Что такое метод швейцарского сыра в тайм-менеджменте, его принципы и преимущества

Опубликовано

Метод швейцарского сыра позволяет превращать масштабные проекты в выполнимые задачи. Он снижает порог вхождения, устраняет страх перед крупными проектами, позволяет создавать контрольные точки для достижения результатов и обеспечивает постоянный прогресс (непрерывное совершенствование). Это простая практика, но при постоянном применении она развивает способность приступать к задачам, которые в противном случае мы бы откладывали на неопределённый срок. Те же цели преследует подход Eat That Frog.

В этом материале вы узнаете, в чём суть метода швейцарского сыра, какие у него есть преимущества и как его применять на практике, а также почему этот метод считается одним из самых эффективных в современных рабочих реалиях.

Содержание статьи

В чём заключается суть метода швейцарского сыра

Метод швейцарского сыра (the Swiss Cheese Method) — это прагматичная и психологически обоснованная стратегия повышения продуктивности, которая предполагает разбиение больших задач на более мелкие, выполнимые сегменты для постепенного продвижения вперёд. Это чем-то похоже на то, как в куске сыра прогрызают дырки, пока это не позволит уничтожить весь сыр целиком.

Метод помогает людям, склонным к прокрастинации (топ хронофагов), разбивать большие задачи на части и выполнять их в течение короткого промежутка времени. Эти простые действия — верный признак прогресса, который мотивирует и побуждает делать один шаг за другим.

Истоки метода можно найти в трудах Алана Лакейна, известного специалиста по тайм-менеджменту. В 1970-х годах Лакейн предложил следующий принцип: если вы не можете выполнить задачу за один присест, начните с выполнения её небольшой части.

Лакейну принадлежит следующая цитата: «Планирование — это приведение будущего в соответствие с настоящим, чтобы вы могли что-то сделать с этим прямо сейчас».

Принципы, лежащие в основе подхода, не новы: выполнение небольших, менее пугающих задач может значительно снизить склонность к прокрастинации, когда человек всеми силами и под разными предлогами отодвигает начало выполнения задачи ввиду её сложности и трудоёмкости.

Смотрите также: Декомпозиция задач

Преимущества метода швейцарского сыра в тайм-менеджменте

Метод швейцарского сыра — это не просто способ сделать список задач менее пугающим. Это способ изменить подход к работе и повысить общую продуктивность, разбивая большие задачи на выполнимые части. Вместо того, чтобы ждать мифического «идеального момента» для начала работы (который может никогда не наступить), вы сразу же приступаете к делу, сосредоточившись на небольших пунктах: по кусочку, по кусочку… и так до самого конца.

При этом начать можно совершенно с любого пункта, то есть «прогрызть случайное отверстие» в любой части вашего «куска сыра». Можно и дальше придерживаться этой стратегии или упорядочить подход позже, когда войдёте во вкус и паника начнёт отступать.

Вот какие преимущества даёт метод:

  • Повышение мотивации. Разбивая масштабную задачу на более мелкие части и выполняя их одну за другой, человек быстро двигается к цели. Каждая «дырка», которую он проделываете в своём метафорическом «куске сыра», представляет собой маленькую победу, приближая его к финишу и поддерживая высокую мотивацию.
  • Уменьшение прокрастинации. Разбивка большого проекта на выполнимые части снижает тревожность и подавленность, которые часто приводят к уклонению от работы (осознанному и неосознанному). Так легче начать и поддерживать темп.
  • Отсутствие выгорания. Метод швейцарского сыра способствует постоянному прогрессу, что крайне важно для поддержания стабильного темпа работы без выгорания, связанного с продолжительными непрерывными усилиями.
  • Ощущение постоянного прогресса. Человек постоянно видит реальные результаты своей работы, что особенно важно для долгосрочного участия в проекте и получения удовлетворения от сделанного.

По сути, метод швейцарского сыра — это стратегия, которая помогает работать эффективнее. С её помощью проще мотивировать себя приступить к выполнению задачи и выполнять её с удовольствием, отмечая прогресс с каждым новым шагом (проделанной в куске сыра дыркой).

Как применять метод швейцарского сыра в тайм-менеджменте

Представьте свой проект в виде цельного куска швейцарского сыра. Вместо того чтобы пытаться съесть его целиком за один присест (это невозможно даже физически), вы методично проделываете в нём дырки. Каждая дырка представляет собой небольшую, выполнимую задачу — например, написание электронного письма, изучение одного вопроса или набросок плана.

Пошаговая инструкция по реализации метода:

Шаг 1. Определите самую важную задачу. Это и будет тот кусок сыра, который нужно съесть.

Это может быть проект или задание, которое кажется невероятно масштабным или сложным, что угодно — от написания отчёта до планирования конференции.

Совет: ищите задачи с чёткими границами, а не расплывчатые цели. Например, «подготовить квартальный финансовый отчет» звучит лучше, чем «улучшить навыки составления отчетов».

Шаг 2. Нарежьте сыр ломтиками. Это так называемая декомпозиция задач.

Возьмите этот большой кусок сыра и разрежьте его на более мелкие, удобные для работы кусочки. Подумайте о том, из каких более мелких задач состоит целое.

Примеры:

Для творческих проектов:

  • Определите три ключевых источника;
  • Наметьте основные разделы;
  • Отредактируйте только введение или одну главу.

Для административной работы:

  • Ответьте на приоритетные электронные сообщения;
  • Заполните один раздел электронной таблицы;
  • Подайте одну категорию документов.

Для сложных проектов:

  • Перечислите все необходимые ресурсы;
  • Выделите один компонент;
  • Проверьте один раздел на предмет точности.

