Как создать эффективное расписание и управлять временем

Создание рабочих планов (планирование предстоящей деятельности) и эффективная организация своего времени – это привычка, которая формируется годами. Проблемы и шероховатости на начальном этапе неизбежны, но вместе с тем они же позволяют обрести жизненный опыт и закалить привычку. По аналогии с деревьями, которые без ветра становятся хрупкими и легко ломаются.

Ниже расскажем, как не сбиться с пути и научиться составлять идеальные расписания. Никаких биоритмов, медитаций и очистки кармы. Только суровый классический менеджмент.

Шаг 1. Составьте список дел

Звучит достаточно просто. Но одно дело — заносить в список личные дела, которые практически всегда можно перенести, отложить или игнорировать, а другое – рабочие задачи, которые требуют строгого соблюдения сроков и конкретных результатов. Любая ошибка здесь может привести к проблемам и финансовым потерям.

При составлении списка рабочих дел важно учесть все — даже самые мелкие детали. В то же время необходимо помнить основную цель своей работы (понимать свой ценный конечный продукт и стремиться к нему), а также чётко сформулировать краткосрочные и долгосрочные перспективы.

Поскольку рабочие дела редко бывают статичными, лучше всего сразу использовать программу-планировщик, а в идеале – систему управления задачами и проектами, в которой есть всё необходимое для контроля исполнения задач и поручений, а также для быстрого редактирования и переформатирования списков.

Степень детализации списка должна зависеть от уровня планирования. Например, при описании стратегических планов и задач (на месяцы, годы и десятилетия) достаточно общих формулировок. Когда вы переходите к оперативному планированию (на день или неделю), потребуется уже больше технических деталей.

Подробнее в материале про декомпозицию задач.

Но занести все дела в список — это лишь малая часть, важно подумать об их характеристиках и атрибутах, таких как срочность, категория, метрики и KPI, ответственные лица, дедлайны, варианты периодичности и повторения. Поэтому переходим к следующим шагам.

Шаг 2. Расставьте приоритеты

Самое сложное – это понять, что необходимо сделать в первую очередь, а что может подождать (и в какой момент это «подождать» перерастёт в «нужно было ещё вчера»). Чем больше в списке дел, а это могут быть как рабочие задачи, так и личные, тем сложнее расставить приоритеты: глаза разбегаются, не знаешь, за что хвататься в первую очередь. Всегда есть риск не угадать с важностью дела.

Чтобы справиться с подобным хаосом в делах, применяются разные методики. Часть из них мы уже описывали ранее:

Матрица Эйзенхауэра — самый простой и визуально понятный способ, но не самый эффективный, подразумевает разнесение дел по срочности и важности.
Таймблокинг или блокировка времени — оригинальная методика, предполагающая выделение строгих временных рамок для наиболее важных задач. Такой подход способствует повышению концентрации на чём-то одном, ведь как ни крути, а человек —существо однозадачное.
Съешь эту лягушку / Eat That Frog — подход, который предлагает концентрироваться не на срочности, а на наиболее ресурсоёмких задачах. Это те 20% задач, которые могут дать 80% результата. Если коротко: самую трудоёмкую работу по проекту стоит выполнять в первую очередь.
MVP или минимально жизнеспособный продукт — концепция, предполагающая описание и реализацию в первую очередь тех функций, без которых проект существовать не сможет.
MoSCoW — оригинальная методика распределения приоритетов, очень близкая к MVP.

Существуют и другие подходы. Вы можете использовать любой. Главное, чтобы методика обеспечивала понятные и доступные ориентиры для расстановки приоритетов, и они при этом не противоречили ценному конечному продукту (вашим целям).

Шаг 3. Установите сроки

Задача остаётся просто записью в списке дел, если над ней не начать в работу. Но и на этом её жизненный цикл не заканчивается. У любой задачи должен быть конкретный дедлайн, иначе она всё время будет откладываться на потом.

Технически сроки реализации задач могут привязываться к фиксированным датам и времени, а могут опираться на контекст и разные условия. Подробнее о контекстном планировании задач.

Естественно, контекстное планирование более жизнеспособное, так как учитывает все факторы, влияющие на реализацию задач.

Чтобы планирование было максимально предметным, руководителю необходимо провести большую подготовительную работу.

Обратите внимание! При составлении рабочего расписания следует учитывать приоритетность задачи, время, необходимое для ее реализации в достаточном качестве, и другие параметры. Иными словами, задачи нужно оценить. Оценка может проводиться с использованием различных методик и подходов. Подробнее в отдельном материале об оценке задач в проектах. Примеры:

Самым простым и доступным методом является оценка экспертами, но при этом он может быть самым ненадёжным.

Шаг 4. Опишите подробности

Всё как в основных принципах управления: сначала идет планирование, затем — постановка задач, мотивация, обеспечение, и только потом — контроль. Так вот, за мотивацию в проектах чаще всего отвечают показатели эффективности (KPI). Показатели могут быть количественными и качественными, их можно измерять в процентах, баллах или других единицах. Главное, чтобы они стимулировали персонал к достижению целей.

