Как создать событие
Если вы находитесь в календаре, то для создания события достаточно кликнуть по календарной сетке.
Если вы в другом разделе, нажмите на плюс в правом нижнем углу экрана и выберите пункт "Новое событие":
Откроется окно создания события. Как и в задачах, все параметры события разделены на три колонки. Название события, кнопки сохранения и закрытия отображаются наверху над ними. В мобильной версии элементы расположены в один столбец без разделения на колонки.
Название события обязательно к заполнению и должно отражать его тему. Максимальная длина названия – 200 знаков.
Сроки и напоминания
Начало и окончание – обязательные к заполнению поля для любого стандарнтного события. Но если у события нет чёткого времени начала и окончания (например, это командировка), можно включить опцию "Весь день", тогда начало и окончание события заполнятся автоматически. Либо, если вы знаете, что событие имеет небольшую продолжительность (например, это телефонный звонок), вы можете сделать событие моментным. Всё это делается с помощью переключателя в календарике, который появляется при нажатии на даты события:
Часовой пояс – при создании события по умолчанию выбирается домашний часовой пояс (изменить домашний часовой пояс можно в разделе "Настройки календаря"). Автор события может переключить часовой пояс события на любой другой. А в календарной сетке можно выбрать, для какого часового пояса вы хотите отобразить все события.
Напоминания по событиям настраиваются относительно даты и времени начала. Как и с задачами, напоминания по событиям могут быть в абсолютных датах (например, 24 февраля в 12:00), так и в относительных (за 15 минут до начала). Подробнее об управлении напоминаниями рассказано в этой главе.
Повторы события
В блоке "Повторы события" вы можете настроить событие так, что его копии заполнят ваш календарь вплоть до выбранной вами даты. Подробнее о повторах событий вы можете прочитать в этой главе.
Важные свойства событий
Статус события – для большинства событий изменяется автоматически, поэтому обычно поле недоступно для редактирования. Более подробную информацию по статусам событий можно посмотреть здесь.
Пауза – особый статус события, который показывает, что необходимо запланировать следующий повтор события, но по нему пока нет определённости. Событие ставится на паузу нажатием на соответствующую пиктограмму. Такую же пиктограмму вы потом увидите в верхней панели в разделе "Календарь" (и оттуда сможете перейти к списку поставленных на паузу событий).
Приватность – если включить данную опцию, событие не будет видно никому, помимо его непосредственных участников. В списках приватное событие помечается значком замка.
Приоритет – это свойство события показывает, насколько для вас принципиально, чтобы все приглашенные участники посетили данное событие. Если параметр включен, то название такого события в календарной сетке выделяется красным шрифтом. В списках приоритетное событие помечается значком восклицательного знака.
Место проведения – необязательное к заполнению поле, где можно указать конкретное местоположение мероприятия, используя любое из доступных пользователю мест или создать новое место путем ввода адреса в строку поиска.
Календарь – событие в любой момент можно перенести в любой из ваших календарей. Очень важно, в каком из календарей находится ваше событие, потому что тип календаря определяет доступ к данному событию. Если вы создаёте событие в персональном календаре, то оно будет видно только непосредственным участникам и руководству. Если создавать событие в общем календаре, то оно будет видно пользователям, имеющим доступ к этому календарю. Если событие находится в корпоративном календаре, то оно будет видно всем вашим коллегам.
Ресурсы – в этом поле можно указать помещение или оборудование, необходимое для проведения событий. Событие обязано быть привязанным строго к одному календарю, но при этом может иметь связи с любым количеством ресурсов, либо не иметь их вовсе. Как и календари, ресурсы делятся на три уровня приватности: персональные, общие и корпоративные.
Формат встречи – в этом поле можно указать, очно проводится событие или в формате видеоконференции (тогда можно будет опубликовать ссылку на эту конференцию).
Контрагенты – как и задачу, событие можно связать с любым количеством контрагентов (компаний или юрлиц, как собственных, так и сторонних), указав их в этом блоке.
Проект – при нажатии на это поле откроется список проектов, в которые вы можете поместить ваше событие.
