Пример метода «1-3-5»: планируем правильно

Ещё один подход к приоритизации задач, который поможет планировать и личные дела, и рабочие проекты. Речь о методе «1-3-5», или Принципе 9 дел. Технически он максимально прост и похож на матрицу Эйзенхауэра или Eat-that-frog.

Кто создал метод 1-3-5

Некоторые считают авторами Александра Кавулакоса и Кэтрин Миншью, которые описали свой подход в книге «The New Rules of Work: The ultimate career guide for the modern workplace». Другие уверены, что концепция была разработана Бетти Лю, вице-председателем Нью-Йоркской фондовой биржи.

Как бы там ни было, метод «1-3-5» получил популярность благодаря Крису Гильбо, который решил поделиться оригинальной идеей приоритизации в блоге. Также ограничение в 9 дел на день рассматривалось в разных исследованиях, связанных с когнитивными нагрузками. Их авторы – Джон Свеллер, Джордж Миллер, Дж. Леппин, Ф. Паас, К. П. М. Ван дер Влейтен и другие.

В некоторых обозначенных выше работах говорилось, что 9 задач – слишком много, ведь их сложность может различаться. Вывод: логично сократить этот список примерно до 5-7 дел. Таким образом, модель «1-3-5» обозначает комфортное для человека количество целей на день, которое возможно достигнуть.

Главные принципы метода 1-3-5 – как он работает

Правило «1-3-5», или Принцип 9 дел — это метод тайм-менеджмента, который предполагает выделение из списка дел одной крупной задачи, трех средних и пяти мелких. Их нужно завершить за определенный промежуток времени (в классическом варианте — за 24 часа, но в бизнесе может быть по-другому).

Для того, чтобы определить приоритетность задач, нужно распределить их по сложности. Это поможет снизить нагрузку и повысить личную или рабочую продуктивность.

Первым выполняется самое крупное и важное дело, далее — три задачи со средней значимостью, в конце – рутина (до пяти задач). Получаются те самые «один-три-пять», а в сумме – 9. Если задач больше, они распределяются по дням недели по той же самой схеме.

Важно! Не должно быть больше одной приоритетной задачи в сутки.

Как работает метод 1-3-5: пример

Самое сложное — начать, то есть составить список. Как распределить задачи и как понять, в какую из трёх групп отнести в каждую из них? Лучший вариант — классифицировать дела по возможному времени выполнения и по усилиям, которые потребуется приложить. Подробнее об оценке задач.

Коротко: на выполнение крупной задачи уйдёт больше всего времени, поэтому в день можно взять только одно такое дело. На выполнение самой мелкой задачи может потребоваться всего несколько минут.

Углубимся в подробности:

Крупная задача: выполнение занимает более двух часов, может требовать участия нескольких человек, имеет высокую срочность.
Средняя задача: выполнение занимает около часа, решить нужно быстро, но есть небольшой запас времени; обычно является частью более крупного текущего проекта или задачи (про декомпозицию).
Мелкая задача: выполнение занимает от 10 минут до часа, особых усилий не требует, большой важности нет.

Выполнение самой сложной задачи в числе первых мотивирует на то, чтобы справиться с более легкими проектами. Вот так это преподносится в методике «Съешь эту лягушку». Кроме того, некоторые исследования доказывают, что разнообразие задач повышает продуктивность работника в целом.

Плюсы метода 1-3-5

Расстановка приоритетов. Делается один раз в процессе составлении плана, после чего не нужно ломать голову над очередностью дел.
Удобство и простота. Гораздо удобнее разделить все обязанности на категории и придерживаться плана их выполнения, чем в процессе работы взять несколько крупных задач и ничего не успеть.
Руководство к действию. Вы точно знаете, какая задача отнимет больше всего времени, и (в идеале) начнете именно с неё.
Меньше прокрастинации. Когда всё чётко и понятно, у мозга меньше поводов «зависнуть» и уйти в сторону просмотра коротких видео.
Сохранение мотивации. Выполнение плана пункт за пунктом продвигает вас к конечной цели, достижения которой даст почувствовать удовлетворение.
Объективная оценка продуктивности. Закрывая дневной план, человек видит, сколько у него реально ушло времени на каждое из дел и нужно ли работать над повышением продуктивности.
Лояльность. Если какую-то задачу не удалось выполнить сегодня, она переносится на завтра. У метода нет никаких санкций (если не считать ваши угрызения совести и возможные последствия для проекта).

Минусы метода 1-3-5

Сложно разделить задачи на категории или отбросить те, которые не влезли в план.
Есть соблазн включить в список больше 9 дел (нельзя – быстро приведёт к выгоранию).
Даже 9 задач может оказаться слишком много, если они скомпонованы неправильно.
Если отложить важную задачу на вечер, можно утратить мотивацию к выполнению более мелких дел в течение дня. По этой причине самые серьезные обязательства стараемся реализовать в первую очередь, пока есть силы и запас времени.

Метод 1-3-5 в бизнес-планировании

Хотя принцип 9 дел разрабатывался для персонального применения (пусть и преимущественно в рабочей среде), это не помешало масштабировать его до уровня бизнеса. Так появилась методология бизнес-планирования «1-3-5».

В этом случае у цифр «1-3-5» будет другая расшифровка.

«1» — это главная цель, к которой стремится бизнес в течение определенного периода времени (например, 12 месяцев). Она может быть связана с развитием бизнеса, расширением команды, увеличением доли рынка – самая важная цель на ближайший год. Можно взять и более короткий срок, хоть 6 недель. Но нужно быть реалистом в отношении того, чего можно достичь за столь короткий срок.

