Оргструктура для удалённой работы: особенности построения эффективной системы управления распределённой командой

Опубликовано

Во времена пандемии, когда удаленка стала обязательным условием работы, многие компании, которые раньше могли только задумываться о том, чтобы перевести некоторые отделы или весь штат на удаленные рельсы, перешли от планов к действию.

Когда обязательность «удаленки» отменилась, часть компаний решили оставить всё как есть – особенно если в процессе удалось организовать эффективную систему управления распределенной командой. Ведь это существенная экономия на аренде и обустройстве офисов, возможность нанимать специалистов из разных городов и профилактика профессионального выгорания сотрудников. 

Пример таких компаний показывает, что несмотря на географические ограничения, построить эффективную систему управления распределённой командой можно и нужно. Для этого достаточно использовать различные инструменты и подходы, о которых поговорим ниже.

То, без чего эффективной системы управления не выйдет

Регламент работы команды на удаленке должен быть четким и понятным, а также единым для всех сотрудников. Ознакомить с правилами нужно всех работников под роспись. Не путайте штатных удалёнщиков с фрилансерами.

Правило первое. График работы

Несмотря на удаленный формат, каждый сотрудник должен открывать свой ноутбук/ПК ровно в 8:00 и закрывать в 17:00, с оговоренным перерывом на обед (могут быть вариации, к примеру, всему удаленному офису удобно работать с 10:00 до 19:00, тогда каждый работает именно по этому графику).

Исключением могут быть только специалисты, которые получают оплату за сданный результат – копирайтеры, дизайнеры и т.п. Им можно ставить дедлайны и не требовать находиться за рабочим местом строго по часам.

А вообще, гибкий график работы может стать преимуществом для вас как для работодателя. Стоит рассмотреть этот вариант, если компания решит платить сотрудникам за результат, а не за нахождение перед монитором.

Правило второе. Контроль

Мы уже писали про таймтрекинг. Каждая компания сама решает, стоит ли ей предоставить полную свободу своим сотрудникам (например, если организация небольшая и дружная, и каждый замотивирован на высокую скорость работы и общий результат), или нужно их как-то контролировать.

Если таймтрекеры воспринимаются командой в штыки, можно прийти к компромиссному варианту, например, когда за сотрудниками не ведётся постоянное наблюдение, но по итогам дня или недели каждый сдаёт персональный отчет, в котором прописано всё, что нужно было сделать и что было сделано по факту.

Вообще, чем хороша удаленка – так это тем, что быстро станет ясно, кто на самом деле работает, а кто только делает вид. Так что приготовьтесь к оптимизации штата (с кем-то будет логично распрощаться).

Правило третье. Регулярные планёрки

Общие созвоны (список программ для работы команд, 30+ инструментов) можно организовать раз в день, два раза в день, только по понедельникам и пятницам или раз в неделю – здесь решать только самой компании с учётом её специфики. Но общие собрания, даже если они виртуальные, всё равно должны быть.

Здесь стоит помнить, что это важно не только для совместного обсуждения текущих проектов, рабочих вопросов и возникающих проблем, но и для сохранения командного духа и ощущения принадлежности к команде.

Топ-5 стратегий удержания сотрудников

Правило четвёртое. Онлайн-система для управления проектами

Когда все сотрудники сидят по своим рабочим местам в офисе, за ними приглядывает руководитель. И это держит всех в тонусе, способствует тому, чтобы все бежали в одном направлении.

Но если за спиной у исполнителей никто не стоит, у некоторых из них могут появиться мысли об изображении бурной деятельности (кто-то не может собрать себя в кучу из отвлекающего была). Темп работы и мотивация могут сильно снизиться. При этом руководитель не имеет никаких средств адекватного контроля и давления.

Специальная информационная система, в которой будут учитываться списки задач, их сроки и ответственные за них лица, может выполнять как раз роль такого инструмента «давления и контроля».

Существенный плюс, если у такой системы есть мобильное приложение и гибко настраиваемая рассылка уведомлений.

Список лучших таск-трекеров со сравнительной таблицей

Системы бывают разными: с установкой на внутренний корпоративный сервер, в облаке и on-premise. Для небольших команд мы рекомендуем облако. На всякий случай подробное сравнение плюсов и минусов stand-alone, cloud и on-premise подходов.

Как построить оргструктуру для удалённой работы

Давайте вспомним, что оргструктура – это система взаимодействия разных отделов, служб, подразделений, сотрудников внутри компании. Тип оргструктуры (всего их существует несколько, в том числе матричная – одна из самых удобных для крупного бизнеса, ищущего новые ниши) отражает иерархию внутри предприятия, функции руководителей разного уровня, а также принципы управления.

Оргструктура фиксирует правила коммуникации и позволяет выстроить простую и понятную схему работы внутри компании, чтобы все работало как часы.

Можно ли добиться этого на удалёнке? Можно, как показал опыт компаний, эффективно организовавших удалённую работу сотрудников во время карантина и не ставших отказываться от налаженной схемы работы уже после его окончания.

Элементы, которые должны присутствовать в системе управления распределённой командой:

  • Каналы связи. Здесь имеется ввиду общий канал для коммуникации всех сотрудников и отдельные каналы для разных проектов/отделов. Удобнее всего, чтобы они находились на одной платформе. Неплохо также назначить сотрудника, который будет администрировать все рабочие чаты и следить за тем, чтобы общение шло по делу и без перебоев. Он же может отвечать за хранение и управление всеми паролями.
  • Платформа для совместной работы по задачам. Сервис, с помощью которого можно назначать ответственных за выполнение проектов, визуализировать список задач (например, в виде календарного графика), планировать рабочую нагрузку разных сотрудников, присваивать проектам статус, строить промежуточные и итоговые отчёты.
  • Архив и хранилище файлов. В нём могут храниться различные документы, которые могут понадобиться сотрудникам в любое время — рабочая информация, реквизиты, договора, графики, отчёты, формы документов и т.п. А также корпоративная база знаний, к которой можно обращаться самостоятельно, если что-то непонятно или забылось.

