Метод ABCDE для расставления приоритетов и повышения производительности в проектах

Управление временем путём расстановки приоритетов для текущих задач – так можно обозначить суть метода ABCDE. Его автор — Брайан Трейси, канадский бизнес-тренер и эксперт в области мотивации, который описал свой подход к планированию и расстановке акцентов в книге «Выйди из зоны комфорта. Покетбук».

Метод прост, как всё гениальное, и универсален. Он может применяться в бизнесе, где его цель – определение приоритетов задач и оптимизация эффективности общей работы. А может быть использован в повседневной деятельности любого человека, чтобы повысить концентрацию при решении личных задач и освободить время для отдыха.

Суть метода ABCDE

В бизнесе время сотрудников (и руководителя) – это ценный ресурс, и им нужно распоряжаться с умом. Метод ABCDE предлагает расставить приоритеты для текущих задач и выполнять в первую очередь самые важные. Это помогает целенаправленно и эффективно организовать свою работу или работу команды для достижения того, что нужно бизнесу прямо сейчас.

На практике это выглядит так: все задачи выписываются в столбик, а затем распределяются по пяти уровням (для каждой задачи выбирается один, наиболее подходящий).

• «A» (Absolutely Must Do – «Однозначно нужно выполнить»): Задачи первостепенной важности, которые нельзя отложить и следует выполнить немедленно.
• «B» (Better Do – «Хорошо бы выполнить»): важные задачи, срочность которых ниже, чем у задач из группы «А».
• «C» (Could Do — «Неплохо бы сделать»): задачи, срок выполнения которых можно сдвинуть, если не успеваешь с задачами категории «А» и «В» (но сделать их все равно надо).
• «D»: (Delegate – «Можно делегировать кому-нибудь»): задачи, выполнение которых можно кому-то поручить, ничего не потеряв.
• «E»: (Eliminate – «Можно исключить»): задачи, невыполнение которых никак не повлияет на бизнес.

Задачи на каждом уровне, если их много, можно ранжировать. Например, самой важной из списка «А» присвоить ранг «А1». Следующей за ней по важности – «А2». И так далее. Так же поступить и с задачами из группы «В».

Главное — разобраться с тем, к какой категории относится каждая задача. Как показывает практика, мы часто переоцениваем количество задач, которые действительно относятся к категориям «A» и «B», и это чрезмерно раздувает список. Умение отличать важные задачи от менее значимых имеет решающее значение для применения данного метода.

Сильные стороны метода ABCDE

Ранжированный список дел значительно упрощает управление проектами и расстановку приоритетов, а также распределение задач между отдельными сотрудниками.

Отсюда вытекают основные преимущества метода:

• Эффективное управление временем. Первыми выполняются самые важные задачи, что позволяет сэкономить время на тех, которые не требуют немедленного выполнения или которыми вообще можно пренебречь.
• Оптимизация процесса принятия решений. Уточнение приоритетов позволяет распределить все задачи по категориям и больше не тратить время и силы на то, чтобы решить, что делать в следующую очередь. Это снижает нагрузку на руководителя проекта.
• Борьба с прокрастинацией. Борьба с прокрастинацией — это как сражение с ветряными мельницами. Но она возникает не из-за лени, а по причине отсутствия чётких приоритетов и бесконечного списка задач. Поскольку метод ABCDE разбивает бесконечный список на вполне понятные сегменты, это упрощает планирование и принятие решений. Сотрудники с меньшей вероятностью будут откладывать дела на потом, если перед ними будет чёткий план.
• Повышение дисциплины. Метод ABCDE помогает не затеряться в рутине и систематизировать всё, что предстоит сделать. Если на задачи из категории «А» и «В» выделены лимиты времени, то это стимулирует не отлынивать от работы и не затягивать выполнение под разными предлогами.
• Повышение производительности. По списку, предложенному Брайаном Трейси, на выполнение задач категории «А», самых важных из всех, направляется больше всего ресурсов, что способствует их оптимальному расходованию. А поскольку приоритет отдается задачам первостепенной важности, цель удаётся достичь в более короткий срок. 
• Налаживание работы команды. Наличие задач из категории «D», которые можно делегировать, позволяет использовать сильные стороны команды – выбрать исполнителей для каждой из них и поручить им работать вместе для достижения общей цели. В целом, метод ABCDE предлагает эффективную систему для рационального распределения обязанностей, особенно если интегрировать его в систему управления проектами, такую как Projecto.

Слабые стороны метода

Хотя метод ABCDE является эффективным способом повышения продуктивности и управления временем, он тоже не стал волшебной палочкой. У него есть несколько недостатков. Зная о них, можно попробовать их преодолеть.

• Сложность в расстановке приоритетов. Мы недаром поставили этот пункт на первое место. Сложность в расстановке приоритетов может сломать всю систему привести к невозможности применения метода на практике. Надо быть максимально объективным при оценке важности, срочности и возможных последствий невыполнения каждой задачи. Объективность – это проблема многих подходов приоритизации (смотри матрицу Эйзенхауэра, eat-that-frog и др.).

