Как создать задачу

Создание задачи доступно из любого раздела Projecto. Для создания новой задачи нажмите на плюс в правом нижнем углу экрана:

Откроется окно создания задачи. Все параметры задачи разделены на три колонки. Название задачи, кнопки сохранения и закрытия отображаются наверху.

Название задачи обязательно к заполнению и должно отражать её суть. Максимальная длина названия – 200 знаков. Старайтесь формулировать названия задач так, чтобы по ним было ясно, что именно нужно сделать: "Подготовить...", "Найти...", "Сформировать..." и пр.

Параметры задачи

Дата начала работы - не отображается, пока вы не выбрали срок выполнения задачи. Срок выполнения задачи не может быть раньше даты начала работы.

Приватность – если включить данную опцию, задача не будет видна никому, помимо её непосредственных участников. В списках задач приватная задача помечается значком замка.

Приоритет – это свойство задачи показывает, насколько для вас принципиально, чтобы все результаты были достигнуты в срок.

Приоритетные задачи показываются во всех списках с восклицательным знаком. Приоритетностью нужно пользоваться в меру – все задачи у исполнителей не могут быть приоритетными одновременно.

Напоминания – для каждой задачи и подзадачи можно установить свои напоминания, напоминания каждый участник устанавливает для себя. Напоминания по умолчанию, установленные в настройках подставляются автоматически.

При нажатии на значок напоминаний открывается окно с настройками напоминаний за период, по дате или повторяющиеся напоминания. Для напоминаний по дате можно написать пояснение, нажав на значок файла и в открывшемся окошке написать текст напоминания. Подробнее об этом читайте здесь.

Места и поездки

Для того, чтоб обозначить для участников куда именно нужно ехать, и получать уведомления о приезде на место, к задаче можно прикрепить место и поездку. Для этого необходимо нажать на "Место не указано" и в открывшемся окне выбрать уже созданные корпоративные или личные места и поездки. 

Если подходящего адреса нет, то в Projecto можно создать временное место. Для этого в открывшемся окне необходимо вбить адрес в строке поиска и выбрать нужный адрес из найденных.

В этом же окне вы увидите запланированные поездки, с которыми тоже можно связать задачу.

Места и поездки можно добавлять не только по отдельности - если место, например, уже добавлено, то кликом по нему и выбором опции "Смена места проведения" можно прикрепить также и поездку.

Открепить поездку/место можно кликом по ним и нажатием на "Открепить от поездок"/"Открепить от мест".

Повторы задачи

В блоке "Повторы задачи" вы можете настроить повторение задачи, так, чтобы повторы копировались с заданным интервалом. Подробнее о повторах задач вы можете прочитать в этой главе.

Проекты

При нажатии на это поле откроется список проектов, в которые вы можете поместить вашу задачу. Допускается прикрепление любого количества проектов. Видимость проектов, прикрепленных к задаче, для исполнителей и наблюдателей по задаче, регулируется типом проектов (личные проекты видны только тем, кто участвует в них, а корпоративные видны всем).

Если в выбранном проекте есть цели, то вы сможете привязать задачу к одной из них, чтобы содержимое проекта было лучше структурировано. Для прикрепления цели проекта к задаче необходимо нажать на название проекта, на "Указать цель в проекте" и выбрать цель.

Предшествующие и зависимые задачи

Для задачи со сроком, прикреплённой к проекту, доступен выбор предшествующих и зависимых задач. Связи между задачами в проекте отображаются на графике Ганта. У выбранных задач должен быть определённый срок выполнения, который не пересекается с данным. В ином случае Projecto предупредит, что построенный график будет некорректным.

Потрачено на задачу

В данном блоке отображается сумма продолжительностей всех событий, у которых данная задача отображается в повестке. После нажатия на кнопку "Новое событие по задаче" открывается модальное окно события, при этом данная задача отображается в его повестке. Таким образом сотрудники могут фиксировать время, потраченное на работу, а руководители - отслеживать её выполнение.

Задача может не относиться ни к одному из проектов. Если у вас не так много задач, вы можете не использовать проекты вовсе. Но если вас пригласили в какие-то общие рабочие проекты, старайтесь создавать новые задачи именно в них, чтобы они были видны остальным коллегам и не потерялись.

Теги и избранность задачи

Задачи, как и любые другие сущности в Projecto, можно помечать текстовыми метками (например, "важно", "на потом", "клиенты"). Другие пользователи не увидят ваши теги, поэтому использовать их можно так, как удобно лично вам.

