Основные функции, которые должна иметь современная система управления проектами
Ниже наш обзор ключевых функций ИСУП, и почему они важны для плодотворной работы проектов.
Многие руководители старой закалки пользуются или пользовались ежедневниками. Так вот, если сильно упростить, то ИСУП можно представить как усовершенствованный ежедневник или записную книгу. Только она не личная, а корпоративная. Её нельзя потерять или случайно передать конкурентам, задачами из списка можно поделиться с коллегами или с конкретными исполнителями, причём так, чтобы вместе с задачей прикреплялись автоматические напоминания и уведомления, которые невозможно проигнорировать. Здесь же внутри можно обмениваться информаций, обсуждать идеи, делать объявления и т.п. Дальнейшие функции можно «апгрейдить» бесконечно. И всё это благодаря информационным технологиям.
Расскажем об основных функциях современных систем управления проектами в формате списка с примечаниями. Начнём с наиболее важных функций руководителя.
Раздел 1. Планирование
Функционал, связанный с планированием, на самом деле подразумевает больше, чем просто списки. Это целый пласт связанных сущностей.
1. Реестры и группы проектов
Редко бывает так, что внутри одной компании существует только один проект. Даже одна проектная команда может параллельно заниматься несколькими проектами от разных заказчиков. В каждом из проектов могут быть свои особенности. Чтобы виртуализировать рабочие пространства и не путать их между собой, применяется деление на проекты.
Если проектов накапливается много, их логично разделить на группы, сохранив иерархию и адекватную управляемость.
2. Описания/карточки проектов
Проект связан с различными ресурсами, в первую очередь с людьми. Поэтому при планировании проекта логично структурировать информацию о нём: особенности и цели можно указать в описании, к проекту можно прикрепить исполнителей, задать даты (для основных этапов и общий дедлайн, пусть даже примерно), поставить начальный статус и пр.
Открыв карточку проекта, можно всегда вернуться к дальнейшему планированию или уже перейти непосредственно к контролю.
3. Задачи и карточки задач
Какой бы ни была ваша методология управления, базовой единицей во всех руководящих процессах всегда остаётся задача. И чем правильнее организована карточка задачи, тем проще её передать в работу, отслеживать её статус, добавлять в различные типы отчётов, в инфографику и т.п.
Но задача сама по себе не существует в сферическом вакууме. Обычно она тесно связана с другими задачами или имеет дочерние элементы, назначенных исполнителей, контролирующих лиц, у неё должны быть сроки, связанные ресурсы и прочее. Всё это должно быть под рукой – в тесной связи с отдельно взятой задачей.
Материал о постановке задач.
4. Списки задач и другие представления
Когда задач становится слишком много, может пострадать общее восприятие рабочего процесса, ослабляется контроль и т.п. Поэтому большие пулы задач в системах управления проектами должны иметь разные форматы отображения:
- Простые списки (только задачи).
- Иерархические структуры (блок-схемы связей).
- Таблицы (списки задач с дополнительными полями).
- Сетки задач на базе карточек.
- Диаграммы Ганта (диаграммы связей).
- Сетевые графики (диаграммы Ганта, наложенные на временную шкалу).
- Канбан-доски (таблицы с разнесением задач по текущему статусу).
- Календарный вид (день, неделя, месяц, квартал, год).
- И т.п.
Плюс, могут быть форматы для повышения продуктивности сотрудников (исполнителей).
- Пул входящих задач (всё, что находится на исполнении).
- Задачи на текущий день/неделю/месяц.
- Задачи на контроле (те, что нужно принять у других исполнителей).
- Задачи с истекающим сроком.
- И пр.
Чем больше вариантов представлений, тем выше вероятность, что каждый найдёт удобный ему формат визуализации.
Естественно, построение визуализации должно осуществляться на основе автоматических алгоритмов, чтобы руководители и сотрудники не тратили дополнительное время на отрисовку схем, как в случае с майнд-картами.