Поскольку задачи неразрывно связаны со всеми бизнес-процессами компании или проекта, они должны учитывать и опираться на KPI. А значит, результат (то, что делает сотрудник) должен быть измеримым. Эту измеримость важно четко прописать в примечаниях, в теле самой задачи (по аналогии с подходом SMART) или в дополнительных полях.

Самое простое измерение – это сравнение плана с фактом. Чем ближе результат к задуманному, тем лучше.

Для обеспечения прозрачности и достаточной мотивации руководитель должен детально описать идеальное состояние реализованной задачи (то, что должно получиться на выходе). В этом могут помочь не только текстовые поля, но и внутренние списки (чек-листы для проверки), файлы, документы, система примечаний, перечень зависимых задач и прочее.

Шаг 5. Не забудьте о буфере

Во-первых, всегда нужно следить за балансом между работой и отдыхом. Чрезмерные нагрузки ведут к быстрому выгоранию. По этой причине в рабочем расписании должны быть запланированы перерывы: обед, перекуры, технические паузы и другие моменты отдыха. Называйте их как угодно, главное, чтобы они были.

К слову, существует специальная методика, которая позволяет концентрировать внимание и активность в течение определённого промежутка времени – метод Pomodoro.

Во-вторых, в графике дел логично предусматривать слоты с буфером времени для непредвиденных ситуаций. Некий резерв на случай форс-мажора. В эти промежутки можно вписать новую срочную вводную от руководства или просто отдохнуть, перевести дух и переключиться на предстоящую задачу (чтобы не было ситуаций формата «из огня да в полымя»).

Итого: буферы времени обеспечивают запас прочности, а перерывы отвечают за соблюдение баланса и сохранение концентрации.

Внимание: не стоит злоупотреблять паузами и отдыхом, иначе может сложиться обратная ситуация, когда короткая передышка превращается в прокрастинацию и способствует банальной лени.

Наиболее распространённые ошибки

Расписание необходимо регулярно пересматривать и актуализировать. Многие руководители об этом забывают.

Небольшие отклонения от плана – это нормально. Мало у кого получается составить идеальный план, особенно без опыта. Не стоит из-за этого сильно переживать или ругать себя. Со временем ваша точность планирования повысится (но это не точно…).

Важно учитывать производительность сотрудников (и свою тоже). Задачи следует вводить в работу постепенно. Неопытные руководители проектов (проджект-менеджеры) часто составляют большие списки задач и требуют от сотрудников реализовать их как можно быстрее. Кроме того, они часто оценивают производительность подчинённых по себе. Так делать нельзя. Нагрузка должна быть сбалансированной, и именно руководитель должен следить за этим, знать особенности и темп каждого участника команды. Попытка выполнить все задачи сразу, скорее всего, приведёт к хаосу или к падению общей производительности, поскольку сотрудники не всегда могут самостоятельно расставить приоритеты.

Расстановка приоритетов очень важна. Не все задачи имеют одинаковое значение для проекта. И именно руководитель должен определить, что необходимо реализовать в первую очередь, а что может пока подождать. Воспринимайте приоритеты как возможность фокусировать внимание и/или усилий сотрудников.

Многозадачность – это миф. В одну единицу времени сотрудник может выполнять только одну задачу. Если хотите делать больше – распараллеливайте процессы. Но не всё можно распараллелить. Поэтому одной из первоочередных обязанностей руководителя является выявление узких мест и рисков, а также разработка мер по их обходу или минимизации.

Попытка следить за всем самому – это тупик. Учитесь делегировать и доверять людям. Если с доверием проблемы, организуйте правильный контроль, например, стандартизируйте процесс приёма результатов.

Чрезмерная оцифровка процессов может быть вредна. Не стоит оцифровывать буквально всё. В работе должно оставаться место для творчества и для самостоятельных решений. Если время, которое сотрудники проводят в системах управления задачами, сильно возросло, вы делаете что-то не так. Планировщики задач должны помогать работать, а не заменять работу.

Не забывайте подводить итоги. Хвалите себя и своих подчинённых. Успехи должны отмечаться и поощряться. Такой подход способствует ещё большим свершениям. Обратите внимание, что дети растут наиболее уверенными в себе у тех родителей, которые их поддерживают и хвалят за реальные успехи. То же касается и сотрудников: постоянное давление и санкции, наоборот, снижают мотивацию.

Ещё ТОП-7 ошибок при использовании планировщика задач и как их избежать

Выводы и рекомендации

С помощью таких вот нехитрых шагов у нас и получилось создать идеальное расписание…

Если без шуток, то к планированию личной активности и активности вверенного проекта необходимо подходить максимально ответственно и всесторонне. Многие шаги из приведенного списка только выглядят простыми, но на практике, чтобы научиться составлять эффективные расписания дел, могут уйти годы и десятки итераций планирования.

Никогда не нужно отступать. Ошибки только закаляют и делают нас сильнее. А ещё старайтесь использовать качественные программные решения, такие как Projecto. От комфорта действительно многое зависит.