Раздел CRM в Projecto устроен практически так же, как раздел “Процессы”, да и сами воронки CRM фактически являются разновидностью процессов, только вместо задач по этапам внутри них перемещаются сделки. Если вы уже знакомы с тем, как работает раздел “Процессы”, разобраться в CRM будет намного проще.
Основной интерфейс для воронок – канбан-доска. Любая сделка либо находится в специальной воронке “Все сделки” (в ней нет канбана), либо привязана к конкретной воронке. Сделка не может участвовать сразу в нескольких воронках, потому что это приводило бы к постоянным конфликтам в автоматизации.
Как и в процессах, в воронках CRM можно настроить любое количество правил, которые будут управлять движением сделок, назначением ответственных и наблюдателей, написанием комментариев, сменой статусов и многими другими атрибутами. Работу воронок можно полностью автоматизировать – например, сделки могут автоматически создаваться из писем, перемещаться в нужные столбцы, а затем закрываться как выполненные.
Создать воронку имеет право любой пользователь Projecto с помощью универсальной кнопки плюса в разделе «CRM».
При создании воронки потребуется указать минимально требуемые атрибуты – название, участники, этапы и связь с группами:
Уровни приватности воронок такие же, как у проектов и процессов: приватные воронки видят только непосредственные участники, стандартные воронки видят руководители участников и те, кого позвали в вышестоящие группы воронок, а корпоративные воронки гарантированно видит вся компания (кроме ограниченных аккаунтов). Как и у проектов с процессами, создание корпоративных воронок ограничено, на это имеют право только пользователи с уровнем доступа “Процессы” в профиле.
При открытии ранее сохраненной воронки вы сразу попадете в её канбан. Каждый этап воронки – это столбец канбана. Первым по счёту идет неудаляемый столбец для нераспределенных сделок, куда будут попадать все сделки, созданные в этой воронке или прикрепленные к ней.
Нажав на кнопку “Редактировать” в правом верхнем углу, вы откроете конфигуратор воронки. Он похож на канбан, но принципы работы с режимом конфигуратора совсем другие. Слева вы увидите все возможные атрибуты воронки (их больше, чем при создании воронки). Справа – тоже столбцы канбана, но внутри уже будут не сделки, а правила, регулирующие обработку этих сделок.
Работе с правилами в воронках посвящена отдельная глава, а в этой мы разберем основные атрибуты самих воронок.
Участники воронок
Виды ролей в воронке полностью совпадают с процессами – у автора максимальные права, эта роль нужна для основного бенефициара воронки (например, вышестоящего руководителя). Только автор может удалить воронку окончательно. Руководитель воронки может звать остальных участников и работать с конфигуратором. Участник воронки не имеет доступа к конфигуратору, но гарантированно видит все неприватные сделки в этой воронке.
Карточка воронки
По умолчанию в списке воронок видны только названия, автор и руководитель. Если в вашей компании много воронок и хочется видеть наиболее важную информацию по ним прямо в списке, вы можете настроить карточки воронок. Логичнее всего сделать это в группах воронок, указав там поля, которые нужно будет заполнить у каждой воронки. Затем эти поля появятся в блоке “Карточка воронки”. Обратите внимание, что некоторые поля могут быть обязательными к заполнению. Если они пусты, Projecto не даст вам сохранить никакие изменения в воронке, пока вы их корректно не заполните.
Источники сделок
Этот блок полезен, если вам нужно создавать новые сделки автоматически. Projecto умеет делать это на основе писем. Когда вы создаете источник, Projecto регистрирует специальный служебный почтовый ящик – он и называется источником сделок. Любые письма, приходящие на эту почту, будут обработаны в течение 10 минут и превратятся в новые неразобранные сделки в данной воронке.
В целях безопасности настоятельно рекомендуем вам при создании источника ограничить почтовые адреса, с которых будет приниматься почта. Если вы этого не сделаете, то любой, кто знает служебный адрес почты источника, сможет влиять на появление сделок у вас в CRM.
Источник умеет работать с письмами в двух режимах:
- письмо целиком – весь текст письма воспринимается как одно большое текстовое поле. Например, оно целиком может быть записано в описание сделки
- как поля и значения – наиболее полезная опция, особенно если вы можете повлиять на содержимое писем. Например, если письмо формируется при заполнении формы регистрации у вас на сайте, вы можете оформить каждую строку письма в формате “Поле: значение” (например, “ФИО: Иванов Сергей Петрович). Тогда Projecto будет обрабатывать каждую строку независимо, и сможет заполнить значениями этих полей разные атрибуты сделок (и даже кастомные поля в их карточках).
Кроме того, для каждого источника вы можете настроить, как будет формироваться название автоматически создаваемой сделки, кто будет ее автором и какая у нее будет дата.
Настройка источников – не самая простая задача, поэтому рекомендуем обратиться к администраторам вашей компании за помощью или в обратную связь Projecto.
Группы и приватность
Воронка может относиться к любому количеству групп. Но учтите, что это влияет на доступы и на карточку воронки. Например, в одну группу приглашены одни пользователи и там свой набор полей для карточки воронки, в другой – совсем другие пользователи и другой набор полей. Когда вы добавите воронку сразу в обе группы, все эти пользователи получат доступ к ней и увидят сделки внутри, а в карточку сделки подставятся поля сразу из обеих групп, и все их придется заполнять.
Опция “Дать полные права на сделки в воронке” позволяет снять ограничения на работу для команды воронки. Автор воронки может дать полный доступ себе, себе и руководителю или вообще всем прямым участникам воронки – тогда эти люди будут иметь авторские права на все сделки внутри и смогут делать с ними что угодно. Это полезно для наведения порядка без лишних согласований.
Импорт сделок в воронку
Кнопка позволит вам массово импортировать сделки, причем сразу привязать их именно к редактируемой сейчас воронке. В остальном все работает так же, как устроена опция “Импорт сделок” в настройках Projecto: скачиваете образец XLSX-файла, заполняете его, делаете пробный импорт первых нескольких строк, проверяете результат, после чего соглашаетесь на полный импорт всего файла.
Настроить карточку сделки
Эта опция позволяет настроить карточку сделки внутри данной воронки. Обратите внимание: речь тут про сделки, а не про карточку самой сделки. Если вам нужно, чтобы любая сделка, создаваемая внутри вашей воронки или прикрепляемая к ней, имела определенный набор полей (в том числе обязательных для заполнения), то настроить это можно как раз с помощью данной кнопки.