5. Произвольные записи/заметки
Структура и идеи не рождаются сами собой. Сначала они рождаются в виде свободных идей и у них нет формата.
Чтобы обеспечить функционал для записи произвольных мыслей и заметок, в ИСУП должна быть система заметок «на полях». Это могут быть примечания, специальные записки и т.п.
6. Возможность обсуждения (корпоративный чат)
Обсуждение должно присутствовать у каждой отдельной сущности: проект, задача, событие в календаре.
Не всегда планы изначально корректны, истина обычно рождается в споре.
Соответственно, к чату (к обсуждению) должны привлекаться только те, кто работает над задачей, проектом или событием.
Раздел 2. Обеспечение
Чтобы планы начали реализовываться, должны иметься ресурсы. Ресурсы могут быть материальными и нематериальными. Наиболее важные ресурсы любого проекта – люди, а точнее, сотрудники.
7. Люди/сотрудники
Автоматизированная система – это всегда связанная с ней база данных. В ней может храниться не только информация о задачах или о планах, но всё о сотрудниках.
- На какой должности работает.
- Какой график.
- В каких проектах задействован, на каких ролях.
- Какие задачи сейчас на исполнении. Какие в планах.
- Что сдано, что приближается, где в графике имеются свободные окна.
- Когда день рождения.
- Когда отпуск.
- Какой грейд.
- Какие успехи по работе, был ли карьерный рост и когда.
- Информация для оперативной связи (номера телефонов, мессенджеры, email и пр.).
Логично всё это оформить в формате карточек или специальных виджетов, чтобы руководитель или кадровик мог лучше управлять своим главным ресурсом.
8. Распределение прав доступа
Неправомерный доступ к важным системным функциям может привести к печальным последствиям. Даже простая функция с выгрузкой базы клиентов может ощутимо навредить бизнесу.
Поэтому в ИСУП обязательно должно присутствовать распределение ролей и прав доступа, так как в системе хранится чувствительная информация.
9. База контактов – клиенты и контрагенты
Не менее важный ресурс проекта – данные его клиентов. Они должны храниться в отдельном разделе. У каждого менеджера должен быть доступ только к тем областям, которые ему нужны для плодотворной работы, и не более.
10. Хранилище документов и файлов
Данные, данные, данные… Они везде. Без них работа невозможна. Сейчас всё в цифровом формате: руководящие документы, контакты, шаблоны договоров, актов, счетов и прочего.
У каждого документа могут быть разные версии и разработчики. Все изменения должны фиксироваться в истории на случай проблем и последующего анализа.
Существуют и отдельные информационные системы для работы с документами предприятия. Но лучше всего, если хранилище будет интегрировано в систему управления. Тогда всё будет под рукой.
Раздел 3. Исполнение
Когда есть планы и ресурсы для их исполнения, можно приступать к реализации продукта. Исполнение – обычно рабочий процесс, и он слабо отражается в ИСУП (этого никак не сделать). Хотя при желании к ИСУП можно подключить отдельные бизнес-процессы, если они достаточно автоматизированы и имеют соответствующие коды состояний.
Наиболее важный функционал для инициирования действий – выдача уведомления о входящих задачах или сообщениях.
11. Система уведомлений
Например, ИСУП может отправлять уведомление о приближении сроков реализации задачи, о входящем сообщении от руководителя, об ответе в чате и т.п.
Наиболее функциональный вариант, когда у ИСУП есть связанное мобильное приложение, которое будет дублировать все уведомления в формате нативных сообщений в смартфоне. Тогда задача или сообщение точно будет достигать цели (то есть будет доставляться прямо к исполнителю).
К уведомлениям ИСУП можно отнести:
- Сообщения между пользователями (корпоративная почта, чат, общие обсуждения).
- Поздравления с важными праздниками и днями рождения.
- Уведомления о входящих задачах (новые, просроченные, приближающиеся).
- Корпоративные объявления (новости, важные события и иная информация, которую нужно довести до сотрудников).
- Напоминания.
- Приглашения на мероприятия и в новые задачи.
