Прозрачность работы как один из принципов управления проектами

Опубликовано

Наличие прозрачности крайне важно для работы любой команды, поскольку она способствует формированию отрытой и доверительной рабочей среды. Быстрый доступ ко всей необходимой информации стимулирует сотрудничество между участниками команды, помогает им своевременно согласовывать цели и задачи, избегать недопонимания и принимать обоснованные решения.

Гибкая методология управления проектами Scrum (хотя фактически идея применима к любым другим agile-методологиям) как раз опирается на прозрачность как на один из принципов эффективной работы. Два других столпа – инспекция (проверка) и адаптация. Вместе три принципа Scrum обеспечивают командам возможность эффективно справляться со сложностями, добиваясь при этом хороших результатов, особенно в сфере разработки программного обеспечения и в реализации сложных проектов.

Используя принципы Scrum в деле, команды могут развить культуру сотрудничества, встав на путь постоянного совершенствования и разумного контроля. Прозрачность в работе в этой триаде можно назвать первым и самым главным принципом. Поэтому поговорим о нём ниже.

Содержание статьи

Что такое прозрачность в работе (метод Scrum)

Прозрачность – один из основополагающих принципов Scrum, который обеспечивает всем заинтересованным сторонам чёткое представление о ходе реализации проекта, его целях и задачах. Такая открытость крайне важна для укрепления доверия внутри команды и между заинтересованными сторонами. Как итог – доступность информации стимулирует повышение прозрачности и эффективности работы.

Scrum опирается на итеративный прогресс в рамках серии ограниченных по времени циклов, называемых спринтами, которые обычно длятся от двух до четырёх недель. В это время участники команды работают вместе, дают непрерывную обратную связь и вносят корректировки. Понятно, что прозрачность всех процессов и информированность о них участников команды в таких условиях жизненно важна для будущего всего проекта.

Ключевые процедуры, такие как планирование спринта, ежедневные планёрки, обзоры спринта и ретроспективы, способствуют регулярному общению и рефлексии среди членов команды. Уделяя особое внимание прозрачности работы и сотрудничеству, Scrum позволяет командам добиваться конкретных результатов.

Прозрачность в Scrum подразумевает наглядность не только работы и её результатов, но и процессов, а также препятствий, с которыми сталкивается команда. Подробнее об управлении рисками. Развивая культуру открытости, Scrum поощряет постоянную обратную связь и итеративные улучшения, что в конечном итоге приводит к повышению качества.

Два других принципа Scrum

В классическом понимании этой методологии есть ещё два столпа:

  • Проверка — включает в себя регулярную оценку прогресса и выявление потенциальных проблем, что позволяет командам оперативно решать возникающие вопросы и устранять узкие места.
  • Адаптация — побуждает команду корректировать свою стратегию на основе информации, полученной в ходе проверок. Это способствует быстрому прогрессу и достижению поставленной цели.

Все три принципа Scrum работают в тесной связке и способствуют постоянному совершенствованию работы команды, создают надёжную среду и поддерживают гибкость.

Всё это актуально не только для работы Scum-команд. Прозрачность пойдёт на пользу любым проектам и компаниям.

повышение прозрачности и эффективности работы

Повышение прозрачности и эффективности работы

Прозрачность предполагает создание среды, в которой информация открыто распространяется и доступна всем участникам проекта.

Достичь высокого уровня прозрачности помогают различные методы и подходы:

  • Ежедневные планёрки: обеспечивают надёжную основу для обмена новостями и важными сведениями о ходе работы. Каждый участник рассказывает, что он сделал вчера, что планирует сделать сегодня и с какими трудностями столкнулся. Встреча посвящена только кроткому периоду времени, поэтому длится обычно недолго, но зато повышает ответственность участников и информирует всех о прогрессе и возникающих препятствиях.
  • Инструменты визуализации управления: использование доски Канбан или доски Scrum (во многом они схожи) помогает наглядно отобразить рабочий процесс и реальный прогресс команды. На этих досках отображаются задачи и их текущий статус, что позволяет каждому понимать, кто над чем работает и где могут возникнуть проблемы (что способствует их проактивному решению). Если задач слишком много, то можно применять WIP-лимиты. Так как задачи в проектах могут быть очень динамичными, быстро приходить и не менее быстро закрываться, логично использовать специальные программы и сервисы, о них расскажем ниже.
  • Обзоры спринтов: специальные мероприятия, которые позволяют команде демонстрировать выполненную работу заинтересованным сторонам. Во время этих встреч команда показывает результаты и собирает обратную связь.
  • Документирование процесса: ведение понятной и доступной каждому участнику проекта документации на протяжении всего процесса его реализации повышает прозрачность в работе. Когда вся документация по проекту систематизирована и легкодоступна, члены команды и заинтересованные стороны могут быть в курсе последних событий, понимать причины принятия тех или иных решений и отслеживать прогресс в развитии проекта.
  • Открытые каналы связи: поощрение открытых каналов связи, таких как общие рабочие чаты, позволяет членам команды быстро обмениваться информацией и поднимать вопросы, которые их беспокоят и могут стопорить прогресс в работе. Важно, чтобы каждый участник команды имел возможность (и чувствовал себя вправе) высказаться, задать вопросы, выдвинуть идеи. Это формирует культуру открытости и улучшает работу команд. Если общий чат создать невозможно, то у сотрудников должны быть другие прямые каналы связи с руководством проекта.