Пример: выйти на новый рынок в СНГ (расшириться на соседний город, запустить сеть франшиз, открыть новый завод – масштаб цели зависит от уже созданного бизнеса и амбиций его руководства).

«3» – это три критически важные цели, которые позволят реализовать задуманное (то есть задачу под номером один) в отведенное время. Самое сложное на этом этапе – снизить количество важных дел до трех. Сделать это необходимо для того, чтобы понимать, чему именно необходимо уделять больше внимания, сил и времени, отодвинув на второй план другие приоритеты. Для каждой из трех задач подробно описывается фронт работ.

Пример: повысить экспорт товаров на 10 миллионов в год (запустить линейку товаров, открыть новый отдел на предприятии, выкупить бизнес конкурентов, «выйти» на маркетплейсы).

«5» — это пять целей, к которым нужно стремиться для успешного выполнения каждой из трех критически важных задач, выделенных ранее. Эти цели помогут отслеживать прогресс по мере движения по плану «1-3-5». На этом этапе можно делегировать задачи другим людям.

Пример: заключить договоры с пятью новыми поставщиками (добиться налоговых льгот, купить земельный участок под новый завод, увеличить штат менеджеров по продажам на 20%).

Источник описывает эту модернизированную методологию как признанную и получившую несколько наград, хотя в русскоязычном сегменте интернета о ней практически нигде не упоминается. Впрочем, это не значит, что ее нельзя использовать в российских реалиях для стратегического планирования. С помощью этой методологии можно презентовать глобальные планы всем командам внутри организации, чтобы сотрудники сосредоточились на важном.

Задач или целей в стратегическом плане может быть и больше девяти, но нужно помнить: максимальный приоритет – тем ориентирам, что выбраны в подходе «1-3-5».

Методология «1-3-5» успешно сочетается с популярной системой постановки целей OKR (Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты»), поскольку в последней измеримые промежуточные цели признаются ключевыми результатами.

5 советов, как извлечь максимум пользы из метода 1-3-5

1. Правильно разграничьте задачи

Крупная задача — это задача, для выполнения которой требуется больше всего времени и усилий, в то время как для выполнения мелкой цели требуется меньше и того и другого. Очевидно, но многим нужны определённые ориентиры (пусть даже и субъективные), которые представлены в различных методах приоритизации.

Если важнейшая задача, по вашим ощущениям, займёт весь день или даже больше — разбейте её на более мелкие. Невыполнимых задач в списке быть не должно.

Пример: стоит цель провести ребрендинг компании. Не стоит указывать «ребрендинг» в качестве крупной задачи, ведь ее невозможно выполнить за день. Следовательно, в конце рабочего дня останется лишь разочарование.

Вместо этого разбейте крупную задачу на подзадачи. Например, в качестве большого дела укажите «организация проекта по ребрендингу в планировщике», а в качестве средних — составление плана действий, постановка задач отделу дизайна, привлечение сторонних специалистов, проработка концепции нового бренда и т.п.

2. Сперва съешьте лягушку

Выполнив то, что вы больше всего боитесь или не любите в первую очередь, вы избавите себя (или команду) от самого неприятного и освободите время и силы для решения других задач.

Например, совещание, которое нужно провести именно сегодня. Да, придётся согласовать графики, выслушать жалобы, разрешить конфликты. Никто не хочет этим заниматься, но провести совещание всё равно придется. Так почему бы не сделать это как можно раньше? Если в процессе появятся новые проблемы, у сотрудников и у вас лично будет время на их устранение.

3. Лучше недооценить свои силы, чем переоценить

Иногда намеренное занижение своих сил может быть полезным мотивационным инструментом, особенно на первых порах работы с методом «1-3-5». Главное — не дойти до различных когнитивных искажений.

Начните с малого и со временем увеличивайте нагрузку. Это поможет гарантированно чувствовать удовлетворение от выполнения всех девяти задач, даст положительные эмоции и повысит вероятность того, что принцип 9 дел увеличит вашу продуктивность.

4. Составьте список накануне вечером

Исследования показывают, что составление списка дел вечером, а не утром, помогает разгрузить мозг. Вы лучше выспитесь и проснетесь более подготовленным к предстоящему дню человеком. Выгружая на бумагу всё, что есть в голове, можно отпустить уходящий день и подготовиться к следующему.

Кроме того, составление списка дел по методике «1-3-5» накануне вечером позволяет сэкономить время в течение дня, дает возможность приступить к работе с самого утра (или еще по пути на работу).

5. Не пренебрегайте цифровыми помощниками

Вести списки дел на бумаге – это здорово, но для ежедневного планирования удобнее пользоваться цифровыми инструментами. Например, в Projecto есть доска Канбан, где списки можно составлять в цифровом виде — это ясно и наглядно. В качестве столбцов для подхода «1-3-5» можно организовать разбивку на важные и крупные, средние и мелкие, рутинные задачи.

С цифровыми помощниками вы можете получить доступ к списку в любое время и из любого места, например, с помощью смартфона. Можно актуализировать список в пару кликов, если возникнет необходимость.

Российские программы управления проектами – 5 неочевидных вариантов

Вместо выводов

Метод «1-3-5» позволяет упростить ежедневное планирование без перегрузки рутиной. Его используют как в личных делах, так и на работе. Главное – сосредоточиться на том, что на самом деле важно. В этом помогут Projecto и опыт.