Теги и избранное – используйте эти опции, чтобы не упустить из виду важные для вас события. В отличие от приоритетности, которая настраивается для события в целом и видна всем исполнителям, избранность видна только вам, равно как и присвоенные теги. Во всех списках избранные события помечаются звёздочкой. Про то, как посмотреть размеченные тегами задачи, события, документы и пр., вы можете узнать в этой главе.
Участники события
В любом событии есть три базовых роли пользователей – автор, участники и наблюдатели.
Автор события обладает полными правами на событие, может менять любые его атрибуты (или удалить событие полностью). Также автор может приглашать любых участников и наблюдателей в свое событие.
Участник события может сдвигать событие, менять его статус, приглашать наблюдателей, создавать разовые повторы, управлять местами, контрагентами и ресурсами, а также менять формат проведения события. Но он не может повлиять на название события, его часовой пояс, приоритетность, приватность и правила повторов.
Наблюдатель – участник, непосредственное присутствие которого в событии не является обязательным. В качестве наблюдателей можно пригласить тех, кто хочет ознакомиться с результатами проведения события. Наблюдатель видит событие, может участвовать в чате, но не может редактировать никакие важные атрибуты, за исключением персональных (теги, избранность, проекты и пр.).
При приглашении участников и нблюдателей в событие им будут высланы уведомления с возможностью принятия и отклонения участия в событии. После сохранения изменений под именем появится подпись "Приглашён", а после ответа участников на уведомления – "Участвует", "Отказался" или "Под вопросом". Удалить участника автор может нажатием по ФИО в списке участников.
Кроме того, в Projecto предусмотрена возможность пригласить в событие даже тех, кто не зарегистрирован в Projecto. Для этого есть опция "Сторонний участник", при выборе которой вас попросят указать почту, на которую будет выслано приглашение и ICS-файл с параметрами события Projecto. Так сторонний участник сможет добавить его в приложение для календаря, которым он привык пользоваться.
Создание событий от имени руководства
Как и задачи, события в Projecto можно создавать от имени другого пользователя. Процесс создания такого события почти ничем не отличается от самостоятельного создания события.
Перед заменой авторства убедитесь, что вы заполнили все нужные поля, потому что потом вы уже не сможете их изменить. Чтобы начать смену авторства, нажмите на Ф.И.О., а затем "Заменить автора", в открывшемся окне со списком пользователей выберите нужного:
Автор события поменяется не мгновенно. Сначала выбранному вами пользователю придёт приглашение стать автором, и только после его согласия он заменится на автора, а вы останетесь либо на роли участника события, либо потеряете доступ к данному событию - этот выбор остается за новым автором события.
В том же меню можно выбрать пункты "Не участвую" и "Под вопросом", чтобы дать понять остальным участникам события, что вы не уверены насчёт того, что сможете присутствовать, или точно знаете, что не придете, и хотите, чтобы событие провели без вас.
Повестка события
Среднюю колонку события занимает его повестка. Подробнее о работе с повестками событий рассказано здесь.
Лента активности
Правая колонка события – универсальный чат, который объединяет комментарии, записи истории (например, о смене статуса, добавлении участников и пр.) и вложения (файлы и заметки). По умолчанию вы всегда видите комментарии и вложения. Чтобы включить или выключить разные типы содержимого в ленте активности, нажимайте на кнопки в её верхней части:
Если вам нужно прикрепить файл в веб-версии Projecto, перетащите его с компьютера в правую колонку.
Другой способ (например, если вы хотите прикрепить файл, ранее добавленный в Projecto) – кнопка-скрепка в поле добавления нового комментария, в нижней части правой колонки окна свойств задачи:
Комментарии добавляются в ленту активности с помощью формы в нижней части. Чтобы отправить сообщение, нажмите на кнопку в виде самолётика. В одном комментарии вы можете комбинировать текст и любое количество вложений.
В тексте комментария можно упомянуть другого пользователя, нажав на кнопку @, а потом выбрав человека:
Упомянутые пользователи получат об этом особое уведомление. Автор события всегда получает уведомления обо всех комментариях к нему, вне зависимости от того, был он упомянут или нет.
Автор события может скрывать любые комментарии в чате, остальные участники - только свои. Сделать это можно в течение 10 минут после публикации комментария нажатием на 3 точки и выбором соответствующей опции:
