Как создать событие

Если вы находитесь в календаре, то для создания события достаточно кликнуть по календарной сетке.

Если вы в другом разделе, нажмите на плюс в правом нижнем углу экрана и выберите пункт "Новое событие":

Откроется окно создания события. Как и в задачах, все параметры события разделены на три колонки. Название события, кнопки сохранения и закрытия отображаются наверху над ними. В мобильной версии элементы расположены в один столбец без разделения на колонки.

Название события обязательно к заполнению и должно отражать его тему. Максимальная длина названия – 200 знаков.

Сроки и напоминания

Начало и окончание – обязательные к заполнению поля для любого события. Если у события нет чёткого времени начала и окончания (например, это командировка), можно включить опцию "Весь день", тогда начало и окончание события заполнятся автоматически.

Часовой пояс – при создании события по умолчанию выбирается домашний часовой пояс (изменить домашний часовой пояс можно в разделе "Настройки календаря"). Автор события может переключить часовой пояс события на любой другой. А в календарной сетке можно выбрать, для какого часового пояса вы хотите отобразить все события.

Напоминания по событиям настраиваются относительно даты и времени начала. Как и с задачами, напоминания по событиям могут быть в абсолютных датах (например, 24 февраля в 12:00), так и в относительных (за 15 минут до начала). Подробнее об управлении напоминаниями рассказано в этой главе.

Повторы события

В блоке "Повторы события" вы можете настроить событие так, что его копии заполнят ваш календарь вплоть до выбранной вами даты. Подробнее о повторах событий вы можете прочитать в этой главе.

Важные свойства событий

Статус события – для большинства событий изменяется автоматически, поэтому обычно поле недоступно для редактирования. Более подробную информацию по статусам событий можно посмотреть здесь.

Приватность – если включить данную опцию, событие не будет видно никому, помимо его непосредственных участников. В списках приватное событие помечается значком замка.

Приоритет – это свойство события показывает, насколько для вас принципиально, чтобы все приглашенные участники посетили данное событие. Если параметр включен, то название такого события в календарной сетке выделяется красным шрифтом. В списках приоритетное событие помечается значком восклицательного знака.

Место проведения  – необязательное к заполнению поле, где можно указать конкретное местоположение мероприятия, используя любое из доступных пользователю мест или создать новое место путем ввода адреса в строку поиска.

Календарь – событие в любой момент можно перенести в любой из ваших календарей. Очень важно, в каком из календарей находится ваше событие, потому что тип календаря определяет доступ к данному событию. Если вы создаёте событие в персональном календаре, то оно будет видно только непосредственным участникам и руководству. Если создавать событие в общем календаре, то оно будет видно пользователям, имеющим доступ к этому календарю. Если событие находится в корпоративном календаре, то оно будет видно всем вашим коллегам.

Ресурс – в этом поле можно указать помещение или оборудование, необходимое для проведения событий. Событие обязано быть привязанным строго к одному календарю, но при этом может иметь связи с любым количеством ресурсов, либо не иметь их вовсе. Как и календари, ресурсы делятся на три уровня приватности: персональные, общие и корпоративные.

Проект – при нажатии на это поле откроется список проектов, в которые вы можете поместить ваше событие.

Теги и избранное – используйте эту опцию, чтобы не упустить из виду важные для вас события. В отличие от приоритетности, которая настраивается для события в целом и видна всем исполнителям, избранность видна только вам, равно как и присвоенные теги. Во всех списках избранные события помечаются звёздочкой. Про то, как посмотреть размеченные тегами задачи, события, документы и пр., вы можете узнать в этой главе.

Участники события

В любом событии есть только три роли пользователей – автор события, организатор и участники события. Автор может пригласить одного организатора и любое количество участников с помощью кнопки "Добавить участника".

При приглашении организатора и участников в событие им будут высланы уведомления с возможностью принятия и отклонения участия в событии. После сохранения изменений под именем появится подпись "Приглашён", а после ответа участников на уведомления – "Участвует", "Отказался" или "Под вопросом". Удалить участника автор может нажатием по ФИО в списке участников.

