Самое сложное в работе с процессами – настройка правил автоматизации. Перед этим желательно понимать, как устроен ваш бизнес-процесс, и полезно иметь его блок-схему.
Каждый этап (столбец канбана) – это по сути состояние задачи. А каждая стрелка на блок-схеме бизнес-процесса – это отдельное правило в конфигураторе процесса в Projecto.
Правило в процессе состоит из двух частей – условия (что должно случиться, чтобы правило сработало) и действия (что именно изменится в задаче при срабатывании правила).
Условие в любом правиле минимум одно – “задача перемещается на данный этап” и “задача находится на данном этапе”. Выбрав вариант “задача находится на данном этапе”, вам придется указать еще одно любое условие, иначе бы это правило срабатывало постоянно для всех задач в столбце.
Условия могут объединяться в цепочку с условием И либо ИЛИ – так вы управляете тем, сработает правило при выполнении любого условия или нужно, чтобы сработали сразу все условия.
Что касается действий, то для сохранения правила нужно как минимум одно. Но вы можете выбрать и больше, они сработают в том порядке, в котором указаны в настройках правила.
Разберем на одном примере. Допустим, нам нужно автоматизировать постановку задач-черновиков и оповещение участников процесса при ее перемещении в столбец “Реализация начата”. Автоматизация будет срабатывать при перемещении в столбец, поэтому базовое условие – “задача перемещается на данный этап”. Правило должно срабатывать только на черновиках, поэтому потребуется добавить еще одно условие – “Задача находится в статусе” и указать там “Черновик”. Между условиями должен быть оператор И.
Теперь остается настроить действия. Нужно поставить задачу в работу, поэтому выбираем “Сменить статус задачи” и указываем “В работе”. Нужно пригласить исполнителя, выбираем “Добавить подзадачу” и выбираем, кто станет исполнителем. Наконец, нужно настроить отсылку уведомления, поэтому выбираем еще и действие “Отправить уведомление”, заполняем текст и указываем аудиторию получателей.
Всё, правило можно сохранять. Если в процессе большинство правил однотипные, вам не придется вбивать все условия и действия с нуля каждый раз, можно нажать на кнопку “Дублировать правило” и изменить только нужные атрибуты. Кроме того, правила в конфигураторе можно свободно перемещать между этапами.
Projecto следит за тем, как одни правила влияют на другие, и не допускает зацикливания. Например, сработка правила перекидывает задачу в другой столбец, а там настроено правило, перемещающее задачу обратно в первый столбец. В такой ситуации задача не будет бесконечно скакать туда-сюда, а переместится один раз в другой столбец и один раз обратно.