Плоская vs. иерархическая структура: что эффективнее?

Все, кто смотрел «Звёздные войны», помнят, с чего всё началось: с того, что представители разных планет не смогли быстро договориться и прийти к единому мнению. Вместо этого они предпочли переложить обязанность принятия решений на Верховного канцлера, который, в свою очередь, оказался настоящим диктатором и преобразовал Республику в Империю.

Собственно, в этом очерке уже видны все сильные и слабые стороны централизованной (многоуровневой иерархической) и плоской оргструктуры.

Но хватит вымышленных примеров, лучше перейдём к более правдоподобным ситуациям и детально сравним между собой плоские и многоуровневые оргструктуры.

Преимущества плоской оргструктуры

Плоская организационная структура имеет несколько ключевых преимуществ:

Максимально быстрая коммуникация. Благодаря отсутствующим «слоям» иерархии не нужно ждать, пока ваше сообщение будет подвергаться обработке на каждом из этапов (риск потерять сообщение практически нулевой). В итоге процесс обмена информацией проходит быстро и гарантированно. Конечная (принимающая) сторона будет отвечать вам лично, что устраняет риск испорченного телефона.
Высокая гибкость. Благодаря минимальному количеству управленческих слоев, компания может быстрее адаптироваться эффективнее реагировать на изменения внешней среды.
Личная ответственность и достаточные полномочия. В плоской структуре каждый сотрудник, включая самые простые (рядовые) должности, может принимать участие в обсуждениях и принятии решений. Это повышает уровень вовлеченности и мотивации работников, так как их мнение действительно ценится – к нему прислушиваются и учитывают в работе.
Минимум затрат. Меньше уровней управления — это меньше штатных позиций, на которых работают высокооплачиваемые менеджеры и руководители. Они зачастую не выполняют никаких других действий, кроме коммуникации и контроля. Если компания может работать без этой прослойки, то это способствует существенному снижению расходов на зарплаты и на обслуживание раздутого штатного расписания. Это особенно важно для малых и средних предприятий.
Проще процедуры управления. Как минимум, ниже уровень бюрократии и проще регламенты. Лидеры или менеджеры выполняют скорее регулирующие функции – они здесь больше направляют и стабилизируют систему, следят за её балансом. Каждый участник и так знает свою зону ответственности, поэтому владельцы бизнеса (предприятия, проекта) могут сосредоточиться на более важных стратегических задачах, а не на координации большого числа уровней и выстраивании сложной иерархии.
Выше результативность труда. Работники на всех должностях чувствуют большую ответственность за ценный конечный продукт и работают с максимальной отдачей (как для себя). Отчасти этому способствуют возможности для самостоятельного принятия решений.
Командный дух. Плоская структура способствует более тесному взаимодействию между сотрудниками, что может улучшить командную работу, сотрудничество и культуру обратной связи.
Облегчение внедрения инноваций. Отсутствие иерархических барьеров способствует более открытому обмену идеями и опытом, создаёт благоприятные условия для повышения уровня креативности и для внедрения инноваций.

Недостатки плоской оргструктуры

Есть у плоской организационной структуры и некоторые минусы:

Размытые роли и обязанности. Сотрудники могут не всегда понимать, кто за что конкретно отвечает, что может привести к путанице и конфликтам. Не менее важная проблема – когда ты отвечаешь буквально за всё (и жнец, и кузнец, и на дуде дудец…). В этом случае быстрее наступает выгорание, и никакая высокая зарплата не сможет замотивировать на продолжение работы в постоянном стрессе.
Отсутствие карьерного роста. Здесь просто некуда расти. В плоской структуре меньше управленческих позиций, что ограничивает возможности для продвижения по карьерной лестнице. А это, в свою очередь, может снизить мотивацию сотрудников, стремящихся к повышению своего статуса (для многих это важно).
Нагрузка на руководителей. В отсутствие четкой иерархии менеджеры часто вынуждены управлять большим числом сотрудников и совмещать функции управления с другими должностными обязанностями, что может привести к перегрузке и снижению качества принятия решений. В таких условиях руководство может не успевать уделять достаточно внимания каждому сотруднику или важным вопросам.
Сложности с масштабированием. Плоская структура может быть эффективной в небольших компаниях, но при попытке увеличить число сотрудников всё может «поломаться». Во-первых, есть нормы управляемости (7-10 подчиненных на одного руководителя, и только при большом опыте и управленческом таланте можно увеличить это число до нескольких десятков подчиненных). Во-вторых, самоорганизующиеся команды быстро разбалансируются при появлении новых участников (новички требуют длительного периода обучения, адаптации и притирки в таких командах). В итоге, на выходе получаем хаос.
Риски потери контроля. В случае недостаточно опытных или слабых менеджеров может возникнуть ситуация, когда компания/проект теряет контроль над отдельными процессами. Чтобы этого не случилось, нужно вкладываться в обучение управленцев, а также повышать их в статусе (по факту мы приходим к жёсткой иерархической структуре).
Конфликты из-за недостатка авторитета. Проблема появляется из-за размытых ролей и обязанностей. Отсутствие авторитета и строгой дисциплины может быть губительно для коллективов, у участников которых недостаточно опыта или мотивации. В итоге появляются конфликты и снижается эффективность труда.
Проблемы с координацией разных подразделений. Когда в компании недостаточно уровней управления, координация между различными подразделениями или группами может сильно усложниться (для этого нет нужных каналов коммуникации как рычагов давления). Проблема стоит особенно остро в крупных и сложных проектах, где требуется тесная взаимосвязь между многими участниками.
Риски недостаточной специализации. В плоской структуре сотрудники неизбежно выполняют более широкий спектр задач, что может мешать углубленной специализации и развитию экспертности в конкретных областях. Всё это может привести к снижению качества работы в некоторых нишах/сферах.