Автор и организатор имеют практически идентичные права на события: организатор так же, как и автор, может менять состав участников и атрибуты события, удалять чужие комментарии в чате. При этом автор может удалить или заменить организатора, но организатор не имеет аналогичных прав касательно автора.

Создание событий от имени руководства

Как и задачи, события в Projecto можно создавать от имени другого пользователя. Процесс создания такого события почти ничем не отличается от самостоятельного создания события.

Перед заменой авторства убедитесь, что вы заполнили все нужные поля, потому что потом вы уже не сможете их изменить. Чтобы начать смену авторства, нажмите на Ф.И.О., а затем "Заменить автора", в открывшемся окне со списком пользователей выберите нужного:

Автор события поменяется не мгновенно. Сначала выбранному вами пользователю придёт приглашение стать автором, и только после его согласия он заменится на автора, а вы останетесь либо на роли участника события, либо потеряете доступ к данному событию - этот выбор остается за новым автором события.

В том же меню можно выбрать пункт "Под вопросом", чтобы дать понять остальным участникам события, что вы не уверены насчёт того, что сможете присутствовать.

Повестка события

В повестку вы можете добавлять уже имеющиеся задачи, документы, а также текстовые пункты, которые нужно обсудить в ходе события. 

Редактировать текстовые пункты повестки можно по нажатию на их название:

Остальные атрибуты можно менять с помощью многоточия справа:

• Обработанные пункты повестки показываются бледными и по умолчанию скрываются. Чтобы повестка не перегружалась, после обсуждения пунктов и закрытия вопросов их удобно помечать обработанными.

• Отмеченные флагом пункты помечаются оранжевым значком слева. Это видно только вам, так что вы можете использовать флажки для тех пунктов, которые именно для вас являются принципиальными.
• Приватные пункты показываются со знаком замочка. Логика та же, что и с приватными задачами либо событиями. Такие пункты видит только тот, кто их написал. Используйте их для личных заметок.
• Конвертация в задачу пригодится, когда в ходе совещания становится понятно, кто отвечает за выполнение этого пункта повестки и к какому сроку. После конвертации пункт из повестки не исчезнет, но станет полноценной задачей.
• Если текстовый пункт редактировался, появляется опция Прошлые версии, позволяющая просмотреть прошлые редакции данного пункта.

У повторяющихся событий и повестка, и чат общие. Вместо того, чтобы открывать прошлый и позапрошлый повторы, чтобы вспомнить, что сделано и обсуждено, а что пока нет, все участники всегда видят общее положение дел. Все пункты повестки группируются по хронологии:

Лента активности

Лента активности – универсальный чат по событию, который объединяет комментарии, записи истории (например, о смене статуса, добавлении участников и пр.) и вложения (файлы и заметки). Он устроен аналогично задачам.

Если вам нужно прикрепить файл в веб-версии Projecto, перетащите его с компьютера в правую колонку окна события.

Другой способ (например, если вы хотите прикрепить файл, ранее добавленный в Projecto) – кнопка-скрепка в поле добавления нового комментария, в нижней части правой колонки окна свойств события:

Если у вас возникли вопросы, касающиеся события, вы можете задать их в чате. Всё устроено точно так же, как в задачах. Оставлять комментарии может любой участник события.

В тексте комментария можно упомянуть другого пользователя, нажав на кнопку @, а потом выбрав человека:

Упомянутые пользователи получат об этом особое уведомление. Автор события всегда получает уведомления обо всех комментариях к нему, вне зависимости от того, был он упомянут или нет.

В чате можно процитировать любое другое сообщение, для этого необходимо нажать аватар пользователя, сообщение которого вы хотите процитировать.

Автор и организатор события могут скрывать любые комментарии в чате, остальные сотрудники - только свои. Сделать это можно в течение 10 минут после публикации комментария нажатием на 3 точки и выбором соответствующей опции. После этого комментарий отображается бледным, а вместо текста - надпись "Комментарий скрыт":

После нажатия на кнопку-значок листа открывается модальное окно создания заметки. После сохранения заметки она отображается в ленте активности события.