Преимущества, которые даёт прозрачность в работе

Прозрачность имеет множество преимуществ, которые улучшают командную динамику и положительно отражаются на результатах реализации проекта. Вот несколько:

  • Повышение уровня доверия: прозрачность способствует формированию доверительной атмосферы среди членов команды. Когда у всех есть доступ к одной и той же информации, это уменьшает недопонимание и способствует более тесному сотрудничеству.
  • Повышенная ответственность: благодаря чёткому представлению о задачах и прогрессе члены команды чувствуют бОльшую ответственность за свою работу, что выступает хорошей мотивацией работать лучше и быстрее.
  • Быстрое решение проблем: когда проблемы и препятствия открыто обсуждаются, а не замалчиваются, решить их можно быстрее и эффективнее. Прозрачность позволяет заблаговременно выявлять потенциальные препятствия, своевременно принимать ответные меры и минимизировать задержки в реализации проекта.
  • Повышение вовлечённости заинтересованных сторон: участие всех заинтересованных сторон приводит к более простому взаимодействию с заказчиками или с целевой аудиторией и получению ценной обратной связи (на примере VoC), что обеспечивает соответствие проекта ожиданиям.
  • Постоянное совершенствование: прозрачность способствует рефлексии и обратной связи. Команды могут правильнее оценивать происходящие процессы и учиться на собственном опыте.

Предметные инструменты повышения прозрачности

Для реализации трёх столпов Scrum (прозрачности, инспекции и адаптации) необходимо использовать эффективные инструменты, которые не только улучшают взаимодействие и коммуникацию, но и позволяют командам фокусироваться на своих целях.

Используя современные технологии, команды проектов могут создать среду, в которой информация будет легкодоступна, прогресс измерим, а адаптации могут легко интегрироваться в рабочие процессы. Вот несколько ключевых инструментов, которые пригодятся при реализации каждого из принципов:

  • Платформы для общения/коммуникации: в первую речь идёт о корпоративных мессенджерах. Но в ту же категорию можно отнести облачные хранилища (для обмена файлами и документами), сервисы для видеоконференций и созвонов, конструкторы майнд-карт и другие аналогичные инструменты. Список лучших сервисов для совместной работы.
  • Программное обеспечение для управления проектами: такие приложения, как Projecto, помогают командам учитывать все задачи, исполнителей, их статус и связи между ними. Весь проект виден как на ладони. Список 30+ инструментов проджект-менеджера.
  • Инструменты для сбора обратной связи: обычно это специальные web-формы, которые можно разместить где угодно – на своём или партнёрском сайте, поделиться ссылкой в SMS, мессенджерах, email-рассылках. Но у каждого такого инструмента может быть своя специфика: конструкторы квизов, онлайн-опросов и анкет, системы учёта ошибок и инцидентов, и т.п.
  • Инструменты для автоматизированного тестирования: незаменимы для команд, работающих над программным обеспечением и аналогичными проектами. Их цель – постоянный анализ кода и выявление дефектов на ранних этапах, чтобы команда могла быстро отреагировать на проблему.
  • Виртуальные рабочие доски: специальные платформы и сервисы, которые облегчают проведение презентаций и повышают эффективность ретроспектив. Технически легко заменяются видеоконференциями или простым обменом файлами (с подготовленными презентациями).

‍Выводы

Прозрачность в работе — это общий принцип выстраивания рабочего процесса так, чтобы все аспекты проекта могли открыто обсуждаются участниками команды и заинтересованными сторонами.

Достичь такого эффекта можно за счёт специальных инструментов и методик. Мы обозначили их выше. У прозрачности масса преимуществ, но могут быть и недостатки. Например, утечки важных данных и саботаж. В связи с этим, крайне важно заботиться о распределении прав доступа и сфер ответственности, следить за составом участников при обмене информацией. Чтобы не было накладок, с самого начала для управления проектами используйте профильные сервисы или софт.

прозрачность в работе