Ответьте на вопрос: «Что случится, если я не выполню эту задачу прямо сейчас?» или «Какие последствия будут для бизнеса, если отложить решение этой задачи?». Примените каждую из задач к долгосрочным целям и приоритетам. Наконец, проведите мозговой штурм с коллегами или руководителями, чтобы ранжировать текущие задачи.

• Проблемы с отказом от малозначительных задач. Не каждый может со спокойной душой отнести задачу, которая есть в голове, в категорию «Е» и отбросить её как что-то ненужное. Ответственный работник привык выполнять всё, что есть в списке. Но метод ABCDE требует отказаться от малозначимых задач.

Здесь стоит напомнить себе, что ресурсы, ваши и вашей команды, не безграничны. Отказываясь от неважных задач, можно сосредоточиться на том, что важно. Если это сложно, то можно начать с одной задачи из списка «Е» в неделю, которую нужно полностью исключить из плана.

• Переключение между задачами. Легко сказать – присвойте всем задачам уровни и подуровни и чётко придерживайтесь плана. Всё-равно что-то будет отвлекать, некоторые задачи будут откалываться или потом навалятся все разом, как снежный ком. Это отразится на вашей продуктивности.

Помочь может выделение определённого отрезка времени для выполнения приоритетных задач с блокировкой всех остальных на этот период. Уберите все отвлекающие факторы и сосредоточьтесь только на одной задаче. Метод Pomodoro вам в помощь.

Как использовать метод ABCDE в работе команд

Метод ABCDE прост в применении, но требует дисциплины и практики. Автор рекомендует предпринять несколько шагов, которые помогут внедрить метод ABCDE в ваш бизнес или собственный рабочий процесс.

Шаг 1. Составление подробного списка всех задач, которые нужно выполнить. Этому нужно посвятить достаточно времени, чтобы ничего не упустить из виду и получить чёткое и объективное представление о текущей рабочей нагрузке.

Шаг 2. Расставьте приоритеты согласно приведенной выше схеме (от «А» до «E» с возможностью градирования внутри каждой группы). К числу самых важных («А») можно отнести решение финансовых вопросов, заказ и поставку оборудования, решение текущих вопросов с реализацией товара и т.п. То есть, те задачи, решение которых приведёт к существенным положительным результатам, а нерешение — к негативным последствиям для бизнеса.

Далее идут важные задачи из группы «В», которые не требуют немедленного решения, но имеют высокий приоритет. К примеру, вопрос найма сотрудников или их обучения. Их можно запланировать на более поздний срок.

Задачи из группы «С» не считаются критически важными для достижения поставленных целей. К ним можно перейти после того, как все задачи из категории «А» и «В» выполнены.

Задачи категории «D» — это те, которые вы можете с уверенностью передать другому члену команды. На руководителе в этот момент лежит задача определить, кто из сотрудников справится с задачей лучше всех. Важно понимать, что приоритет задачи категории «D» может быть достаточно высоким, на одном уровне с «А» и «В». Просто они не требуют вашего непосредственного участия. К примеру, финансовый директор вполне справится с задачей провести переговоры с потенциальным партнёром и предоставить отчёт по их итогам руководителю.

Задачи из категории «Е» выполнять необязательно. Их можно просто удалить. Но если вы не хотите этого делать, то используйте их для тренировки новичков или стажёров – почему бы и нет (если задачи безобидные и действительно связаны с вашим бизнесом). Вообще, в эту категорию должно попадать меньше всего задач – если сомневаетесь, лучше перенесите их в категорию с более высокой приоритетностью. Некоторые эксперты вообще предлагают заносить к эту категорию всю «шелуху», то есть задачи, выполнение которых будет пустой тратой времени.

Шаг 3. Проанализируйте задачи из категории «А» и решите, какие из них имеют наивысший приоритет. Пронумеруйте их в порядке уменьшения важности, чтобы в первую очередь решить самые важные задачи. Аналогично поступите с задачами из категории «В».

Шаг 4. Начните работать над самой приоритетной задачей и двигайтесь вниз по списку. Сначала сосредоточьтесь на выполнении всех задач категории «A» по порядку, и только затем переходите к задачам категории «B». Важно не поддаваться искушению переключаться с одного на другое — придерживайтесь списка. Переходите к задачам категории «C» только после того, как будут выполнены все задачи из первых двух категорий.

Шаг 5. Составьте свой ежедневный график с учётом необходимости выделить время для приоритетных задач «A» и «B». Если после этого время останется, занесите в график задачи категории «C».

Все задачи категории «D» следует передать другим людям, которые могут их выполнить, поручить ИИ или отдать на аутсорс. Задачи, помеченные буквой «E», можно исключить или отложить.

