инструменты для всестороннего обслуживания продаж (каталог товаров и услуг, учёт товарных остатков, воронка продаж, выставление счетов, уведомления клиентам и прочее).
Услуги внедрения и обучения.
Коробочная версия.
Встроенная телефония.
API и интеграции.

Потенциальные проблемы (минусы)

Бесплатного тарифа нет, для тестирования возможностей можно воспользоваться триалом на 14 дней (ещё можно обратиться к менеджеру, и вам выдадут секретную ссылку на закрытый Free-тариф, в нём можно вести не более 2 проектов, есть и другие ограничения).
CRM-возможности открываются постепенно, по мере удорожания тарифа.
Оплата недорогих подписок осуществляется специальными пакетами, а не по количеству рабочих мест.
Чересчур высокие цены на фоне конкурентов.
Ранее были тарифы с безлимитом, теперь это просто пакетные предложения на большие компании (до 300 или до 1000 человек).
Коробочная редакция тоже привязывается к количеству рабочих мест, купить лицензию с полным безлимитом не получится.

Стоимость

Стартовые пакетные предложения для небольших команд – 11904 руб./год на 3 рабочих места и 19896 руб./год за 5 рабочих мест.

Для средних и больших команд – от 389 до 1499 руб./месяц за каждого пользователя. Минимальную цену можно получить при предоплате на 2 года вперёд.

Коробочная версия – от 45 000 до 849 000 руб. навечно. Плюс от 1200 до 3500 руб./год за доступ к обновлениям.

Сравнительная таблица лучших таск-трекеров

	Projecto	ЛидерТаск	Strive	MooTeam	ПланФикс	Мегаплан
Минимальная стоимость на 10 рабочих мест с учётом оплаты сразу за год, руб.	38400	45000 (без плагинов)	27000	11880	43200	54480
Бесплатный тариф	нет	для личного пользования	до 10 человек	до 3 сотрудников	до 5 сотрудников	нет
Тестирование функций	демо + триал на месяц	триал на 3-10 дней	в бесплатном тарифе	в бесплатном тарифе	в бесплатном тарифе + триал на 14 дней	триал 14 дней
Коробочная версия	нет	от 499 990 руб./год	нет	нет	нет	от 45000 руб./лицензия
Внедрение и обучение	Не требуется. Бесплатная база знаний	Желательно обучение. Бесплатная база знаний	Не требуется. Бесплатная база знаний	Не требуется. База знаний пустая	Внедрение обязательно (через партнёрскую сеть). Есть бесплатная база знаний	Внедрение обязательно (через партнёрскую сеть). Есть бесплатная база знаний
Наличие мобильных приложений	есть	есть	только Android	нет	есть	есть
Десктопные клиенты	MacOS	Windows, MacOS	нет	нет	нет	нет
Иерархия задач / делегирование	Делегирование с построением дерева иерархии	Бесконечная вложенность задач	Только за счёт структуры проектов и папок проектов (списки задач плоские)	Несколько уровней вложенности задач	Несколько уровней вложенности задач и связи между задачами (цепочки задач)	Два уровня вложенности задач и связи между задачами (цепочки задач)
Представление задач в проектах	Канбан, календарь, диаграмма Ганта, табличный вид	Канбан, календарь, списки	Канбан, календарь, списки, таймлайн	Канбан, списки	Канбан, календарь, диаграмма Ганта, табличный вид	Канбан, календарь, диаграмма Ганта, табличный вид
Настройка рабочего пространства	Система виджетов	Только выбор периода и срочности задач	Настройка фильтров задач	Настройка фильтров задач	Система виджетов	Система виджетов
Уведомления	email, Telegram, приложения, браузер	Уведомления в приложениях, Telegram (плагин)	Только браузерные уведомления	email, Telegram, браузер	email, Telegram, приложения, браузер	email, мессенджеры, приложения, браузер
Облачное хранилище	безлимит	по 2 ГБ на пользователя	безлимит	зависит от тарифа (можно наращивать)	зависит от тарифа (можно наращивать)	2 ТБ
СЭД	Хранение, согласование + конструктор полей, распределение прав доступа	нет	Создание единой базы знаний (нет согласования и т.п.)	Создание единой базы знаний (нет согласования и т.п.)	Хранение, совместное редактирование, распределение прав доступа	Хранение, совместное редактирование, распределение прав доступа
Рабочие чаты и обсуждения	По проектам и задачам	Только на уровне задач	Только на уровне задач	Только на уровне задач	Только на уровне задач	На уровне задач + личные и общие рабочие чаты
Права доступа	Готовые роли и тонкая настройка доступов по каждой	Готовые роли и тонкая настройка доступов по каждой	Только приглашение в задачи (права у всех одинаковые)	Тонкая настройка ролей и должностей	Тонкая настройка ролей и должностей	Тонкая настройка ролей и должностей
Личные заметки	есть	нет (отдельные доски)	нет (отдельные пространства)	нет (отдельные проекты)	нет (отдельные проекты)	нет (только список личных дел)
Конструктор оргструктуры	есть	нет	нет	есть	есть	есть
API и интеграции	нет	нет	нет	небольшой набор готовых интеграций	API и большой выбор готовых интеграций	API и большой выбор готовых интеграций
CRM-функционал	нет	сбор заявок (обратная связь)	нет	Хранение контактов клиентов, воронка продаж	Весь необходимый функционал	Весь необходимый функционал

Как выбрать таск-трекер для своей команды

Есть мнение, что клиенты всегда голосуют кошельком. Но цена – не самый решающий фактор при выборе. Любой рабочий инструмент должен на 100% реализовывать те функции, которые на него возложены. Не менее важны надёжность, удобство и качественная документация для самостоятельного внедрения и обслуживания.

Общий алгоритм выбора ПО для управления проектами мы привели в отдельном материале: Как выбрать идеальную систему управления проектами для вашей команды.

Здесь лишь коротко приведем основные шаги:

Сформулировать требования к таск-трекеру (какие возможности вам нужны, и как они должны работать).
Составить список основных претендентов (оффлайн- и облачных таск-трекеров).
Отсеять неподходящих – по факту проверки на соответствие вашим требованиям.
Более детальная проверка оставшихся – на предмет удобства и простоты внедрения. Реальная проверка функционала в «боевых» условиях.
Расчёт бюджета на сопровождение и внедрение по вашим параметрам.
Окончательный выбор лучшего решения по сочетанию всех факторов.

Итоги

В реальности процесс выбора оптимального решения может занять далеко не один день. И тут становится ясно, почему владельцы бизнеса и руководители проектов стараются прислушаться к рекомендациям коллег по цеху. Чаще всего это происходит в формате сарафанного радио – по совету друга. Но этот вариант далеко не всегда работает так, как нужно. Не бывает таск-трекеров, которые бы устроили всех и во всём. Простая аналогия: всегда приходится выбирать не более двух критериев из трёх доступных – быстро, качественно, недорого.

Чтобы облегчить выбор и снизить фактор сарафанного радио, мы провели часть работы за вас. Выше представлен список наиболее интересных таск-трекеров с точки зрения доступной цены, исчерпывающего функционала и простоты внедрения в проектах.Естественно, мы будем рады тем, кто остановит свой выбор на Projecto.