Процессы — это инструмент, который берет на себя рутинную работу и помогает задачам двигаться по нужному сценарию без постоянного контроля со стороны сотрудников и руководителей.
Представьте, что вам больше не нужно вручную создавать десятки задач, назначать ответственных, напоминать коллегам о сроках и переносить карточки между этапами. С процессами вы один раз настраиваете логику: ЕСЛИ задача попала на этап «Согласование» — ТО начальнику приходит уведомление, а в IT-отделе создается связанная задача. Система делает всё за вас.
Процессы помогают превратить вашу канбан-доску в умную систему управления, которая сама двигает работу к результату, контролирует сроки и исключает человеческие ошибки. Это позволяет ускорить работу и освободить время для действительно важных задач.
Как это работает
Разберем пошагово:
1. Создание процесса
В соответствующем разделе нажимаем на «+» и выбираем «Создать процесс»:
Вводим данные в появившемся окне и сохраняем.
Теперь переходим к работе над самим процессом:
2. Добавление этапов
Внутри процесс будет выглядеть как канбан, но пока здесь только один столбец. Чтобы настроить нужные вам столбцы, нажмите на кнопку «Редактировать»:
Добавляем этапы, которые позже будут располагаться в виде отдельных столбцов:
Заполняем данные каждого этапа:
3. Настройка правил автоматизации
Чтобы автоматизировать работу, нужно добавить правила на каждом этапе: что, когда и как изменяется.
Сначала прописываем условие, когда правило будет срабатывать — при перемещении или нахождении задачи на этом этапе. Можно добавить несколько условий и решить, как они будут срабатывать – при выполнении любого из условий или при одновременном выполнении всех условий.
Затем нужно настроить действия – это то, что будет автоматически происходить с задачей при выполнении условий:
Настроенные правила потом можно свободно перетаскивать между этапами:
Процессы — это возможность один раз настроить правила работы компании и больше не выполнять одни и те же действия вручную.
Ознакомиться с видеоинструкцией и узнать подробности о настройке процессов можно здесь.