Шаг 6. Регулярно пересматривайте и обновляйте список задач, сразу распределяя новые входящие по пяти уровням. Список можно составить как на один рабочий день, так и на более продолжительный срок (неделю, месяц). А регулярная переоценка поможет привести в соответствие ваши личные задачи и цели.

Метод лучше всего работает, если проводить ежедневный или еженедельный анализ и постоянно пересматривать приоритеты по мере изменения ситуации. Со временем можно обнаружить, что работаешь меньше, достигая большего, поскольку не распыляешься на мелочи.

Шаг 7. Используйте инструменты для управления задачами. Это в первую очередь программное обеспечение (приложения) или сервисы, которые помогают систематизировать задачи, устанавливать напоминания и отслеживать прогресс.

Шаг 8. Когда очередная мега-важная задача выполнена, не забудьте отметить это с командой – хотя бы внеплановой чашечкой кофе. Внутренние коммуникации очень важны, они вне приоритетов.

Канбан-доски и метод ABCDE

Наглядность и прозрачность – два важных фактора внедрения метода ABCDE в работу команды. Чтобы расставить приоритеты и повысить эффективность бизнеса, рекомендуется визуализировать задачи на Канбан-доске, где можно создать карточки разного цвета для каждой буквы.

Например, самые важные задачи из группы «A» отметить красным цветом, чтобы бросались в глаза, а самые неважные, из категории «Е», выделить серым цветом, который редко ассоциируется с чем-то важным. Например, если у вас применяются WIP-лимиты, будет сразу видно, сколько в работе срочных и несрочных задач.

Применяя метод ABCDE в системе Канбан, можно получить структурированный, но гибкий способ управления приоритетами. Он гарантирует, что важные задачи не будут упущены из виду и помогает поддерживать темп благодаря наглядному визуальному отображению хода выполнения задач. Это особенно полезно в условиях, когда приоритеты часто меняются, например, в стартапах или быстро развивающихся проектах.

Метод ABCDE также хорошо сочетается с другими техниками, такими как постановка целей, устранение отвлекающих факторов, «поедание лягушки» и использование инструментов для повышения продуктивности.

Альтернативы 

Похожими на метод ABCDE можно назвать следующие подходы:

1. Техника расстановки приоритетов 1-3-5

Интересный подход, который предлагает из всего пула задач выделить 1 очень важную, 3 средней степени важности и 5 второстепенных. Решать их, понятное дело, нужно по мере убывания приоритетности.

2. Метод четырех квадрантов

Как и матрица Эйзенхауэра, этот метод позволяет разделить все задачи на четыре группы, группируя их по показателям срочности и важности. Получатся: а) срочные и важные, б) несрочные, но важные, в) срочные, но неважные, г) несрочные и неважные. Выполнять задачи также нужно по порядку – начиная со срочных и важных.

3. Модель RICE

RICE расшифровывается с англ. как «Охват, Воздействие/Влияние, Уверенность, Усилия». Каждая задача оценивается по каждому из этих пунктов, чтобы определить её приоритетность. Провести оценку можно с помощью простой математической формулы, где первые три показателя перемножаются, а на четвёртый всё делится. Метод особенно полезен для проджект-менеджеров и команд, работающих над несколькими проектами одновременно.

4. Метод Айви Ли

Суть метода – в отказе от многозадачности, которая для многих означает снижение продуктивности. Он предполагает, что вы записываете шесть самых важных задач на следующий день, а затем выполняете их в порядке очерёдности. Так у вас будет конечное число задач, что позволит снизить утомляемость и повысить продуктивность.

5. Матрица Эйзенхауэра

Метод, названный в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, похож на метод ABCDE, но использует матрицу 2×2 для классификации задач по категориям срочности и важности. Позволяет визуализировать задачи и расставить приоритеты.

6. Метод POSEC

POSEC означает «Приоритизация с помощью упорядочивания, планирования, выявления и кластеризации». Помогает упорядочить задачи по степени важности, спланировать их выполнение с учётом поставленных сроков, выявить потенциальные проблемы и узкие места и объединить связанные задачи в группы для повышения эффективности.

Заключение

Метод ABCDE может использоваться для повышения продуктивности как одного человека, так и целой команды. Поскольку все задачи распределяются по уровням приоритетности, это позволяет направить ресурсы на решение тех, которые требуют этого в первую очередь.

Основная проблема — вычленить самые важные задачи. После этого можно оптимизировать остальные и отбросить отвлекающие. Благодаря простоте и наглядности метода, команда контролирует ситуацию, борется с прокрастинацией и может двигаться к поставленным целям с максимальной производительностью.

Из существенных минусов – сильная привязка к опыту (именно на его основе осуществляется оценивание задач).

Каким бы ни был ваш метод расстановки приоритетов, обязательно используйте софт или сервисы для управления проектами. Так вы сможете контролировать все задачи, находящиеся в работе, уже реализованные и те, которые пока ещё только в планах.