Типы документов

Типы документов используются для каталогизации документов в буквальном смысле: внутри каждого типа вы найдёте относящиеся к нему документы. Сами типы, если их накопится много, тоже можно сортировать по группам, аналогично проектам.

Список всех типов вы можете увидеть в разделе "Документы". Сами типы – это строки в списке, а группы – секции, которые можно схлопывать или расхлопывать:

Списки документов внутри типов устроены точно так же, как в остальных разделах Projecto. Там поддерживается фильтрация элементов на лету по разным критериям:

Если в списке документов какой-либо из пунктов отмечен красным, это означает, что какие-то из обязательных полей в его карточке не заполнены. Обычно такая ситуация возникает, если при редактировании типа документа было добавлено какое-либо новое обязательное поле.

Если в "Настройках документов и писем" у сотрудника включена опция "Использовать личный документооборот", то в разделе "Документы" появляется раздел "Личный", где пользователь может хранить личные письма, документы и типы документов. Если у пользователя нет прав на документооборот, типы документов, которые он создал, отображаются лишь у него и не являются частью общего документооборота.

Образцы документов

Для наиболее популярных и важных типов документов могут быть предусмотрены образцы документов – пустые бланки, формы или примеры заполнения. Если в каком-либо из типов есть образцы, то на экране с документами внутри этого типа в левом нижнем углу вы увидите соответствующую иконку:

Всё, что написано ниже, касается только пользователей, у которых есть права на документооборот. Рядовым сотрудникам эти возможности недоступны, но вы можете ознакомиться с ними, чтобы понимать, как проводится настройка типов документов.

Редактирование типов документов

Пользователям с правами доступа к документообороту в списке типов документов будут видны кнопки "i", которые открывают окно настройки типа:

В окне свойств типа документов можно управлять составом и порядком полей в карточке документов, настраивать подсказки и значения по умолчанию, добавлять и редактировать маршрут согласования, загружать образцы документов, а также настраивать следующие параметры:

• Требовать указание контрагентов в документе - если параметр включен, для документов этого типа нельзя будет сохранить изменения, не прикрепив к ним хотя бы одного контрагента;
• Группа - можно выбрать любую существующую группу типов;
• Показывать в списках документов - выбранное в этом поле значение определяет, какая дата у документов будет показываться в списках в последнем столбце;
• Разрешить добавление полей в свойствах документов - если параметр включен, внутри документов, созданных в данном типе, в карточку можно будет добавлять новые поля. Эти поля не добавляются в карточку типа, а доступны лишь в самих документах, где они были добавлены;
• Доступ к типу документов - здесь вы можете ограничить создание документов выбранного типа или ограничить видимость самого типа. При выборе любого варианта появляется блок выбора пользователей. Отметьте тех, которым вы хотите предоставить доступ к типу документов;

Кроме того, пользователям с правами на документооборот доступны следующие действия:

• Создать копию - при нажатии копия типа документа открывается в новом окне.
• Скачать все документы - после нажатия начнется скачивание содержимого всех документов единым архивом.
• Принудительно обновить карточку - после нажатия в карточку документа записываются все поля, дополнительно добавленные внутри всех документов данного типа.
• Удалить тип - возможно только для пустых типов документов. Если там есть документы, их предварительно нужно проверить и перенести в другие типы.

Карточки документов

В средней колонке окна свойств типа документов можно редактировать карточку (если у вас есть права на документооборот). Здесь располагается список всех ранее добавленных полей и плюс для создания нового поля:

Для каждого поля указываются:

• название
• тип: длинный текст, число, селект (выбор из вариантов), дата, свитч (переключатель) или организация (выбор из корпоративного списка контрагентов)
• лимит (максимально допустимая длина значения)
• плейсхолдер (серый текст, который будет виден, пока пользователь не начнёт вводить значение поля)
• значение по умолчанию (подставится в поле) – в этом случай плейсхолдер теряет смысл
• обязательность к заполнению
• отображение в списках – если включить эту опцию, столбец с данным полем будет виден при просмотре списка документов этого типа

Если удалить из типа документов какое-то поле, это повлияет на карточки всех ранее добавленных документов, поэтому с данной опцией нужно быть максимально осторожными.

В дальнейшем при необходимости дополнительные поля из карточек документов можно добавить в тип документа, к которому относятся данные документы, с помощью кнопки "Принудительно обновить карточку".

Маршрут согласования

Для любого типа документов можно включить обязательное согласование всех документов, которые переводятся из статуса "Готовится" в статус "Действует". Чтобы сделать это, в окне свойств типа документа нужно заполнить маршрут согласования.

Маршрут состоит из любого числа очередей, в каждой из которых может быть 1 или более пользователей. Очередь показывает, в каком порядке пользователи из маршрута согласования будут получать уведомления о необходимости ознакомиться с документом. Например, если перед проверкой директором документ должен быть проверен 5 специалистами, нет смысла сразу беспокоить директора уведомлениями о каждом документе – к нему на проверку документы должны попадать только после одобрения всеми остальными.

Последняя очередь в маршруте согласования всегда называется "Финальное решение". Если маршрут согласования только начал создаваться, первая очередь будет и последней, но лишь до тех пор, пока вы не добавите кого-то еще:

За добавление новой очереди отвечает кнопка под маршрутом согласования. За добавление людей в существующую очередь – плюсы справа от номера соответствующей очереди.

При нажатии на название очереди вы увидите меню настройки этой очереди. Здесь можно выбрать, как должно происходить согласование (нужно ждать одобрения каждого из участников очереди или достаточно любого из них) и передвинуть очередь выше или ниже:

Отдельное меню появляется при нажатии на цветные плашки рядом с участниками. Самая важная опция в нём – будет ли у пользователя право вето. Если у пользователя есть право блокировки, то в случае отказа одобрить документ процедура согласования тут же завершится. Если нет – согласование продолжится на следующие очереди, но все увидят, что пользователь был против. В этом же меню можно заменить или удалить любого участника очереди:

Пользователям Projecto, настраивающим маршруты согласования, необходимо учитывать следующие правила:

• Если удаляется последний из участников любой очереди, немедленно удаляется и сама очередь;
• Если в результате перемещения какая-либо очередь согласования становится последней, то плашки ролей в ней меняются на "Финальное решение". Если последняя очередь перестаёт быть последней, плашки в ней меняются на "С правом блокировки";
• Блок "Маршрут согласования" является неотъемлемой частью типа документов, при копировании типа весь маршрут тоже скопируется;
• Если маршрут был добавлен для существующего типа документов, согласование не затронет документы, которые уже находятся в статусах "Действует" или "В архиве". Но если им отредактировать содержимое или поменять статус на "Готовится", то с этого момента согласование потребуется и для них;
• Если маршрут согласования редактируется у существующего типа, то по новому маршруту будут согласовываться все новые документы, а также все действующие документы при редактировании содержимого или смены статуса на "Готовится". Те документы, которые в момент редактирования маршрута у типа были в процессе согласования, смена маршрута не затронет, их можно будет согласовать по прежнему маршруту.