Работа с документами – это не только их внесение, но еще и поиск. Когда
в компании немного документов, можно даже не пользоваться типами документов,
работая просто с единым списком. В Projecto за это отвечает первый пункт
в нижнем переключателе в разделе «Документы»:
Но по мере роста количества документов общий список быстро станет
неудобен, и всё чаще будет возникать необходимость сформировать выборку
документов по определённой теме. В таких случаях будут полезны остальные
опции группировки в нижнем переключателе:
Всего там шесть опций:
список, типы документов, люди, проекты, теги и места.
Группировка по типам документов всегда включается автоматически, её вы уже
видели на большинстве остальных скриншотов в разделе помощи.
Все остальные виды группировки устроены похожим образом: вы будете
видеть список пользователей, проектов, тегов или мест, с которыми связан
хотя бы один документ (или письмо). При нажатии на любой пункт откроется
окно с этим списком, причём документы и письма будут разнесены по
отдельным вкладкам:
Более того, группировка доступна даже внутри любого типа документа –
там будет показан такой же нижний переключатель, но без кнопки,
отвечающей за типы документов:
Наконец, для компаний, у которых количество документов исчисляется
тысячами, в Projecto предусмотрены области видимости. Они настраиваются
в заголовке раздела «Документы»:
С помощью этих переключателей вы можете оставить на виду только
документы по определённому собственному юридическому лицу или по
интересующим вас подразделениям.
Области видимости сочетаются с группировкой: сначала отсекаются все
лишние документы, не относящиеся к выбранной вами области, а затем среди
оставшихся документов срабатывает группировка. Дополнительно настроить
отображаемые результаты вы можете с помощью фильтрации, о которой
рассказано
в этой главе.
Если в «Настройках документов и писем» включена опция «Использовать личный документооборот», то ваши личные документы будут доступны по дополнительной кнопке «Личные» вверху экрана.