Раздел 4. Контроль
На самом деле, это наиболее важный функционал любых систем управления – максимальная прозрачность и оперативное реагирование на нарушения (при отклонении от планов).
12. Смена состояний и приоритетов
Состояния задач и проектов, иных сущностей внутри ИСУП может быть задано жёстко (на уровне системы) или программироваться под клиента (в индивидуальном порядке). Если имеющиеся состояния перекрывают потребности предприятия/проекта, то гибкое программирование состояний не нужно (оно в свою очередь заметно усложняет процесс внедрения ИСУП).
Когда задача или проект меняют своё состояние на другое, это отражается в общих списках и иных форматах отображения. Благодаря системе статусов руководитель может отслеживать как общий прогресс, так и работу над конкретными задачами.
При получении задачи во входящий пул сотрудник может изучить всю информацию о ней из карточки. Но наиболее важным признаком с точки зрения управления является приоритетность. Приоритет задачи может выставляться отдельным признаком.
При контроле руководитель может видеть наиболее приоритетные задачи и уделять им больше внимания.
13. Сквозной поиск
Важно, чтобы информация была под рукой, поэтому поиск в системе должен осуществляться сразу по всем сущностям: заметкам, задачам, проектам, чатам, тегам, документам и т.п. Естественно, с возможностью накладывания дополнительных фильтров: дата создания, по алфавиту и пр.
Кто владеет информацией, тот владеет миром.
14. Аккаунты гостей
Под сторонними участниками и наблюдателями могут подразумеваться представители заказчика, подрядчиков или поставщиков. У них должны быть особые права и статусы. Они должны видеть прогресс проекта, но при этом не должны мешать работе над ним.
Раздел 4. Анализ
Чтобы понять, насколько правильно движется процесс, насколько критично отклонение от плана, как расходуются ресурсы и прочее, нужно правильно визуализировать ключевую информацию о проектах. Для этого используются системы графиков, диаграмм и других форм отчётов.
15. Виджеты
Это своего рода выносные панели, с помощью которых можно организовать вывод ключевых параметров по проектам и задачам на главной странице или в специальном разделе ИСУП. Так вы сможете контролировать всё централизованно.
Плюс виджетов в том, что с их помощью можно собрать свой вариант панели мониторинга.
В некоторых сервисах присутствуют только готовые варианты дашборда или несколько готовых шаблонов.
16. Разные форматы отображения задач + выгрузка
Про визуализацию мы уже упоминали. Но визуализация нужна не только для контроля, но и для анализа.
Более детальный анализ возможен при выгрузке данных, например, для подключения их к системам бизнес-аналитики.
Любой тип настраиваемого отчёта – это тоже бизнес-аналитика, но только в привязке к данным, имеющимся в ИСУП.
17. Хранение истории
В качестве средств для отслеживания активности можно использовать:
- логи системы,
- календари,
- систему смены статусов,
- схемы делегирования задачи,
- статистику посещений,
- историю чатов и обсуждений,
- историю изменения задачи.
Осталось проверить, имеет ли все указанные выше функции ваша ИСУП. На всякий случай мы подготовили отдельный материал – Как выбрать идеальную систему управления проектами для вашей команды.
К дополнительным возможностям можно отнести:
- Формы для сбора обратной связи (их можно встраивать в сайты или корпоративные мобильные приложения).
- Учёт бюджета по задачам с общим подсчётом расходов и планов.
- CRM-функционал (для обслуживания коммуникаций с клиентами и для плодотворной работы с обслуживанием продаж).
- ERP-функционал (для учёта материалов и ресурсов).
- API-интерфейсы (для интеграции с другими информационными системами).
- Интерактивные помощники на базе ИИ.
- И т.п.
Тут уже всё по желаниям и по реальным потребностям.
Мы предлагаем готовое сбалансированное решение для управления разными типами проектов в малом и среднем бизнесе – сервис Projecto.
Изучить возможности нашей системы можно в специальном демо-режиме (с готовым наполнением) или в течение стартового тестового периода.