Роль HR в формировании эффективной оргструктуры: как выстроить взаимодействие между департаментами

Если посмотреть на определения термина «оргструктура», то можно увидеть, что любое описание начинается со слова «взаимодействие». Потому что организационная структура организации – это концептуальная система связей между людьми (вертикальная — между руководителями и подчиненными, горизонтальная – по линии «руководитель-руководитель» или «подчинённые-подчинённый») и между департаментами (отделами).

То, как построено внутреннее взаимодействие в компании, и составляет основу её оргструктуры. Организационная структура даёт четкое понимание того, кому подчиняются отделы, руководители отделов, менеджеры, рядовые сотрудники, кто ставит задачи, кто принимает решения, по каким правилам ведётся взаимодействие, кто какими полномочиями наделён и т.д.

Отлаженное взаимодействие между отделами – это один из столпов эффективной оргструктуры, инструмент, благодаря которому компания может достичь успеха и быстро адаптироваться к меняющимся условиям рынка. Качественная коммуникация и налаженный процесс обмена информацией жизненно важны для внутренних процессов в организации и её взаимодействия с внешним миром.

И здесь мы приближаемся к теме нашей статьи: какую роль в этом играет HR.

Кто такой HR, и зачем он нужен в компании

HR, сокращение от английских слов Human Resources, — это человек (или целый отдел, например, HR-служба), который работает с человеческими ресурсами организации. Пока у нас нет полностью роботизированных предприятий, где человек не нужен совсем, без HR не обойтись.

Функции HR:

• подбор, найм, обучение персонала,
• администрирование кадров,
• обеспечение заполняемости отделов сотрудниками разного звена,
• разработка корпоративной культуры,
• управление трудовыми отношениями, кадрами, льготами,
• участие в стратегическом планировании бизнес-процессов,
• выстраивание внутренних коммуникаций.

Последний пункт относится непосредственно к формированию эффективной оргструктуры — к процессу, в котором HR играет важную роль. Его задача — найти способ объединить людей и научить их эффективно общаться (даже если они трудятся в разных департаментах).

Зачем налаживать взаимодействие между отделами

Чтобы в компании не получилось ситуации как в известной басне про лебедя, рака и щуку (когда каждый тянет воз в свою сторону), нужно наладить эффективное внутреннее взаимодействие.

Возьмем в качестве примера одну из самых распространённых организационных структур — функциональную. В ней есть отделы, которые подчиняются непосредственным руководителям, а те уже выполняют распоряжения главы организации. Каждый отдел может выполнять какие-то определённые функции (отдел по рекламе, по продажам, по закупкам, отдел разработки и т.п.) и решает свои задачи. Но, чтобы вся организация работа слаженно (чтобы все толкали задачи в одном направлении), между отделами необходимо наладить устойчивые связи и эффективные коммуникации. За это среди прочего отвечает HR.

В остальных типах оргструктур будут свои особенности, но задача выстраивания эффективной коммуникации никуда не девается – без неё работа будет вестись рассогласованно, а значит, уменьшится эффективность труда и увеличатся убытки.

Эффективные внутренние коммуникации способствуют:

• Максимальной прозрачности схемы подчинённости и влияния внутри компании.
• Адекватному пониманию сотрудниками своих задач и полномочий, целей работ (в том числе на стратегическом уровне). Они могут осознанно согласовывать свои действия с задачами отдела/службы/компании в целом.
• Поддержанию работоспособности и сохранению эффективности внутренних бизнес-процессов (а именно они являются залогом успеха любого предприятия).

Пример. В компании есть производственный отдел, среди задач которого есть экономия расходов и материальных ресурсов. И есть отдел маркетинга, задача которого – не экономить, а продвигать товары и услуги компании, в том числе с помощью рекламных кампаний и за счет улучшения текущей продукции. Без эффективной коммуникации каждый из этих отделов будет работать над своими задачами, перетягивая одеяло на себя и мешая эффективной работе всей организации. Выстроить эту коммуникацию – задача HR (ну и руководителя тоже, просто он делегирует эти полномочия на HR).

Открытая культура общения позволяет выстроить успешное взаимодействие между отделами, а прояснение общей цели с чётким разделением задач – устранить конкуренцию между ними, чтобы она не мешала достижению общих целей.

Как выстроить эффективное взаимодействие между департаментами

Для выстраивания взаимодействия между департаментами HR-отделы и службы могут предпринимать следующие шаги (в том числе совместно c руководителем компании).

1. Сделать работу всех команд/отделов внутри компании максимально прозрачной

С этой целью в современных условиях можно использовать внутренний информационный портал или специальные программные решения, такие как BPM-системы. В них должны быть указаны обязанности разных подразделений, их задачи и сферы их ответственности. Бизнес-процессы должны быть чётко прописаны, а условия и порядок взаимодействия отделов – просты и понятны.

2. Установить общие цели и миссию компании

Когда персонал понимает, к каким целям идёт компания, отделы проще заинтересовать в сотрудничестве (замотивировать). А сотрудничество, в свою очередь, повышает вовлечённость сотрудников, что влияет на производительность отделов.

3. Внедрить единый инструмент управления 

Ведение единого сервиса для управления задачами, планирования, мониторинга, составления корпоративного календаря, учёта загрузки общих ресурсов, планирования событий и т.п. позволит разным отделам чувствовать себя частью общей системы. К примеру, всё это умеет российский сервис Projecto, который можно использовать в компаниях с разным типом оргструктуры.

4. Прописать и озвучить регламент взаимодействия 

В этом документе должна быть прописана структура сотрудничества департаментов, каналы взаимодействия, обязанности сторон. Для разъяснения непонятных моментов можно провести профильные тренинги и смоделировать сотрудничество команд наживую. Как минимум требования к коммуникациям должны быть в должностных инструкциях.

