Ошибки при внедрении Канбан и способы их избежать

Метод Канбан – это подход к управлению проектами, который ещё полвека назад «ушёл в массы» и продолжает пользоваться популярностью у управленцев благодаря своей простоте и эффективности. Метод позволяет визуализировать рабочие процессы, отслеживать их статус, оптимизировать и непрерывно совершенствовать.

Мы уже отдельно разбирали, в чем суть этого метода при внедрении в командах разработки, сегодня же давайте посмотрим, какие ошибки допускаются при внедрении Канбан и как их можно избежать. Проблема вполне реальна – многие команды не могут перейти на Канбан по щелчку пальцев и испытывают трудности при внедрении данной системы управления проектами.

Отсутствие ясности и понимания в команде

Проблема: многие команды испытывают трудности с внедрением Канбан, поскольку не до конца понимают, что это такое и для чего это нужно.

Решение: необходимо приложить дополнительные усилия и познакомить команду с концепцией Канбан, её принципами, сильными сторонами и преимуществами, показать, что конкретно она может дать компании и каждому отдельно взятому сотруднику. Для этого подойдет формат семинара или тренинга (про инновационные подходы к обучению).

Почему это важно: принципы и методы Канбан находят понимание у тех, кто в них разобрался. Нельзя единолично принять решение о внедрении данного метода в команде и поставить всех перед фактом, не разъяснив философию и механизмы, которые лежат в основе метода. Канбан – это ведь не только доска, по которой двигаются карточки. Это целая концепция, которая в своё время помогла Toyota Motor Corporation превратиться из мелкой автомобилестроительной компании в огромную корпорацию.

Все члены команды должны пройти обучение и познакомиться с Канбан – получить представление о принципах метода и о том, как он может применяться на практике. Тогда и внедрение новой системы не вызовет скрытого противодействия или даже открытого саботажа (про преодоление сопротивления изменениям).

Нежелание команды переходить на новую систему

Проблема: привыкнув к уже опробованным методологиям и системам, команда противится внедрению Канбана. Эта проблема частично перекликается с той, что описана выше.

Решение: создание возможности для открытого обсуждения метода; проблем, возникающих с его внедрением; трудностей, с которыми столкнулись отдельные участники команды (а иногда и целые отделы). Каждый участник должен иметь возможность высказать своё мнение, не опасаясь осуждения. Сбор обратной связи и эффективная коммуникация вам в помощь.

Почему это важно: члены команды должны чувствовать себя комфортно, высказывая свои опасения и делясь реальными трудностями – в этом случае их можно будет легко и быстро решить. Канбан придерживается принципов повышенной прозрачности и гибкости, так что начните с прояснения всех причин, по которым людям не зашла новая система. В атмосфере общения и взаимного уважения убедить человека проще. Ну и, если вы не знаете с чем столкнётесь при внедрении, то и предугадать методы обхода проблем не сможете. Предупреждён, значит вооружён.

Эффективное управление незавершенными проектами

Проблема: одновременное выполнение большого количества задач может приводить к снижению эффективности и качества, появлению узких мест.

Решение: ограничить количество одновременных незавершенных проектов, чтобы не перегружать членов команды. Команда должна понимать, что важнее не запускать новые проекты, а сосредоточиться на выполнении уже запущенных. Конкретная техническая реализация – WIP-лимиты (нужно установить фиксированную пропускную способность, выраженную в количестве задач).

Почему это важно: управление большим количеством незавершённых проектов в динамичной рабочей среде, где одновременно решается несколько задач, – это предельно сложно. Не нужно проверять свои пределы. Негативные последствия очевидны: появление узких мест, ухудшение качества работы, срыв сроков. Поскольку проблема давно известна, в Канбан используется установление ограничений на объем незавершенных проектов. Внедрение этих ограничений позволяет снизить нагрузку на сотрудников и гарантировать, что уже поставленные задачи будут выполнены до того, как поставлены новые, а также избежать появления узких мест в рабочем процессе (чтобы незавершённые задачи не накопились, как снежный ком).

Проблемы с непрерывным совершенствованием

Проблема: из-за отсутствия механизма обратной связи или нехватки анализа команда может топтаться на месте.

Решение: необходимо отладить механизм получения обратной связи, при котором команда сможет обсуждать, что сработало, а что – нет. Это позволяет вычленить область, которая требует улучшения, и простимулировать рост.