Про то, как посмотреть размеченные тегами задачи, события, документы и пр., вы можете узнать в этой главе.

Избранная задача – используйте эту опцию, чтобы не упустить из виду важные для вас задачи. В отличие от приоритетности, которая настраивается для задачи в целом и видна всем исполнителям, избранность видна только вам, а каждый исполнитель сам решит, отмечать её у себя избранной или нет.

Во всех списках избранные задачи помечаются звёздочкой справа.

Делегирование задачи

Изначально в данном блоке вы будете видеть самого себя. Рядом с вами будут указаны срок и статус задачи. Если вы создаёте задачу сами себе, то почти ничего больше менять не требуется – настройте для себя срок выполнения, а когда задача будет выполнена, поменяйте ей статус с помощью кнопок.

Важно обратить внимание на статус задачи: он подставляется согласно вашим настройкам. Если статус – черновик, задачу не увидит никто, кроме вас. Чтобы задача могла уйти в работу или была видна вашему руководителю, она должна быть в статусе "В работе". Подробнее об остальных статусах задачи вы можете узнать в этой главе.

Чтобы отредактировать срок, просто нажмите на него. У задач необязательно заполнять время – вы можете оставить это поле пустым, и тогда срок будет отображаться просто в виде даты. Можно стереть и саму дату, тогда задача сохранится без срока.

Если вы хотите добавить в задачу исполнителей, сделайте это с помощью кнопки "Добавить участника", выбрав роль "Исполнитель". Подробнее о перепоручении задач другим пользователям рассказано в данной главе.

Наблюдатели по задаче

Наблюдатели – пользователи, которые сами не участвуют в реализации задачи, но следят за ходом её исполнения. Наблюдателей имеет право добавлять только автор задачи. Наблюдатели будут в курсе изменений статуса задачи и подзадач, а также будут видеть всю переписку в чате.

Руководители тех, кто назначен исполнителями в неприватные задачи, и так видят всё её содержимое, поэтому звать их в качестве наблюдателей в задачу не всегда нужно.

Описания задачи

Описание задачи – область, в которой при необходимости можно оставить пояснения к задаче. Неприватные чекбоксы и пункты, которые добавил автор, видят все участники задачи. Описание, добавленное наблюдателем или исполнителем, доступно только ему. В описание можно написать всё, что не помещается в название в виде текстовых пунктов и чекбоксов.

Лента активности

Лента активности – универсальный чат по задаче, который объединяет комментарии, записи истории (например, о смене статуса, добавлении участников и пр.) и вложения (файлы и заметки). По умолчанию вы всегда видите комментарии и вложения. Чтобы включить или выключить разные типы содержимого в ленте активности, нажимайте на кнопки в её верхней части:

Если вам нужно прикрепить файл в веб-версии Projecto, перетащите его с компьютера в правую колонку окна задачи:

Другой способ (например, если вы хотите прикрепить файл, ранее добавленный в Projecto) – кнопка-скрепка в поле добавления нового комментария, в нижней части правой колонки окна свойств задачи:

После нажатия на кнопку-значок листа слева открывается модальное окно создания заметки. После сохранения она отображается в ленте активности:

Комментарии добавляются в ленту активности с помощью формы в нижней части. Чтобы отправить сообщение, нажмите на кнопку в виде самолётика.

В тексте комментария можно упомянуть другого пользователя, нажав на кнопку @, а потом выбрав человека:

Упомянутые пользователи получат об этом особое уведомление. Автор задачи всегда получает уведомления обо всех комментариях к ней, вне зависимости от того, был он упомянут или нет.

Автор задачи может скрывать любые комментарии в чате, остальные сотрудники - только свои. Сделать это можно через 9 минут после публикации комментария нажатием на 3 точки и выбором соответствующей опции:

Где найти созданную задачу

Все задачи, в которых вы автор, перечислены в разделе "Задачи" на вкладке "Мои":

Вам регулярно будут нужны и остальные вкладки в этом разделе:

• Все – показывает сразу все задачи, которые вас касаются;
• Порученные мне – задачи, по которым вы являетесь исполнителем;
• На контроле – задачи, по которым вы перепоручили работу кому-то ещё и принимаете результаты;
• Под наблюдением – задачи, в которые вас пригласили наблюдателем;
• Просроченные – задачи, которые вы не сдали или не проверили вовремя.