Проекты и процессы в Projecto – похожие, но не одинаковые сущности. Проект направлен на реализацию конкретных целей и носит разовый характер. Предполагается, что для достижения этих результатов собирается команда, ставятся задачи, а когда все достигнуто, проект закрывается.
В противоположность этому, процессы являются цикличными, постоянно воспроизводящимися. В проектах, как правило, есть четко определенные начало, вехи и дедлайн, а у процесса нет никаких дат и нет деления на цели. Более того, разные однотипные задачи в процессе могут выполняться параллельно и находиться на разных этапах. Например, “Постройка нового офиса” определенно будет проектом, в котором состав задач каждый месяц будет меняться, а “Онбординг новых сотрудников” – точно будет процессом, и в любой момент времени там будут однотипные задачи.
Projecto предлагает для проектов и процессов схожие принципы работы, но разные инструменты. Основа процессов – канбан-доска. В отличие от проектов, в процессах канбан активен всегда и не может быть выключен. Из-за этого любая задача может быть одновременно связана только с одним процессом.
Наиболее важное отличие канбан-досок в процессах – поддержка автоматизации. Поскольку процесс рассчитан на постоянное перемещение задач между этапами согласно правилам и регламентам, можно настроить любое количество правил, которые будут управлять движением задач, назначением исполнителей и наблюдателей, написанием комментариев, сменой статусов и многими другими атрибутами. Если это необходимо, процесс вообще может быть полностью автономным и работать без участия автора или руководителя – например, задачи могут автоматически создаваться из писем, перемещаться в нужные столбцы, а затем закрываться как выполненные. В этом разделе помощи мы постараемся разобраться с тем, как устроена автоматизация в процессах.