5. Использовать программные решения для автоматизации коммуникаций

Корпоративные мессенджеры, совместные базы данных, CRM-системы и т.п. упрощают коммуникации и обмен данными между сотрудниками из разных отделов, позволяют быстро решать вопросы и отслеживать прогресс по текущим задачам. Наш список инструментов и сервисов для совместной работы.

6. Вовлекать сотрудников разных отделов в решение общих задач

Для этого лучше всего подходят совместные проекты, создание кросс-функциональных команд и обмен опытом, для которого можно сотрудников одного отдела на время отправлять в другой (проводить ротацию). Это позволяет сотрудникам понять, как работают их коллеги, и как всё устроено.

7. Наладить обратную связь

Регулярная обратная связь позволяет устранить проблемы еще в тот момент, когда они только зарождаются, повысить качество совместной деятельности: делиться опытом, знаниями, успешными кейсами и т.п. Например, после завершения каждого проекта отделы могут выдвигать предложения по оптимизации процесса, делиться возникшими при реализации трудностями и способами их решения. В целом это укрепляет культуру сотрудничества и повышает доверие между командами.

8. Внедрить культуру открытого общения

В компании должно быть принято задавать вопросы и получать на них ответы. Это должно поощряться. Каждый сотрудник должен иметь возможность обратиться за рабочим советом или необходимой по работе информацией к любому специалисту в любом отделе и гарантированно получить от него ответ. Понятно, что это не должно приводить к тому, что кто-то будет отвлекать других от работы.

9. Устраивать корпоративные мероприятия

Игры на сплочение коллектива, совместные корпоративы и даже общие для всех субботники позволяют сотрудникам разных департаментов общаться в неформальной обстановке, налаживать сотрудничество и «заводить связи», которые потом помогут в работе и сгладят острые углы, если они возникнут во время стандартной рабочей коммуникации.

10. Создать правильную рабочую атмосферу

Каждый сотрудник организации должен чувствовать себя нужным и незаменимым, осознавать свою важность для работы компании и быть готовым общаться с коллегами не только из своего отдела, но и из других команд. Достичь этого можно с помощью разных инструментов поощрения, которые есть в арсенале HR.

Задача HR-отдела — развивать навыки общения между сотрудниками, предлагать руководству инструменты и методы для улучшения коммуникации, проводить регулярное обучение как для руководителей, так и для рядовых специалистов. Особенно важно обучить конструктивной коммуникации руководителей, чтобы они могли поддерживать прозрачные и доверительные отношения между отделами. Ведь именно они всегда – это образец для подражания (главные носители корпоративной культуры).

Какие проблемы могут возникнуть

Только в идеале всё работе так, как надо. На практике всегда будут возникать проблемы. Это касается в том числе и взаимодействия между отделами. Причины могут быть разными. Обычно проблемы возникают либо в молодом, еще незрелом бизнесе, либо, напротив, в крупных и «застоявшихся» компаниях, где всё работают «по старинке», и никто ничего не хочет менять.

Решения для устранения проблем в коммуникации тоже будут разными для разных компаний.

Молодой компании необходимо с нуля выстроить регламент бизнес-процессов, чтобы структурировать взаимодействие между департаментами, проследить за чётким разделением сфер ответственности, зафиксировать его, чтобы не было вопросов, кто и чем занимается. Но тут важно не перестараться, так как высокий уровень бюрократии приводит к микроменеджменту.

Зрелой организации, наоборот, часто бывает нужно избавиться от лишних процессов, которые бюрократизируют коммуникации и снижают их эффективность, убрать избыточный функционал, выявить дублирование обязанностей сотрудников и функций отделов, которые не только съедают лишние ресурсы, но и приводят к неразберихе.

Для разных типов корпоративной культуры также характерны свои проблемы. Есть такие компании, в которых блокируется процесс взаимодействия между подразделениями. Или нет отлаженного канала связи между отделами, и никого это не беспокоит. Такую проблему нужно решать на самом высоком уровне, особенно если руководителей отделов и так всё устраивает. Первые лица компании должны нести новые правила работы как свет знаний, а не тянуть одеяло на себя и винить во всех бедах конкурирующие службы.

Почти всегда главная проблема неэффективной коммуникации будет крыться в нехватке информации. Если сотрудники компании не понимают, к каким результатам стремятся их коллеги из других отделов, то не будет учитываться и приоритетность их работы (при её наличии), а коммуникация будет неизбежно сталкиваться с препятствиями.

Наконец, важно, чтобы руководство не поощряло практику соперничества между отделами, к примеру, выплачивая премии только тем, кто сделает работу раньше других. Это может и увеличит эффективность труда (не всегда и не для каждой команды), но об эффективной коммуникации между отделами можно будет забыть. HR важно донести это до руководителей организации. А ещё лучше – взять процесс балансирования KPI в свои руки.

Как определить уровень взаимодействия между отделами

Проблемы, которые возникают между отделами, необходимо периодически выявлять при помощи HR-опросов. Они могут выявить возможные подводные камни в коммуникациях и дать базу для их устранения. Например, может выясниться, что:

• сотрудники одного отдела не знают, к кому обратиться в другом, чтобы получить ответы на свои вопросы;
• коллеги неохотно идут на коммуникацию;
• вопросы решаются медленно и с трудом, если приходится привлекать другой отдел.

Инструментов для выявления всех возникающих в коммуникациях проблем достаточно много, и HR должен регулярно использовать их в своей работе.

Сбор обратной связи от сотрудников – один из самых эффективных способов получить данные о реальном положении дел.