Могут быть и другие профильные инструменты, реализующие автоматизацию определённых функций: системы мониторинга, учёт событий и инцидентов, хранилище паролей и секретов, CRM-системы и прочее.

Для обслуживания задач контроля и распределения дел вы можете внедрить нашу систему управления проектами Projecto, с помощью которого легко построить виртуальное рабочее пространство для всей команды. Здесь же будет и общий календарь дел, и готовые мобильные приложения, и корпоративный чат, а также конструктор оргструктуры и хранилище документов.

Внедряя профильные информационные системы, нужно сразу донести до всех участников команды правила эффективной коммуникации: в общий чат выкладывать только то, что касается всех сотрудников, каждому письму присваивать тему (или внутренний идентификатор), все задачи отмечать в общем календаре/таблице/на виртуальной доске (в зависимости от того, чем пользуется команда), пароли и доступы хранить на физическом и на электронном носителе (например, в виде токенов), а также дублировать у администратора.

Подробнее о том, с помощью каких инструментов можно организовать оргструктуру для удаленной работы, расскажем ниже.

Инструменты для организации удаленной работы

Рабочие инструменты (сервисы) должны обеспечивать бесперебойную работу команды и помогать оперативно решать возникающие проблемы. В каждой компании набор инструментов может быть своим, мы же опишем их общую специфику.

  • Сервисы коммуникации/мессенджеры – для связи внутри команды, с заказчиками и сторонними исполнителями. Сюда могут входить Compass, Telegram, TrueConf, Пачка и т.п. 15+ сервисов для командной работы.
  • Программное обеспечение для удаленного доступа – пригодится на случай, когда нужно помочь сотруднику настроить что-то на его компьютере. Пример — RuDesktop, RMS Удаленный доступ и т.п.
  • Сервисы для постановки задач – специальные платформы для организации удаленной работы сотрудников, которые имеют широкий функционал. Например, Projecto, Yaga, Мегаплан. Или различные CRM. Список лучших российских систем управления проектами.
  • Облачные сервисы/платформы для передачи и хранения данных — на них размещаются рабочие файлы. Это может быть Яндекс.Диск и прочие облачные сервисы Яндекса (таблицы, формы, облачное хранилище), решение от Mail.ru (VK), Сбера или другие альтернативы. Можно гибко настроить доступ к отдельным файлам, закрывая его для тех сотрудников, которым он не нужен (в рамках правил корпоративной безопасности).
  • Программы таймтрекинга. Как говорилось выше, они нужны не всем и не всегда. Но если надумаете, могут помочь Стахановец, Bitcop и т.п.

Что требуется для создания оргструктуры для удаленной работы

Работодателю нужно не просто перевести сотрудников на удаленку, но и обеспечить их работу, оплатив сервисы и предоставив в распоряжение оргтехнику. Согласно ТК, все технические средства, необходимые работнику для выполнения своих задач, должен предоставить ему работодатель. Некоторые работодатели также оплачивают удалённым сотрудникам затраты на интернет и электроэнергию.

Также требуется подключить каждому сотруднику платформу для работы, создав виртуальное рабочее место, и предоставить учетные записи ко всем корпоративным сервисам.

Если офисные сотрудники переводятся на удаленный формат работы, с ними подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём прописываются: перечень обязанностей работника, график и условия работы, и другие условия.

В условиях дистанционной работы можно прописать дополнительные правила, которые повысят эффективность совместной работы. Например:

  • быть на связи в будние дни с 9:00 до 18:00;
  • отвечать на входящие письма в течение не более чем 1 часа в рабочее время;
  • участвовать в планёрках;
  • сдавать отчётность по установленному графику и формам;
  • сдавать задачи в установленный срок;
  • наладить бесперебойное интернет-соединение.

Хорошо, если в компании есть ответственный за матчасть. Ему в перспективе предстоит решать многие бытовые проблемы сотрудников, например, если у кого-то сгорел ноутбук или не получается установить интернет-подключение. Где-то здесь должно быть выражение паники на лице сисадмина…

Что может помочь повысить эффективность труда на удалёнке

Каждая команда ищет свои пути. Но многим помогает введение премиальной части заработной платы за выполнение/перевыполнение плана, введение сбалансированных KPI или вообще переход с почасовой оплаты труда на сдельную. Но всё зависит от специфики компании.

Не стоит забывать про обучение сотрудников – различные вебинары и онлайн-курсы повысят уровень навыков и компетенций ваших сотрудников, сделав их более ценными кадрами.

Сплотить команду помогает также наличие общего пространства для обсуждения нерабочих вопросов (общий чат) и совместные корпоративные мероприятия (хотя бы для тех сотрудников, которые живут в одном городе).

Про то, как построить сильную корпоративную культуру

Выводы

Удалённая работа при правильном планировании и организации имеет много плюсов – и для сотрудников, и для самой компании. Существует множество инструментов, которые помогают построить эффективную систему управления распределенной командой, среди них есть как платные, так и бесплатные варианты (хотя для крупной компании с большим количеством рабочих мест чаще предлагаются именно платные решения).

Работодателю не стоит забывать о техническом оснащении рабочих мест сотрудников вне офиса (это требование ТК РФ), а также о способах создания единого рабочего пространства для всех и эффективного контроля/оценки эффективности.