Почему это важно: постоянное совершенствование всех процессов – один из аспектов методологии Канбан. Но для понимания того, что нужно усовершенствовать, требуется анализ и возможность для его проведения/обмена мнениями/получения обратной связи. В норме помогают специальные сессии, на которых команда анализирует свою работу и пытается понять, что пошло не так, как задумывалось или даже лучше, а что вызвало трудности. Важно посветить такие сессии решению проблем, а не поиску виноватых.

Плохая визуализация или запутанная коммуникация

Проблема: доски Канбан, которые неудачно спроектированы или вообще не включены в процесс управления проектами, могут приводить к путанице и недопониманию внутри команды.

Решение: доска Канбан – это важная часть системы, и крайне важно, чтобы она была ясной и понятной для каждого члена команды, регулярно обновлялась и находилась в общем доступе.

Почему это важно: как эффективный метод визуального управления, благодаря которому работа внутри команды становится более прозрачной и слаженной, канбан-доска играет ключевую роль во всей системе. Интуитивно понятная, чёткая и правильно организованная визуальная схема облегчает коммуникацию, помогает отслеживать статус задач и ход рабочего процесса, наглядно отражает возникновение препятствия на пути завершения проекта. Но для того, чтобы этот инструмент был эффективным, необходимо, чтобы канбан-доска работала. Если ещё проще – вам потребуется профильное IT-решение, например, система управления проектами.

Неэффективное использование метода

Проблема: после внедрения Канбан команда не уделяет внимания ключевым показателям эффективности и вообще не использует метрики.

Решение: ни одна система управления не будет прозрачной и эффективной, если в ней нет метрик и показателей. Именно они позволяют оценить прогресс и своевременно отреагировать на отклонения от плана. Чтобы система управления заработала, важно обучить команду пользоваться основными показателями Канбан. Плюс нужно научить исполнителей ориентироваться на время рабочего цикла, на свою и общую производительность, на дедлайны (в разрезе реализации отдельно взятого заказа).

Почему это важно: метрики и числовые показатели для оценки рабочих процессов дают наиболее ценную информацию о рабочем процессе. Понимая и используя такие показатели, команды могут принимать обоснованные решения и постоянно совершенствовать свою работу.

Чрезмерное внимание к индивидуальным результатам

Проблема: смещение упора на индивидуальные показатели в работе может привести скорее к соперничеству, чем к сотрудничеству.

Решение: любой проект требует командной работы, поэтому делайте акцент на командных целях и показателях. Нужно стремиться создать атмосферу сотрудничества, а не соперничества. Каждый участник группы должен поддерживать других и болеть за общий результат, только так будут реализовываться цели проекта.

Почему это важно: Канбан популярен именно благодаря командной работе. Когда приоритет отдаётся коллективным, а не индивидуальным достижениям, команда работает слаженно.

Непоследовательное обновление информации на доске

Проблема: участники команды могут периодически (а иногда слишком часто, почти на системной основе) забывать вносить актуальную информацию по задачам, которые находятся у них в работе. Это приводит к устареванию записей и снижению прозрачности процессов.

Решение: установите строгий порядок обновления доски – сделал что-то, занёс данные в систему. Этот шаг должен быть включён во все рабочие циклы. На случай ошибок и для дополнительного контроля можно актуализировать состояния на ежедневных совещаниях. Как вариант, можно поощрять «дежурства», когда участники команды будут по графику заниматься актуализацией информации по задачам на канбан-доске.

Почему это важно: постоянные обновления по статусам и по примечаниям в задачах (в карточках на Канбане) гарантируют, что на доске будет отражаться текущее реальное состояние работы. Иными словами, информация будет полной и актуальной, соответственно, на её основе будет проще принимать решения о дальнейших действиях по проекту.

Вместо заключения

Канбан – это не только подход к управлению, но и система визуализации рабочей информации, а также всех рабочих процессов в проектах. Чем актуальнее будут данные на Канбане, тем лучше. Соответственно, самый логичный вывод – сделать так, чтобы доска была максимально интерактивной (работала и отображала данные в режиме «онлайн»).

Решить проблему интерактивности может функциональная и удобная система управления проектами, такая как Projecto.

Но мало создать карточки задач и начать их двигать по столбцам. Важно понимать, что за каждой такой карточкой стоит труд реального человека или даже целого отдела. Поэтому задачи нужно детально планировать и оценивать.

Частые ошибки при использовании систем управления проектами, и как их избежать