Шаг 3. Определите первую дырку, которую нужно прогрызть

Для начала выберите один небольшой этап, который вы сможете выполнить относительно быстро. Это ваша отправная точка.

Совет: чтобы приступить к решению проблемы без колебаний, начните с самой простой и понятной подзадачи. Это позволит преодолеть первоначальное психологическое сопротивление.

Шаг 4. Установите таймер

Установите таймер, чтобы сосредоточиться и создать ощущение срочности. Даже 15–30 минут может быть достаточно, чтобы выполнить небольшую задачу. Тикающий таймер помогает сосредоточиться и не отвлекаться. Подробнее о методике Pomodoro.

Совет: устраните отвлекающие факторы на время работы таймера. Например, отключите звук уведомлений на смартфоне.

Шаг 5: Начинайте прогрызать отверстия

Работайте над выбранным ломтиком, пока не сработает таймер. Как только вы закончите с одним, переходите к следующему. Если таймер сработал, а вы ещё не закончили, решите, стоит ли добавить ещё немного времени или переключиться на другой ломтик сыра, чтобы сменить темп.

Совет: психологическую помощь могут оказать методы визуального отслеживания прогресса. Это может быть что угодно: от написанного вручную списка, напротив пунктов которого вы будете ставить галочки, до цифровых инструментов и сервисов, таких как Projecto (здесь есть разные варианты отображения задач: канбан-доски, календарные графики, диаграммы Ганта и т.п.).

Шаг 6. Проанализируйте и повторите

После того как вы проделали несколько отверстий, посмотрите, что осталось от вашего большого куска сыра. Обратите внимание на проблемы и сложности и при необходимости скорректируйте стратегию. Возможно, выяснится, что что-то можно делегировать или опустить без ущерба для финального результата. Продолжайте, переходя от ломтика к ломтику, пока не выполните задачу.

В конце концов, собрав все мелкие детали воедино, вы увидите, что большая часть или весь проект завершены.

Совет: чтобы адаптировать метод под себя, обращайте внимание, какие действия занимают больше или меньше времени, определите этапы, которые можно оптимизировать, и наиболее продуктивное для вас время суток. Это поможет при решении будущих задач.

Что сделало метод швейцарского сыра популярным

Как и многие другие методы тайм-менеджмента, метод швейцарского сыра можно применять как в личной жизни, так и на работе.

Стать популярным ему помогли следующие особенности:

  • Заставляет ваш мозг приступить к задаче: маленькие задачи кажутся выполнимыми, тогда как большие кажутся невозможными.
  • Создает импульс: каждая выполненная задача укрепляет уверенность и мотивацию.
  • Соответствует жизненным реалиям: работает даже при непредсказуемом графике и непредвиденных перерывах.

Идея, лежащая в основе, проста, но эффективна. Каждый раз, когда вы выполняете одну из небольших задач, мозг вырабатывает дофамин — гормон удовольствия, который заставляет вас продолжать. Это создаёт петлю положительной обратной связи, в которой продуктивность приносит удовлетворение.

Самое главное, что этот метод не требует создания и разработки сложных систем или наступления идеальных условий. Начать можно прямо здесь и сейчас, применяя метод к своему списку текущих дел.

Что означает метод швейцарского сыра в современных условиях? Традиционный восьмичасовой рабочий день, в течение которого можно было, не отвлекаясь, заниматься рабочими вопросами, уходит в прошлое. Сегодняшние профессионалы разрываются между встречами, потоком сообщений и постоянно меняющимися приоритетами: всё это рассеивает внимание. Именно поэтому метод швейцарского сыра стал незаменимым для поддержания продуктивности и сохранения работоспособности.

Метод швейцарского сыра хорошо работает в хаотичной рабочей среде, потому что не требует идеальных условий. В отличие от подходов, требующих многочасовой кропотливой работы и планирования, этот метод работает в перерывах между встречами — прогрызать дырки в сыре можно с перерывами, в те 15–30 минут, пока вы ждёте ответа коллеги или начальника. Это объясняет, почему всё, от разработчиков на удалёнке до гибридных менеджеров, используют метод швейцарского сыра в качестве основы для повышения продуктивности.

Как извлечь максимум пользы от метода

Во-первых, применяйте его регулярно. Это может изменить подход к выполнению задач и к мышлению. Включите метод в свой распорядок дня как для мелких, так и для крупных проектов.

Во-вторых, сочетайте с другими методиками. Для повышения продуктивности метод швейцарского сыра можно сочетать с другими техниками тайм-менеджмента, такими как метод Помидора или техника временных блоков, которые структурируют всплески активности.

Примеры применения метода швейцарского сыра на практике

  • Писатель, страдающий от творческого кризиса, использует метод швейцарского сыра, чтобы писать по абзацам, не испытывая давления от непрерывной работы над текстом.
  • Человек, который хочет навести порядок в своем доме, разбирает по одному ящику или полке, постепенно продвигаясь по всему жилью и не перегружая себя.
  • Специалист, который составляет отчёт, анализирует по одному пункту за раз и заносит данные в один столбец таблицы.

Заключение

Столкнувшись с масштабной задачей, многие люди никак не могут заставить себя приступить к работе, потому что проект в целом кажется непосильным. Суть метода швейцарского сыра в том, чтобы разбить большой проект на множество мелких задач и постепенно продвигаться вперёд (небольшими шагами и итерациями).

Постоянно применяя этот подход, можно браться даже за самые сложные проекты и задачи. Главное – сохранять дисциплину (не отлынивать) и разбивать работу на удобоваримые этапы (те, с которыми вы точно справитесь).