Преимущества иерархической (многоуровневой) оргструктуры

К ключевым плюсам строгих иерархических организационных структур можно отнести (инвертированные минусы плоских структур):

Четкость ролей и обязанностей: В многоуровневой структуре, в отличие от плоской, чётко определены роли, обязанности и зоны ответственности. Это помогает избежать путаницы и облегчает управление процессами, так как каждый сотрудник понимает, что конкретно он может/должен делать, а что – нет.
Максимальный контроль. Многоуровневая структура помогает более эффективно организовывать работу сотрудников на всех уровнях. Руководители низшего звена могут сосредоточиться на управлении своей командой, а верхний уровень управления контролирует процессы на уровне организации в целом. В общем – разделяй и властвуй.
Карьерный рост как дополнительная мотивация. Чем больше высокооплачиваемых руководящих должностей, тем выше вероятность на них попасть (при удачном стечении обстоятельств и при наличии соответствующих навыков). Многие стремятся к продвижению, так как это приносит не только повышение уровня заработка, но и рост статуса в глазах окружающих. Всё это служит дополнительным стимулом для мотивации и профессионального развития.
Специализация и экспертность. В многоуровневой структуре сотрудники могут глубже специализироваться в определённых областях (здесь не требуется быть человеком-оркестром), что способствует наработке опыта и определённых навыков, повышает качество работы. Даже каждый уровень управления может сосредоточиться на определенных задачах и функциях (специализация свойственна не только рядовым исполнителям).
Ясность решений и управляющих команд. В иерархической структуре решения принимаются на определенных уровнях и конкретными людьми (занимающими конкретные должности), что привносит ясность и наделяет руководителей достаточными полномочиями. Здесь не нужно переспрашивать что-то по несколько раз и согласовывать всё со всеми. Однонаправленные управляющие сигналы помогают избежать дублирования и путаницы.
Управление большим количеством сотрудников. Многоуровневая структура не боится масштабирования и эффекта быстрого роста. Наоборот, чем больше становится компания/проект, тем больше в ней руководящих должностей, а это потенциальный карьерный рост и достаточное признание заслуг. Единственное, за чем нужно следить – это распределение задач и обязанностей по уровням.
Стабильность и контроль над рисками. Когда в системе есть жёсткая структура, она становится стабильнее (предсказуемее и устойчивее). Плюс, дополнительная система контроля и отчётности на каждом уровне может обеспечить более эффективное управление рисками и проблемами – за их обработку и систематизацию может отвечать отдельное подразделение, входящее в существующую вертикаль власти.
Надёжные долгосрочные стратегии. Чем стабильнее структура, тем дальше она может «смотреть в будущее» (соответственно, строить стратегические планы). При правильном руководстве компания может выделять отдельные ресурсы для реализации масштабных проектов и оптимизации своего бизнеса. Вообще, наличие высшего руководства, которое как раз и занимается стратегическим планированием, – это благо. В противоположность во плоских проектах/структурах у руководства может буквально не оставаться времени на долгоиграющие планы – они живут здесь и сейчас.
Возможность эффективного управления сложными процессами. Вышестоящее руководство может перераспределять функции и задачи по подразделениям. Топ-менеджерам всегда лучше виден весь масштаб происходящего. Многоуровневая структура идеально подходит для крупных и сложных организаций, где требуется делегирование и координация между несколькими уровнями. Это способствует эффективному решению даже максимально сложных и комплексных задач.

Недостатки многоуровневой оргструктуры

Наиболее важные минусы иерархических организационных структур:

Медленное принятие решений. Чем сложнее структура, тем больше в ней уровней иерархии. Соответственно, чтобы было принято правильное решение, информации о ситуации нужно попасть на правильный уровень иерархии. На каждом этапе могут возникать свои искажения. И если на нижестоящих уровнях нет достаточных полномочий для быстрой передачи на самый верх, то информация может долго циркулировать по системе, если вообще в ней не затеряется. Всё это даёт массу ненужных проблем, что может быть критично в условиях быстро меняющегося рынка или в кризисных ситуациях, когда требуется максимальная оперативность.
Недостаточная гибкость системы. Иерархическую структуру сложно назвать гибкой, так как она ориентирована на строгое следование процедурам и протоколам. Это затрудняет адаптацию компании к изменениям во внешней среде или ко внутренним требованиям. Это большая проблема для бизнеса в динамичных и быстро меняющихся отраслях.
Искажение коммуникации. В многоуровневой структуре информация обычно циркулирует снизу вверх и сверху вниз. Горизонтальные связи редко поощряются, а они важны для лучшей осведомлённости и исключения конфликтов. На каждом этапе иерархии данные могут искажаться или теряться (обычно по субъективным причинам). Поэтому большое количество уровней управления может препятствовать быстрой и прямой коммуникации между нижестоящими сотрудниками и высшим руководством, что может снижать эффективность работы.
Снижение мотивации и вовлечённости сотрудников. Строгое разделение функций, обязанностей и полномочий совсем не способствует тому, чтобы рядовые сотрудники брали на себя больше ответственности. Как итог, они могут ощущать себя не частью команды, а лишь простыми исполнителями (сказали – сделал, инициатива здесь излишняя).
Повышение уровня бюрократии. Большое количество подразделений и сложная структура неизбежно способствуют тому, чтобы все бизнес-процессы детально документировались и стандартизировались: чтобы на выходе всегда получалось ожидаемое качество продукта или услуги. Естественно, снижается гибкость компании и возможность её адаптации к меняющимся внешним условиям рынка.
Конфликты и конкуренция между уровнями. Так как у каждого отдела или службы часто устанавливаются свои KPI (даже если KPI нет, всегда есть разделение сфер влияния и полномочий), часть из них могут пересекаться или наоборот иметь разную направленность. Всё это будет неизбежно приводить к конфликтным ситуациям и к перетягиванию каната на свою сторону (канатом здесь может выступать внимание вышестоящего руководства, ресурсы, финансы и т.д.).
Высокие затраты на управление. Руководящие должности – традиционно самые высокооплачиваемые из-за уровня ответственности и интеллектуальной нагрузки. И чем больше уровней управления, тем больше должно быть управляющего персонала. Всё это несёт с собой финансовые расходы и разрастающееся штатное расписание.
Трудности с внедрением инноваций. Чем стабильнее и жёстче структура организации, тем тяжелее ей даются изменения. Попытки внедрения любых новшеств и систем автоматизации неизбежно будут встречать негатив и противодействие (иногда дело может доходить до открытого саботажа).
Меньше возможностей для расширения кругозора. Узкая специализация не способствует тому, чтобы сотрудник прокачивал разные скиллы и рос в разных направлениях. Отдельным сотрудникам будет казаться, что они не до конца раскрывают свои навыки. В итоге будет расти недовольство работой, повышаться текучесть кадров.

Итоговое сравнение Flat vs Hierarchical: использовать или не использовать…

Золотой середины нет. Каждая из организационных структур должна применяться в определённых условиях и ситуациях. Где-то будет эффективна одна, а где-то – другая.

Что конкретно должно повлиять на выбор плоской или иерархической оргструктуры:

Размер компании. Иерархическая структура лучше подходит для больших организаций – там, где нужен максимальный контроль над многочисленными подразделениями. А плоская структура, наоборот, будет идеальна для небольших или средних компаний. Её же стоит применять там, где важны гибкость и следование инновациям.
Скорость принятия решений. В строгой иерархической структуре решения принимаются медленнее, так как они проходят через несколько уровней согласования (обычно до самого верха). В плоской структуре решения принимаются гораздо быстрее – фактически на месте (почти все сотрудники наделены здесь достаточными полномочиями).
Критичность искажения коммуникаций. В иерархии возможны искажения информации при передаче от уровня к уровню (например, каждое звено может утаивать важные факты, чтобы не оказаться крайним), а в плоской структуре коммуникации максимально прозрачные и всеобъемлющие (искажения здесь минимальные).
Совместимость культуры управления с интересами собственников. Иерархические структуры лучше подходят для компаний с традиционной директивной моделью управления – как задал направление в самом начале, так она и продолжит своё движение. Плоские оргструктуры более хаотичны и непредсказуемы. Они подходят в основном для стартапов и инноваций.

Окончательный выбор формы оргструктуры должен опираться на эти факторы. И не стоит забывать, что существуют комбинированные и матричные оргструктуры, они позволяют совмещать оба подхода: добавляют к жёстким иерархическим многоуровневым структурам элементы гибкости (кросс-функциональные команды, проектный подход, R&D-отделы и т.п.).

Какой бы вариант вы ни выбрали, вам обязательно потребуется система учёта задач и ресурсов. Вот наш рейтинг российских систем управления проектами.